Rapport sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information 2013-2014

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Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Développement économique Canada pour les régions du Québec

Numéro d'ISBN : 2291-7136

Date de publication : 16 septembre 2014

Résumé :

Ce rapport présente les activités de l'Agence relativement à l'application de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice financier 2013-2014.

Table des matières

  1. Introduction
  2. Mandat de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec
  3. Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  4. Délégation des pouvoirs
  5. Interprétation du rapport statistique sur les demandes d'accès à l'information
  6. Formation
  7. Politiques et pratiques administratives
  8. Plaintes et enquêtes
  9. Info source
  10. Salle de lecture
  11. Actions projetées pour 2014-2015
  12. Annexe A - Rapport statistique sur la loi sur l'accès à l'information
  13. Annexe B - Exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports
  14. Annexe C - Grille de délégation

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi), promulguée le 1er juillet 1983, a pour objet d’élargir l’accès aux documents de l’administration fédérale. Elle consacre le principe du droit du public à la communication de renseignements et vise à compléter les modalités d’accès aux documents.

Afin de répondre à ce principe de droit, les institutions fédérales doivent ainsi mettre en œuvre des pratiques et des procédures uniformes qui visent à traiter les demandes d'accès à l'information. Ces pratiques et procédures doivent notamment inclure un engagement à déployer des efforts raisonnables pour aider les auteurs de demandes, sans égard à leur identité. Les institutions doivent aussi appliquer la Loi de façon efficace, coordonnée et proactive afin de fournir, sous réserve des règlements, des réponses complètes, précises et promptes aux demandes d'accès à l'information.

Le présent document a été rédigé en réponse à l’article 72 de la Loi qui précise que les institutions fédérales doivent présenter annuellement au Parlement un rapport d’application. Celui-ci présente en détails les activités liées à l’application de la Loi à l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (l’Agence).

La Loi sur l’accès à l’information permet aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada d’exercer un droit général d’accès à l’information relevant d’une institution fédérale, sous réserve d’exceptions précises et limitées.

Mandat de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec

Selon sa loi constituante entrée en vigueur le 5 octobre 2005, l'Agence a pour mission de promouvoir le développement économique à long terme des régions du Québec en accordant une attention particulière aux régions à faible croissance économique ou à celles qui n'ont pas suffisamment de possibilités d'emplois productifs. Dans le cadre de sa mission, l'Agence s'engage à favoriser la coopération et la complémentarité avec le gouvernement Québec et les collectivités.

L’Agence, en raison de son rôle sur le plan de l’économie, se trouve au coeur des priorités du gouvernement inhérentes à l’économie et à l’emploi. Elle est présente dans l’ensemble des régions du Québec et travaille en collaboration avec les organismes du milieu. Elle soutient les collectivités et les petites et moyennes entreprises (PME) afin de leur permettre de participer à l’économie de demain et d’atteindre leur plein potentiel en misant sur leurs forces, notamment en appuyant l’amélioration de la performance, de la productivité et des capacités d’innovation des PME.

En outre l’Agence offre un soutien ponctuel aux régions confrontées à d’importantes crises en les aidant à diversifier les bases de leurs activités économiques afin d’améliorer leur développement à long terme. Par l’intermédiaire de ses bureaux d’affaires, l’Agence a une présence bien ancrée dans l’ensemble des régions au Québec. Elle agit auprès des entreprises, surtout des PME, et des organismes à but non lucratif (OBNL). C’est principalement en apportant son soutien financier pour la réalisation de projets que l’Agence les appuie dans leurs démarches de développement.

L’approche de l’Agence s’inspire des meilleures pratiques recensées en matière de développement économique régional. Elle est :

Depuis le 1er avril 2012, l’Agence compte un programme de S&C régulier, soit le Programme de développement économique du Québec. En plus de ce programme, l’Agence contribue à la conception et à la mise en œuvre de programmes nationaux et d’initiatives ponctuelles ciblées, tel que le Fonds d’amélioration de l’infrastructure communautaire (FAIC) qui s’est terminé le 31 mars 2014. Cette initiative visait à appuyer la remise en état et l’amélioration d’infrastructures communautaires existantes.

