Rapport sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information 2012-2013

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Auteur de la publication : Développement économique Canada pour les régions du Québec

Date de publication : 25 septembre 2013

Résumé :

Ce rapport présente les activités de l'Agence relativement à l'application de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice financier 2012-2013.

Table des matières

  1. Introduction
  2. Mandat de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec
  3. Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
  4. Délégation des pouvoirs
  5. Interprétation du rapport statistique sur les demandes d’accès à l’information
  6. Formation
  7. Politiques et pratiques administratives
  8. Plaintes et enquêtes
  9. Info Source
  10. Salle de lecture
  11. Actions projetées pour 2013-2014
  12. Annexe A – Rapport statistique
  13. Annexe B – Exigences additionnelles en matière d’établissement de rapports
  14. Annexe C – Grille de délégation

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi), promulguée le 1er juillet 1983, a pour objet d'élargir l'accès aux documents de l'administration fédérale. Elle consacre le principe du droit du public à la communication de renseignements et vise à compléter les modalités d'accès aux documents.

Afin de répondre à ce principe de droit, les institutions fédérales doivent ainsi mettre en oeuvre des pratiques et des procédures uniformes qui visent à traiter les demandes d'accès à l'information. Ces pratiques et procédures doivent notamment inclure un engagement à déployer des efforts raisonnables pour aider les auteurs de demandes, sans égard à leur identité. Les institutions doivent aussi appliquer la Loi de façon efficace, coordonnée et proactive afin de fournir, sous réserve des règlements, des réponses complètes, précises et promptes aux demandes d'accès à l'information.

Enfin, en vertu de l'article 72 de la Loi, les institutions fédérales doivent présenter annuellement au Parlement un rapport d'application.

Le présent document porte donc sur les activités liées à l'application de la Loi à l'Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (l'Agence).

La Loi sur l'accès à l'information permet aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada d'exercer un droit général d'accès à l'information relevant d'une institution fédérale, sous réserve d'exceptions précises et limitées.

Mandat de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec

Mission : Selon sa loi constituante entrée en vigueur le 5 octobre 2005, l'Agence a pour mission de promouvoir le développement économique à long terme des régions du Québec en accordant une attention particulière aux régions à faible croissance économique ou à celles qui n'ont pas suffisamment de possibilités d'emplois productifs. Dans le cadre de sa mission, l'Agence s'engage à favoriser la coopération et la complémentarité avec le gouvernement Québec et les collectivités.

Vision : Les régions et les entreprises du Québec participent à l'économie de demain à la hauteur de leur potentiel en misant sur leurs atouts.

En raison de son mandat, l'Agence se situe au coeur des priorités du gouvernement inhérentes à l'économie et à l'emploi. Elle est présente dans l'ensemble des régions du Québec et travaille en collaboration avec les organismes du milieu. Elle soutient les collectivités et les petites et moyennes entreprises (PME) afin de leur permettre de participer à l'économie de demain et d'atteindre leur plein potentiel en misant sur leurs forces. Elle appuie notamment l'amélioration de la performance, la productivité et les capacités d'innovation des PME. En outre, l'Agence offre un soutien ponctuel aux régions confrontées à un choc économique, un désastre naturel ou des situations pouvant avoir une incidence non désirée sur leur développement en les aidant à diversifier les bases de leurs activités économiques afin d'améliorer leur croissance à long terme.

Cette prestation de services, fondée sur des normes de qualité, est assurée par des conseillers répartis dans 12 bureaux d'affaires. Pour en apprendre davantage sur le mandat de l'Agence, sa programmation et ses activités, consultez son site Internet : www.dec-ced.gc.ca.

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) est une division du Secrétariat général de l'Agence qui, lui, relève directement du chef de cabinet du sous-ministre.

Le BAIPRP compte un gestionnaire du Secrétariat général, un coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, ainsi qu'un agent à l'accès à l'information à temps partiel. Le coordonnateur veille au respect des lois, des règlements, des procédures et des orientations générales mises en oeuvre par le gouvernement. Pour sa part, l'agent consacre la moitié de sa charge de travail au traitement des demandes d'accès à l'information.