Programmes de S&C et initiatives de l’Agence, tels qu’identifiés dans le Rapport sur les plans et priorités 2013-2014 :

Programme régulier :

Programme de développement économique du Québec

Programme national mis en oeuvre au Québec par l’Agence :

Programme de développement des collectivités

Programmes d’infrastructure :

Fonds Chantiers Canada-Québec
Fonds sur l’infrastructure municipale rurale
Fonds canadien sur l’infrastructure stratégique

Initiative ponctuelle :

Fonds d’amélioration de l’infrastructure communautaire

Pour en apprendre davantage sur le mandat de l’Agence, sa programmation et ses activités, consultez son site Internet : www.dec-ced.gc.ca.

Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) est une division du Secrétariat général de l’Agence qui, lui, relève directement du chef de cabinet de la sous-ministre / présidente.

Le BAIPRP compte un gestionnaire du Secrétariat général, un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, ainsi qu’un agent à l’accès à l’information. Le coordonnateur, appuyé de l’agent, veille au respect des lois, des règlements, des procédures et des orientations générales mises en œuvre par le gouvernement.

En vertu d'une délégation de pouvoir, le BAIPRP représente l'Agence à titre de responsable de la Loi auprès du public, du Secrétariat du Conseil du Trésor, des commissaires à l'information et à la protection de la vie privée, ainsi qu'auprès des autres ministères et institutions fédérales.

Le BAIPRP est principalement responsable des fonctions suivantes :

Délégation des pouvoirs

La Loi constituant l’Agence définit son premier dirigeant comme étant la sous-ministre / présidente. En plus d’assurer la direction de l’institution et le contrôle de la gestion de son personnel, celle-ci détient la responsabilité de l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Pour ce faire, elle a délégué les pouvoirs d’application de la Loi au poste de gestionnaire du Secrétariat général, tandis que la majorité des pouvoirs administratifs ont été délégués au poste de coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Cette délégation est issue du plan d’action global 2011-2012 en matière d’accès à l’information. Ce plan reflète toujours les tendances gouvernementales et respecte les grands principes d’accès à l’information. La section Politiques et pratiques administratives de ce rapport offre plus de détails à cet effet.

Interprétation du rapport statistique sur les demandes d'accès à l'information

Faits saillants

Le BAIPRP a terminé 2013-2014 en ayant répondu à toutes les demandes reçues en cours d’année, ne reportant ainsi aucune demande au prochain exercice.

Le nombre de pages examinées a quant à lui augmenté de 17% pour se chiffrer à 4 779 pages. De plus, le nombre de pages divulguées a aussi connu une augmentation de 12 % pour s’établir à 2 414 pages dans le cadre du présent exercice.

Le BAIPRP a enregistré une diminution du nombre de demandes d’accès à l’information de l’ordre de 50 % en 2013-2014. Bien que la nature de quelques demandes s’est révélée complexe et a nécessité plusieurs discussions avec les demandeurs pour clarifier l’information recherchée, le taux de demandes traitées en deçà de 30 jours a augmenté. En effet, celui-ci est passé de 52 % en 2012-2013 à 69 % en 2013-2014. Bien entendu, les consultations représentent toujours un défi pour le BAIPRP puisqu’elles sont la principale raison du retard dans la communication des réponses.

Les travaux réalisés pour rendre plus conviviale l’extraction de renseignements sur les subventions et les contributions dans le cadre de la divulgation proactive ont eu une incidence sur la diminution du nombre de demandes traitées. En effet, les données plus complètes disponibles sur internet permettent maintenant aux utilisateurs de générer eux-mêmes les fichiers qui étaient auparavant demandés.

Demandes reçues et traitées

Le nombre de demandes d’accès reçues et traitées au cours du présent exercice a diminué par rapport aux exercices antérieurs. En effet, le BAIPRP a reçu un total de 22 demandes pendant la période visée, comparativement à 48 en 2012-2013. Aux demandes reçues en 2013-2014 se sont ajoutées 4 demandes reportées de l’année précédente. Il faut se reporter à l’exercice 2009-2010 afin de noter un taux de demandes reçues similaire. Au total, le BAIPRP a traité 26 demandes en 2013-2014, soit une diminution de 50 %.

Demandes reçues

Nombre de demandes reçues : Description longue

En 2009-2010, 24 demandes ont été reçues et 3 autres ont été reportées de l’année précédente
En 2010-2011, 14 demandes ont été reçues et 6 autres ont été reportées de l’année précédente
En 2011-2012, 35 demandes ont été reçues et 2 autres ont été reportées de l’année précédente
En 2012-2013, 48 demandes ont été reçues et 8 autres ont été reportées de l’année précédente
En 2013-2014, 22 demandes ont été reçues et 4 autres ont été reportées de l’année précédente

Source des demandes

Cette année encore, les médias ont représenté la plus grande part des demandeurs avec 59 %, suivis par les représentants du public avec 36 %. Le tableau suivant présente la provenance des demandes. Le tableau suivant présente la provenance des demandes.

Source des demandes 2013-2014

Source des demandes reçues : Description longue

59 % média
36 % public
5 % organisme
0 % commercial
0 % universitaire

Objet des demandes

L’objet des demandes reçues est aussi varié que leur source. Toutefois, de grands thèmes refont surface à chaque exercice, et ce, depuis de nombreuses années.

Cette année, 25 des 26 demandes (96 %) visaient des documents en lien avec des subventions ou des contributions, ainsi qu’avec des documents d’information comme des notes de breffage ou de correspondance. La nature de ces documents a fait en sorte que des consultations auprès des tiers se sont révélées nécessaires, requérant ainsi plus de temps de traitement. L’autre demande traitée (4 %) visait quant à elle des documents reliés aux activités internes de l’Agence.

Dispositions et délai de traitement

La Loi prévoit que les demandes d’accès doivent normalement trouver réponse en deçà de 30 jours calendrier. Parmi celles traitées en 2013-2014, 18 demandes (69 %) ont trouvé réponse en moins de 30 jours. De ce lot, 16 demandes (88 %) ont trouvé réponse en moins de 15 jours.

Il est également important de noter que la Loi prévoit que les délais de certaines demandes soient prolongés pour des raisons de consultations auprès de tiers ou d’autres organismes. Compte tenu de la nature des documents demandés à l’Agence en 2013-2014, plusieurs demandes ont requis de telles consultations. Il a donc été nécessaire pour le BAIPRP de prolonger les délais afin de s’acquitter de ses devoirs en vertu de la Loi.

Ainsi, si l’on considère le nombre de demandes reçues en cours d’année, un total de 10 demandes (38 %) ont été prorogées. De ce lot, cinq demandes prorogées ont été transmises dans les délais prévus par la Loi. Le taux de demandes ayant accusés un retard dans le délais de traitement a ainsi augmenté en 2013-2014, principalement dû en raison du fait que des 26 demandes traitées, quatre (15 %) d’entre elle accusaient déjà un délai de traitement lorsqu’elles ont été reportées de l’année précédente.

En 2013-2014, deux nouveaux phénomènes ont été observés.

  1. L’augmentation importante du nombre de demandes traitées informellement, selon les directives du Secrétariat du Conseil du Trésors : Ce type de traitement est privilégié lorsque les demandes ont trait à des renseignements publics ou bien déjà traités en vertu de la Loi.
  2. L’augmentation du nombre de consultations pour certaines demandes : Bien que certaines demandes prorogées n’ont demandé que quelques consultations, deux demandes traitées ont requis de 30 à 50 consultations chacune.
Nombre de jours de traitement et dispositions invoquées
  Nombre de jours
1 à 15 16 à 30 31 à 60 61 à 120 121 à 180 181 à 365 365 et plus TOTAL
Communication totale 2 1 1         4
Communication partielle 2 1 2 1 1 1 2 10
Aucun document n'existe 2             2
Demande transférée 1             1
Demande traitée informellement 9             9
TOTAL 16 2 3 1 1 1 2 26

Exceptions et exclusions invoquées

En considérant les 14 demandes qui ont trouvé réponse, le BAIPRP a communiqué les renseignements demandés en totalité, sans appliquer de protection, pour quatre demandes (15 %) et a invoqué des exemptions et des exclusions pour 10 autres cas (39 %).

Le tableau suivant présente les exemptions et les exclusions invoquées en 2013-2014. Notons qu’une même demande peut entraîner l’application de plus d’un article.