En vertu d'une délégation de pouvoir, le BAIPRP représente l'Agence à titre de responsable de la Loi auprès du public, du Secrétariat du Conseil du Trésor, des commissaires à l'information et à la protection de la vie privée, ainsi qu'auprès des autres ministères et institutions fédérales.

Le BAIPRP est principalement responsable des fonctions suivantes :

Délégation des pouvoirs

La Loi constituant l'Agence définit son premier dirigeant comme étant le sous-ministre. En plus d'assurer la direction de l'institution et le contrôle de la gestion de son personnel, celui-ci détient la responsabilité de l'application de la Loi sur l'accès à l'information.

Au cours du présent exercice, un nouveau sous-ministre a été nommé. Celui-ci a confirmé le maintien des pouvoirs délégués en signant la grille de délégation le 6 décembre 2012. Elle peut être consultée en annexe.

Ainsi, les pouvoirs d'application de la Loi ont été délégués au poste de gestionnaire du Secrétariat général, tandis que la majorité des pouvoirs administratifs ont été délégués au poste de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

Cette délégation est issue du plan d'action global 2011-2012 en matière d'accès. Ce plan reflète toujours les tendances gouvernementales et respecte les grands principes d'accès à l'information. La section « Politiques et pratiques administratives » de ce rapport offre plus de détails à cet effet.

Interprétation du rapport statistique sur les demandes d’accès à l’information

Faits saillants

Le BAIPRP a enregistré une augmentation du nombre de demandes d'accès à l'information de l'ordre de 79 % en 2012-2013. La nature de ces demandes s'est révélée plus complexe que par les années précédentes et a nécessité plusieurs discussions avec les demandeurs pour clarifier l'information recherchée. En effet, plusieurs des demandes visaient des renseignements sur la divulgation de contributions ou de paiements falsifiés dans les Comptes publics du Canada, des mémoires déposés au Cabinet, des notes de breffage contenant des confidences du Cabinet et sur l'examen stratégique et fonctionnel.

Malgré cette hausse, le BAIPRP a réussi à maintenir à 52 % le taux de demandes traitées en moins de 30 jours. Et de surcroit, il a du même coup augmenté la proportion de demandes traitées en moins de 15 jours, celle-ci passant de 3 % à 29 %.

Bien entendu, les consultations auprès de tiers et d'autres organismes représentent toujours un défi pour le BAIPRP puisqu'elles sont la principale raison du retard dans la communication des réponses. Malgré tout, le BAIPRP a réussi à maintenir à 85 % le taux de demandes ayant trouvé réponse dans les délais précisés par la Loi.

Demandes reçues et traitées

Le nombre de demandes d'accès reçues et traitées au cours du présent exercice a augmenté par rapport aux exercices antérieurs. En effet, le BAIPRP a reçu un total de 48 demandes pendant la période visée, comparativement à 35 en 2011-2012. Aux demandes reçues en 2012-2013 se sont ajoutées 8 demandes reportées de l'année précédente. Ce nombre de demandes est donc le plus important depuis les douze dernières années (en 2001-2002, le BAIPRP avait reçu 49 demandes).

Au total, le BAIPRP a traité 52 demandes en 2012-2013. Cette augmentation de 79 % a monopolisé les ressources disponibles en plus de repousser certaines activités du BAIPRP.

Demandes reçues et reportées au cours des cinq dernières années

Demandes reçues et reportées au cours des cinq dernières années
2008-2009 20 demandes ont été reçues et 2 autres ont été reportées de l'année précédente
2009-2010 24 demandes ont été reçues et 3 autres ont été reportées de l'année précédente
2010-2011 14 demandes ont été reçues et 6 autres ont été reportées de l'année précédente
2011-2012 35 demandes ont été reçues et 2 autres ont été reportées de l'année précédente
2012-2013 48 demandes ont été reçues et 8 autres ont été reportées de l'année précédente

Source des demandes

Cette année encore, les médias ont représenté la plus grande part des demandeurs, suivis de près par les représentants du public. Notons, également, l'augmentation du nombre de demandes déposées par des représentants du secteur universitaire et du secteur commercial; l'an dernier, ce nombre était nul.