Comme on peut le constater, l’Agence, en raison de ses activités de développement économique, détient de nombreux documents contenant des renseignements commerciaux, techniques et financiers qui touchent des tiers.

Exceptions et exclusions invoquées en 2013-2014
Articles invoqués Fréquence invoquée
Renseignement confidentiel
d’un autre gouvernement
13(1)c)


1
Enquête
16(1)a)(i)
16(1)c)

7
1
Renseignements personnels
19 (1)

4
Renseignement de tiers
20(1)b)
20(1)c)
20(1)d)

4
1
3
Avis et recommandation
au gouvernement
21(1)a)
21(1)b)
21(1)d)


5
3
1
Secret professionnel
avocat-client
23


4
Refus de communication
en cas de publication
26


2
Documents confidentiels
69(1)a)
69(1)e)

1
1

Support des documents divulgués

En 2013-2014, un total de 14 demandes (54 %) a entraîné la communication partielle ou totale de documents. De ce nombre, 10 réponses (71 %) ont été divulguées sous format papier, tandis que quatre autres (29 %) l’ont été par voie électronique. Ces résultats sont d’ailleurs similaires d’année en année.

Il est à noter que la communication par voie électronique (envoi de CD) est notamment priorisée lorsque les documents de réponse sont volumineux.

Cette année encore, comme depuis de nombreuses années, aucun examen des documents n’a eu lieu dans la salle de lecture de l’Agence.

Pages examinées et divulguées

Grâce à la mise en œuvre par le Secrétariat du Conseil du Trésor, en 2011-2012, d’un nouveau rapport statistique détaillé, il est maintenant possible de comptabiliser la somme des pages examinées et de la comparer à la somme des pages divulguées.

Ces nombres de pages peuvent varier considérablement d’une année à l’autre, et ce, en fonction de l’objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l’Agence.

En 2013-2014, le nombre de pages examinées (4 779 pages) s’est révélé supérieur à celui de l’année précédente (3 949 pages). Quant aux pages divulguées, le nombre a connu une plus légère augmentation : 2 414 pages au cours du présent exercice et 2 128 pages en 2012-2013.

Nombre de pages divulguées

Nombre de pages divulguées : Description longue

En 2010-2011, 618 pages
En 2011-2012, 2361 pages
En 2012-2013, 2128 pages
En 2013-2014, 2414 pages

Consultations de tiers et prorogation

En raison de la nature des activités de l’Agence liée notamment à l’octroi d’aide financière versée aux PME et aux organismes, il n’est pas inhabituel que les demandes traitées entraînent la consultation de tiers, et par le fait même, des prorogations de délai prévu par la Loi.

Afin de se conformer à ce que prescrit la Loi, des prorogations ont eu lieu pour 10 des 26 demandes traitées (39 %), en comparaison avec 31 demandes (60 %) l’an dernier. Dans chaque cas, les demandeurs ont été avisés de la prolongation du délai tel qu’il est précisé par la Loi.

De toutes ces consultations menées auprès de tiers, deux d’entre elles ont trouvé réponse au-delà des délais prescrits, causant un retard dans le traitement.

L’Agence consulte les tiers dans le but de fournir autant de renseignements que possible, et ce, conformément à l’esprit et à la lettre de la Loi. Ces consultations peuvent parfois entraîner un retard dans le traitement des demandes, sans que le BAIPRP ne puisse remédier à la situation. Par exemple, ce fut le cas dans un dossier où après qu’une cinquantaine de tiers furent consultés, l’un d’entre eux a tardé à répondre au BAIPRP dans les délais prévus. Dans le cadre de cette consultation, le BIAPRP s’est vue obligée de transmettre un avis en vertu de l’article 44 (recours en révision) et d’attendre l’expiration du délai de celui-ci avant de procéder à la communication des documents.

Consultations du Bureau du Conseil privé et prorogation

Par l’entremise de recommandations faites par les Services juridiques de l’Agence, le BAIPRP a dû consulter le Bureau du Conseil privé de la Reine pour le Canada à quatre reprises pour confirmer l’application de l’article 69 qui vise à exclure des documents confidentiels le concernant. De ces quatre demandes, une d’entre elles a obtenu réponse après l’échéance de la prorogation.

Ces consultations obligent de recourir aux Services juridiques lors du dépôt de la consultation et en raison des délais de traitement, représentent toujours un enjeu quant à l’échéance de la transmission de la réponse au demandeur.

Consultations reçues d'autres institutions fédérales

Pour le présent exercice, le BAIPRP a traité un total de 29 demandes de consultations qui provenaient d'autres institutions fédérales. Ces demandes ont représenté un total de 386 pages à traiter. Il s’agit ici d’une augmentation de près de 50 % par rapport à l’exercice précédent.

Parmi ces 29 consultations, une recommandation a été émise de communiquer les documents en totalité pour 25 demandes (86 %), et partiellement pour 4 demandes (14 %). Toutes ces demandes ont été traitées en deçà de 30 jours.

Consultations reçuse

Consultations reçues : Description longue

2009-2010 : 14
2010-2011 : 17
2011-2012 : 15
2013-2013 : 17
2013-2014 : 29

Frais et exemptions

Le BAIPRP respecte les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui a trait à l’imposition et à l’exemption des droits d’accès. Par exemple, il renonce à percevoir les frais de reproduction en deçà de 25 $. Au-delà de ce montant, il décide, selon l’intérêt public pressenti, de l’opportunité de les percevoir intégralement ou non.

En 2013-2014, un montant net de 65 $ a été perçu en frais de présentation de demandes, tandis que 370 $ a été perçu en frais de recherche dans le cadre du traitement d’une demande. Douze demandes ont, quant à elles, reçu une dispense des frais de présentation. Dans la majorité de ces cas, le BAIPRP a souhaité scinder en plus d’une demande celles qui touchaient simultanément à de multiples dossiers en lien avec des divulgations effectuées par le BAIPR. Cette pratique a d’ailleurs eu pour effet de transmettre plus rapidement des réponses aux demandeurs puisque des consultations ont pu être réalisées individuellement auprès des tiers ayant reçu ces contributions.

Finalement, le BAIPRP a décidé de dispenser la moitié des frais de recherche dans le cadre d’une demande, et ce en vertu de la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Celle-ci lui a, par exemple, permis d’exercer son pouvoir discrétionnaire en ce qui concerne la réduction de frais dans le cadre d’une demande pour laquelle le temps de traitement s’est révélé plus long que prévu.

Coûts

Les coûts afférents à l’administration de la Loi ont légèrement diminué en 2013-2014. Ces dépenses se sont élevées à 139 582 $. Elles comprennent 127 146 $ en salaire et 12 436 $ en frais de voyage, de formation, de location de logiciels, de fournitures et de traduction.

Formation

L’exercice financier 2011-2012 avait permis de mettre en place et de livrer une série de séances de formation obligatoire intitulée Accès à l’information et protection des renseignements personnels. Cet exercice d’envergure avait été mené par l’équipe du BAIPRP et avait permis de sensibiliser 316 employés de l’Agence au respect des lois et des règlements en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

En 2013-2014, le BAIPR a poursuivi la formation en ciblant les nouveaux employés de l’Agence ou ceux qui n’avaient pas eu l’opportunité d’assister aux formations de 2011-2012. Pour se faire, sept formations ont été offertes à un total de 43 employés.

À cette initiative s’est également ajoutée la présentation de deux séances de sensibilisation pour trois nouveaux employés du cabinet du ministre. Deux autres employés de l’Agence, dont les tâches nécessitaient certaines connaissances de l’accès à l’information, ont également participé à des formations particulières.

Politiques et pratiques administratives

Procédure

Le BAIPRP maintient, depuis quatre ans, sa Procédure sur l’application de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, qui a été présentée et approuvée par la haute gestion de l’Agence. Aucune modification administrative n’y a été apportée en 2013-2014.

La procédure répond aux exigences de la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, mise à jour en janvier 2012. Celle-ci a d’ailleurs été un guide essentiel à la mise en place de la procédure qui vise à faciliter la conformité aux exigences législatives et réglementaires des lois, à préciser le rôle et les responsabilités des intervenants impliqués dans le traitement des demandes d’accès, puis à modéliser de façon efficiente les pratiques et les processus de traitement des demandes d’accès.

En plus de présenter les rôles et les responsabilités des différents intervenants, cette procédure identifie le processus de traitement des demandes et illustre les différentes étapes de traitement et d’approbation en vigueur à l’Agence. Le diagramme ci-dessous explique ce processus.