Le tableau suivant présente la provenance des demandes.

Source des demandes 2012-2013

Source des demandes 2012-2013
Médias (33%)
Public (27%)
Organisme (17%)
Secteur commercial (13%)
Secteur universitaire (10%)

Objet des demandes

L'objet des demandes reçues est aussi varié que leur source. Toutefois, de grands thèmes refont surface à chaque exercice, et ce, depuis de nombreuses années.

Cette année, 46 des demandes totales (88 %) visaient des documents en lien avec des subventions ou des contributions, ainsi qu'avec des documents d'information comme des notes de breffage. La nature de ces documents a fait en sorte que des consultations se sont révélées nécessaires, requérant ainsi plus de temps de traitement. Les six autres demandes traitées (12 %) visaient quant à elles des documents reliés aux activités internes de l'Agence : contrats de service, administration des dépenses.

Dispositions et délai de traitement

La Loi prévoit que les demandes d'accès doivent normalement trouver réponse en deçà de 30 jours calendrier. Parmi celles traitées en 2012-2013, 27 demandes (52 %) ont trouvé réponse en moins de 30 jours. De ce lot, 15 demandes (29 %) ont trouvé réponse en moins de 15 jours.

Il est également important de noter que la Loi prévoit que les délais de certaines demandes soient prolongés pour des raisons de consultations auprès de tiers ou d'autres organismes. Compte tenu de la nature des documents demandés à l'Agence en 2012-2013, plusieurs demandes ont requis de telles consultations. Il a donc été nécessaire pour le BAIPRP de prolonger les délais afin de s'acquitter de ses devoirs en vertu de la Loi. Ainsi, si l'on considère le nombre de demandes dont les délais furent prolongés pour consultations, un total de 44 réponses (85 %) ont été transmises dans les délais prévus par la Loi. Ceci représente donc le même taux que l'exercice précédent.

En 2012-2013, deux nouveaux phénomènes ont été observés.

  1. L'augmentation du nombre de fois que la disposition « Aucun document n'existe » a été invoquée. En effet, pour huit demandes (15 %), le BAIPRP n'a pu retrouver de document qui répondait aux critères de recherche. Ce phénomène explique en partie l'amélioration des délais de traitement en deçà de 15 jours.
  2. L'augmentation du nombre de demandes abandonnées. Pour six demandes (12 %), les requérants ont abandonné leur requête en cours de traitement. Les raisons entourant ces abandons se sont révélées très variées et ne permettent pas de déceler la raison précise de cette augmentation. Dans l'exercice de son mandat, le BAIPRP s'est toutefois assuré de bien soutenir les demandeurs dans leur droit.
Nombre de jours de traitement et dispositions invoquées
  Nombre de jours
1 à 15 16 à 30 31 à 60 61 à 120 121 à 180 181 à 365 365 et plus
Communication totale 5 2 5        
Communication partielle 1 7 7 5 1 3  
Tout exclus       2  
Aucun document n'existe 6 2          
Demande abandonnée 3 1 1     1  
TOTAL 15 12 13 5 1 6 0

Exceptions et exclusions invoquées

Des 52 demandes traitées, six ont été abandonnées et pour huit, aucun document n'a été communiqué. Des 38 autres demandes, le BAIPRP a communiqué les renseignements demandés en totalité, sans appliquer de protection, pour douze demandes (32 %) et a invoqué des exemptions et des exclusions pour 26 autres cas (68 %).

Comme on peut le constater, l'Agence, en raison de ses activités de développement économique, détient de nombreux documents contenant des renseignements commerciaux, techniques et financiers qui touchent des tiers.

Le tableau suivant présente les exemptions et les exclusions invoquées en 2012-2013. Notons qu'une même demande peut entraîner l'application de plus d'un article.