Flux de traitement

Réception

Traitement

Communication

 

Dans le cadre d’un processus bien défini, le BAIPRP est responsable de la réception et du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi et assure le leadership relatif à celles-ci. Le BAIPRP achemine ensuite les demandes au bureau de première responsabilité qui est par la suite responsable d’acheminer les documents demandés et assurer l’expertise-conseil en appui au BAIPRP.

Une fois l’étape de l’extraction des documents franchie, le BAIPRP analyse les documents en fonction de la Loi, consulte le bureau de première responsabilité, les ministères concernés et les tiers, s’il y a lieu. Il informe ensuite les directions et les secteurs concernés des dispositions recommandées. Celles-ci sont ensuite soumises pour approbation au gestionnaire du Secrétariat général.

Un avis de 48 heures faisant part de la décision du BAIPRP est envoyé simultanément aux gestionnaires impliqués. Les documents sont ensuite préparés en vue de leur communication et envoyés aux demandeurs.

Divulgation proactive

Depuis 2005, le public peut ainsi obtenir, par le biais du site Internet de l’Agence, des renseignements trimestriels sur les frais de voyage et d’accueil, les contrats, la reclassification des postes, de même que sur l’octroi de subventions et de contributions aux PME et OBNL.

Au cours des dernières années, le BAIPRP avait noté une augmentation de demandes visant à obtenir des listes de projets financés par l’Agence. L’essentiel de ces renseignements pouvaient toutefois être retrouvés en consultant les pages web de divulgation proactive. Dans l’objectif de faciliter l’accès aux renseignements demandés et de bonifier une volonté de transparence, le BAIPRP, en collaboration avec divers secteurs de l’Agence, a entrepris des travaux pour rendre plus conviviale l’extraction des renseignements plus complets sur les projets financés par l’Agence. Ainsi, les pages de divulgation proactive permettent maintenant aux utilisateurs de générer un fichier qui facilite le tri de l’information. Cette modification a d’ailleurs eu un impact sur la diminution du nombre de demandes traitées informellement.

Information disponible sur le site Internet de l'Agence

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Une section du site de l’Agence diffuse des renseignements sur son rôle dans l’application de la Loi. On y retrouve notamment des renseignements sur les demandes d’accès que le BAIPRP a traitées et pour lesquelles des documents ont été communiqués. En effet, conformément à la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, l’Agence publie mensuellement, depuis mai 2011, le sommaire des demandes d’accès à l’information traitées. On y retrouve l’identification de la demande, son résumé, les dispositions prises à l’égard des demandes, ainsi que le nombre de pages communiquées.

Ces pages Web contiennent également des renseignements supplémentaires et pratiques visant à aider les citoyens qui souhaitent déposer une demande d’accès. Cette section se veut ainsi une porte d’entrée vers les services offerts par le BAIPRP.

Plaintes et enquêtes

Le BAIPRP n’a reçu aucune nouvelle plainte en cours d’année. Une plainte, reçue en juillet 2012, est toujours sous enquête. Le principal enjeu de cette plainte porte sur l’interprétation de l’article 20.(1) en lien avec des documents faisant état des montants réclamés par des clients de l’Agence et versés dans le cadre de contributions. En date de la publication du présent rapport, le BAIPRP attendait les conclusions du Commissariat.

Info source

Le Secrétariat du Conseil du Trésor requiert la mise à jour de la description de tous les fonds de renseignements détenus par l’Agence afin qu’ils soient ajoutés à la publication Info Source.

Cette publication a été hébergée sur le site Internet du Secrétariat pendant depuis plusieurs années. Depuis deux ans, le BAIPRP publie son chapitre Info Source directement sur son site Internet. Cet exercice permet, à tout moment, de réviser et de mettre à jour les fonds de renseignements avant de publier le tout en ligne : Info source

Salle de lecture

Dans le but d’encourager le grand public de recourir à des mécanismes existants pour obtenir des renseignements et pour répondre aux exigences de la Loi, l’Agence peut désigner un local dans ses bureaux de Montréal. Celui-ci servira de salle de lecture pour le public souhaitant y consulter des documents dans le cadre d’une requête d’accès à l’information. Un arrangement similaire peut être fait avec les bureaux régionaux de l’Agence afin de mieux desservir sa clientèle des régions.

Actions projetées pour 2014-2015

Le BAIPRP priorisera son mandat initial, soit répondre à toutes demandes d’accès à l’information en conformité avec l’esprit et la lettre de la Loi.

De surcroît, il poursuivra l’amélioration de ses pratiques d’affaires tout en se conformant aux directives, aux règlements et aux grandes tendances en matière d’accès à l’information.

L’amélioration de ses pratiques d’affaires passera notamment par la tenue d’activités de formation en 2014-2015 :

Annexe A - Rapport statistique sur la loi sur l'accès à l'information

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 22
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 4
Total 26
Fermées pendant la période visée par le rapport 26
Reportées à la prochaine période de rapport 0
1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 13
Secteur universitaire 0
Secteur commercial (secteur privé) 0
Organisme 1
Public 8
Total 22

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 2 1 1 0 0 0 0 4
Communication partielle 2 1 2 1 1 1 2 10
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 2 0 0 0 0 0 0 2
Demande transmise 1 0 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Traitement informel 9 0 0 0 0 0 0 9
Total 16 2 3 1 1 1 2 26
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1) a) 0
13(1) b) 0
13(1) c) 1
13(1) d) 0
13(1) e) 0
14a) 0
14b) 0
15(1) - A.I.* 0
15(1) - Déf.* 0
15(1) - A.S.* 0
16(1) a) (i) 7
16(1) a) (ii) 0
16(1) a) (iii) 0
16(1) b) 0
16(1) c) 0
16(1) d) 0
16(2) a) 0
16(2) b) 0
16(2) c) 1
16(3) 0
16.1(1) a) 0
16.1(1) b) 0
16.1(1) c) 0
16.1(1) d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1) a) 0
16.4(1) b) 0
16.5 0
17 0
18a) 0
18b) 0
18c) 0
18d) 0
18.1(1) a) 0
18.1(1) b) 0
18.1(1) c) 0
18.1(1) d) 0
19(1) 4
20(1) a) 0
20(1) b) 4
20(1) b.1) 0
20(1) c) 1
20(1) d) 3
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1) a) 5
21(1) b) 3
21(1) c) 0
21(1) d) 1
22 0
22.1(1) 0
23 4
24(1) 0
26 2

*A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives

2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68a) 0
68b) 0
68c) 0
68.1 0
68.2a) 0
68.2b) 0
69(1) a) 1
69(1) b) 0
69(1) c) 0
69(1) d) 0
69(1) e) 1
69(1) f) 0
69(1) g) re a) 0
69(1) g) re b) 0
69(1) g) re c) 0
69(1) g) re d) 0
69(1) g) re e) 0
69(1) g) re f) 0
69.1(1) 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 2 2 0
Communication partielle 8 2 0
Total 10 4 0

2.5 Complexité

2.5 Complexité 2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 63 63 4
Communication partielle 4 716 2 351 10
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
2.5 Complexité 2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 4 63 0 0 0 0
Communication partielle 6 133 2 651 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0
Total 10 196 2 651 0 0
2.5 Complexité 2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes (suite)
Disposition 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 2 1 567 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 2 1 567 0 0
2.5 Complexité2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 1 0 0 0 1
Communication partielle 9 1 5 5 20
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 10 1 5 5 21

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard : 5
Raison principale :
Charge de travail (1 demande)
Consultation externe (4 demandes)
Consultation interne (0 demandes)
Autre (0 demande)
2.6 Retards 2.6.2 Nombre de jours en retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 1 1
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 1 1
61 à 120 jours 0 1 1
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 1 1
Plus de 365 jours 0 1 1
Total 0 5 5
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 – Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 0 0 0 1
Communication partielle 1 1 3 4
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 1 1 3 5
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 0 0 1 4
31 à 60 jours 0 0 1 1
61 à 120 jours 0 0 0 0
121 à 180 jours 1 1 1 0
181 à 365 jours 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 1 1 3 5

Partie 4 – Frais

Partie 4 – Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 13 65 $ 12 60 $
Recherche 1 370 $ 1 360 $
Production 0 0 0 0
Programmation 0 0 0 0
Préparation 0 0 0 0
Support de substitution 0 0 0 0
Reproduction 0 0 0 0
Total 14 435 $ 13 420 $