Articles invoqués Fréquence invoquée
Enquête
16(1)a)(i)

4
Renseignements personnels
19 (1)

9
Renseignement de tiers
20(1)b)
20(1)d)

11
2
Avis et recommandation
au gouvernement
21(1)a)
21(1)b)
21(1)c)
21(1)d)


6
3
2
1
Examen et vérification
22

1
Secret professionnel
avocat-client
23


4
Refus de communication
en cas de publication
26


3
Documents confidentiels
69(1)a)
69(1)e)
69(1)g) re a)
69(1)g) re e)

1
3
1
1

Support des documents divulgués

En 2012-2013, un total de 36 demandes (69 %) a entraîné la communication partielle ou totale de documents. De ce nombre, 34 réponses (94 %) ont été divulguées sous format papier, tandis que deux autres l'ont été par voie électronique.

La communication par voie électronique (envoi de CD) est priorisée notamment lorsque les documents de réponse sont volumineux. Cette option a été moins utilisée au cours du présent exercice, justement dû au fait que les réponses communiquées étaient moins volumineuses.

Cette année encore, comme depuis de nombreuses années, aucun examen des documents n'a eu lieu dans la salle de lecture de l'Agence.

Pages examinées et divulguées

Grâce à la mise en oeuvre par le Secrétariat du Conseil du trésor, en 2011-2012, d'un nouveau rapport statistique détaillé, il est maintenant possible de comptabiliser la somme des pages examinées et de la comparer à la somme des pages divulguées.

Ces nombres de pages peuvent varier considérablement d'une année à l'autre, et ce, en fonction de l'objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l'Agence. Toutefois, depuis deux ans, le BAIPRP a constaté une constance dans le nombre de pages examinées et divulguées. En 2012-2013, le nombre de pages examinées (3 949 pages) s'est révélé similaire à celui de l'année précédente (4 175 pages). Quant aux pages divulguées, le nombre a également connu une certaine constance : 2 128 pages au cours du présent exercice et 2 361 pages en 2011-2012.

Bien que la majorité des demandes examinées en 2012-2013 contenaient moins de 100 pages, en comparaison avec l'exercice précédent où le nombre de pages par demande était plus élevé, le traitement des demandes s'est révélé plus complexe en raison de leur nature.

Variation du nombre de pages divulguées par année

Variation du nombre de pages divulguées par année
2008-2009 918 pages divulguées
2009-2010 3 212 pages divulguées
2010-2011 618 pages divulguées
2011-2012 2 361 pages divulguées
2012-2013 2 128 pages divulguées

Consultations de tiers et prorogation

Afin de se conformer à ce que prescrit la Loi, des consultations de tiers ont entrainé des prorogations dans 31 des 52 demandes traitées (60 %), en comparaison avec 20 demandes (70 %) l'an dernier. Dans chaque cas, les demandeurs ont été avisés de la prolongation du délai tel qu'il est précisé par la Loi.

De toutes ces consultations menées auprès de tiers, deux d'entre elles ont trouvé réponse au-delà des délais prescrits, causant un retard dans le traitement.

Par exemple, ce fut le cas dans un dossier où le tiers, après avoir été consulté, s'est opposé à la décision de divulgation par l'Agence. Il a donc déposé un recours en révision à la Cour fédérale pour ensuite l'annuler 186 jours plus tard, causant un délai de traitement de 343 jours.

Consultations du Bureau du Conseil privé et prorogation

Par l'entremise de représentations faites par les Services juridiques de l'Agence, le BAIPRP a dû consulter le Bureau du Conseil privé de la Reine pour le Canada à cinq reprises pour confirmer l'application de l'article 69 qui vise à exclure des documents confidentiels le concernant. De ces cinq demandes, quatre d'entre elles ont obtenu réponse après l'échéance de la prorogation.

Ces consultations, en raison des processus imposés qui obligent de recourir aux Services juridiques lors du dépôt de la consultation et en raison des délais de traitement, représentent toujours un enjeu quant à l'échéance de la transmission de la réponse au demandeur.

Consultations reçues d'autres institutions fédérales

Pour le présent exercice, le BAIPRP a traité un total de 17 demandes de consultation qui provenaient d'autres institutions fédérales ou organismes. Ces demandes ont représenté un total de 178 pages à traiter.

Parmi ces 17 consultations, une recommandation a été émise de communiquer les documents en totalité pour 13 demandes (76 %), et partiellement pour 2 demandes (12 %). Les deux demandes de consultations restantes (12 %) n'ont, quant à elles, donné lieu à aucune recommandation, étant donné que les documents ne concernaient pas l'Agence. Toutes ces demandes ont été traitées en deçà de 15 jours.

Frais et exemptions

Le BAIPRP respecte les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui a trait à l'imposition et à l'exemption des droits d'accès. Par exemple, il renonce à percevoir les frais de reproduction en deçà de 25 $. Au-delà de ce montant, il décide, selon l'intérêt public pressenti, de l'opportunité de les percevoir intégralement ou non.

En 2012-2013, un montant net de 180 $ a été perçu en frais de présentation des demandes. Quelques autres requêtes ont, quant à elles, reçu une dispense des frais de présentation. Dans la majorité de ces cas, le BAIPRP a souhaité scinder en plus d'une demande celles qui touchaient simultanément à de multiples contributions octroyées par l'Agence. Cette pratique a d'ailleurs eu pour effet de transmettre plus rapidement des réponses aux demandeurs puisque les consultations étaient réalisées individuellement auprès des tiers ayant reçu ces contributions.

Coûts

Les coûts afférents à l'administration de la Loi se sont élevés à 156 117 $ en 2012-2013. Ces dépenses comprennent 133 987 $ en salaire et 11 478 $ en frais de voyage, de location de logiciels, de fournitures et de traduction. Des frais de services professionnels de 10 652 $ ont été exceptionnellement défrayés cette année en raison de l'embauche de consultants dans le but d'accélérer le traitement d'une demande d'accès à l'information trop volumineuse.

Formation

L'exercice financier 2011-2012 avait permis de mettre en place et de livrer une série de séances de formation obligatoire intitulée Accès à l'information et protection des renseignements personnels. Cet exercice d'envergure avait été mené par l'équipe du BAIPRP et avait permis de sensibiliser 316 employés de l'Agence au respect des lois et des règlements en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

Il avait été prévu que le BAIPRP continue d'offrir ces séances de formation en 2012-2013 sur une base ponctuelle, afin de former les nouveaux employés ou ceux n'ayant pas encore participé aux séances. Notons qu'en raison des exigences opérationnelles liées au traitement des demandes d'accès, cet exercice de formation a été suspendu. Cependant, le BAIPRP a contribué au maintien de certains acquis en amorçant la publication de capsules d'information pratiques destinées à l'ensemble des employés.

À cette initiative s'est également ajoutée la présentation de quatre formations d'appoint. Au total, quatre employés en ont bénéficié.

Politiques et pratiques administratives

Procédure

Le BAIPRP maintient, depuis trois ans, sa Procédure sur l'application de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, qui a été présentée et approuvée par la haute gestion de l'Agence. Seules des modifications administratives y ont été apportées en 2012-2013 à la suite de la nomination d'un nouveau sous-ministre.

La procédure répond aux exigences de la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, mise à jour en janvier 2012. Celle-ci a d'ailleurs été un guide essentiel à la mise en place de la procédure qui vise à faciliter la conformité aux exigences législatives et réglementaires des lois, à préciser le rôle et les responsabilités des intervenants impliqués dans le traitement des demandes d'accès, puis à modéliser de façon efficiente les pratiques et les processus de traitement des demandes d'accès.

En plus de présenter les rôles et les responsabilités des différents intervenants, cette procédure identifie le processus de traitement des demandes et illustre les différentes étapes de traitement et d'approbation en vigueur à l'Agence. Le diagramme ci-dessous explique ce processus.

Flux de traitement

Réception

Traitement

Communication

 

Dans le cadre d'un processus bien défini, le BAIPRP est responsable de la réception et du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi et assure la direction relative à celles-ci. Le BAIPRP achemine ensuite les demandes au bureau de première responsabilité qui doit alors fournir les documents demandés et assurer l'expertiseconseil en appui au BAIPRP.