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 28 381 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 1 5 0 0
Total 29 386 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 29 386 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 22 1 2 0 0 0 0 25
Communiquer en partie 1 2 1 0 0 0 0 4
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 23 3 3 0 0 0 0 29
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 6 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 1 0
121 à 180 1 1
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 2 1

Partie 7 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

7.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 101 349 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 12 436 $
• Marchés de services professionnels 0 $  
• Autres 12 436 $
Total 113 785 $
7.2 Ressources humaines
Ressources Voués à l'AI à temps plein Voués à l'AI à temps partiel Total
Employés à temps plein 1,00 0,40 1,40
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00 0,00 0,00
Employés régionaux 0,00 0,00 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,00 0,00 0,00
Étudiants 0,00 0,00 0,00
Total 1,00 0,40 1,40

Annexe B - Exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports

Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’AI - Demandes auprès des Services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 De 501 à 1 000
pages traitées pages traitées pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0
61 à 120 1 2 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0
Total 1 2 0 0 0 0
Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’AI - Demandes auprès des Services juridiques (suite)
Nombre de jours De 1 001 à 5 000 Plus de 5 000
pages traitées pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’AI - Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 De 501 à 1 000
pages traitées pages traitées pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0
61 à 120 1 3 0 0 0 0
121 à 180 2 11 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0
Total 3 14 0 0 0 0
Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’AI - Demandes auprès du Bureau du Conseil privé (suite)
Nombre de jours De 1 001 à 5 000 Plus de 5 000
pages traitées pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’PRP - Demandes auprès des Services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 De 501 à 1 000
pages traitées pages traitées pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0
Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’PRP - Demandes auprès des Services juridiques (suite)
Nombre de jours De 1 001 à 5 000 Plus de 5 000
pages traitées pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’PRP - Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 De 501 à 1 000
pages traitées pages traitées pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0
Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l’PRP - Demandes auprès du Bureau du Conseil privé (suite)
Nombre de jours De 1 001 à 5 000 Plus de 5 000
pages traitées pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Annexe C - Grille de délégation

Grille de délégation loi sur l'accès à l'information
Article Description Délégation proposée
Gestionnaire Secrétariat général Coordonnateur
7(a) Aviser l'auteur de la demande d'accès    
7(b) Autoriser l'accès à un document    
8(1) Transmettre la demande à une autre institution    
9 Prorogation du délai    
11(2), (3), (4), (5), (6) Frais supplémentaires    
12(2)(b) Langue de communication des renseignements    
12(3)(b) Accès aux renseignements sur une support de substitution    
13 Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel    
14 Exception - Affaires fédéro-provinciales    
15 Exception - Affaires internationales et défense    
16 Exception - Application de la loi et enquêtes    
16.5 Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles    
17 Exception - Sécurité des personnes    
18 Exception - Intérêts économiques du Canada    
18.1 Exception - Intérêts économiques institutiones fédérales    
19 Exception - Renseignements personnels    
20 Exception - Renseignements du tiers    
21 Exception - Activités du gouvernment    
22 Exception - Procédures du vérification    
22.1 Exception - Documents de travail relatifs à la vérification et ébauche des rapports de vérification    
23 Exception - Secret professionnel des avocats    
24 Exception - Interdictions fondées sur d'autres lois    
25 Prélèvements    
26 Exemption - Renseignements devant être publiés    
27(1), (4) Avis aux tiers    
28(1)(b), (2), (4) Avis aux tiers    
29(1) Recommandation du Commissaire à l'information    
33 Avis au Commissaire à l'information de la participation d'une tiers    
35(2)(b) Droit de présenter des observations    
37(4) Accès accordé au plaignant    
43(1) Avis au tiers (demande de révision par la Cour fédérale)    
44(2) Avis à l'auteur de la demande (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers)    
52(2), (3) Règles spéciales concernant les audiences    
71(1) Salles publiques de consultation des manuels    
72 Élaborer un rapport annuel à l'intention du Parlement    

J'approuve la grille de délégation
[original signé]
Me Guy Mc Kenzie, Sous-ministre, Président
Date : 6 décembre 2012

Date de modification :