Une fois franchie l'étape de l'extraction des documents, le BAIPRP analyse les documents en fonction de la Loi, consulte le bureau de première responsabilité, les ministères concernés et les tiers, s'il y a lieu. Il informe ensuite les directions et les secteurs concernés des dispositions recommandées. Celles-ci sont ensuite soumises pour approbation au gestionnaire du Secrétariat général.

Un avis de 48 heures faisant part de la décision du BAIPRP est envoyé simultanément aux gestionnaires impliqués. Les documents sont ensuite préparés en vue de leur communication et envoyés aux demandeurs.

Information disponible sur le site Internet de l'Agence

Une section du site de l'Agence diffuse des renseignements sur son rôle dans l'application de la Loi. On y retrouve des renseignements sur les demandes d'accès que le BAIPRP a traitées et pour lesquelles des documents ont été communiqués. En effet, conformément à la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, l'Agence publie mensuellement, depuis mai 2011, le sommaire des demandes d'accès à l'information traitées. On y retrouve l'identification de la demande, son résumé, les dispositions prises à l'égard des demandes, ainsi que le nombre de pages communiquées.

Cette publication contient également des renseignements supplémentaires et pratiques visant à aider les citoyens qui souhaitent déposer une demande d'accès. Cette section se veut ainsi une porte d'entrée vers les services et l'engagement du BAIPRP.

Divulgation proactive

L'Agence vise toujours à renforcer la gestion du secteur public en augmentant la transparence au sein de son organisation. Une des mesures initialement mises en oeuvre fut la divulgation proactive obligatoire des renseignements relatifs aux finances et aux ressources humaines.

En effet, depuis 2005, le public peut ainsi obtenir, par le biais du site Internet de l'Agence, des renseignements trimestriels sur les frais de voyage et d'accueil, les contrats, la reclassification des postes, de même que sur l'octroi de subventions et de contributions aux PME et OBNL.

Des travaux sont en cours pour rendre plus conviviale l'extraction des renseignements sur les subventions et les contributions octroyées par l'Agence. Ils permettront de générer un fichier qui facilitera le tri de l'information. Cette initiative du BAIPRP vise à guider les demandeurs et bonifier une volonté de transparence.

Demandes informelles

Les demandes informelles sont principalement des requêtes pour des renseignements publics sur des contributions divulguées, la plupart du temps, sous forme de listes qui présentent des critères de recherche particuliers.

L'Agence tente, lorsque cela est possible et conformément à la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, de traiter ces demandes de façon informelle. Celles-ci ne requièrent aucun dépôt et ne confèrent aux demandeurs aucun droit de porter plainte au commissaire à l'information.

En 2012-2013, ce traitement informel a permis à l'Agence de répondre à sept demandes liées à des renseignements publics sur des contributions divulguées.

L'Agence entend rendre plus conviviales les listes de divulgation des subventions et des contributions présentes sur le site Internet. Les demandeurs pourront alors s'en remettre à la section Divulgation proactive du site Internet pour obtenir les listes normalement ciblées dans le cadre des demandes informelles.

Le BAIPRP comptabilise également comme demandes informelles les requêtes subséquentes aux demandes d'accès à l'information déjà traitées. En 2012-2013, une seule demande a ainsi été reçue.

Au total, le nombre de demandes informelles traitées par le BAIPRP est de huit. Ce nombre représente une diminution par rapport à 2011-2012 où 17 demandes avaient été traitées.

Plaintes et enquêtes

Au total, le BAIPRP a reçu deux plaintes au cours du présent exercice.

Une première plainte concernant un refus de communication a été reçue en juin 2012. Celle-ci a toutefois été retirée quelques mois plus tard par le plaignant lui-même.

Une seconde plainte, également liée à un refus de communication, a été reçue en juillet. Tel qu'il a été demandé, le BAIPRP a transmis au Commissariat à l'information les documents et les justificatifs nécessaires. Le principal enjeu qui a été soulevé porte sur l'interprétation de l'article 20.(1) en lien avec des documents faisant état des montants réclamés par des clients de l'Agence et versés dans le cadre de contributions. En date de la publication du présent rapport, le BAIPRP attendait les conclusions du Commissariat.

Info Source

Le Secrétariat du Conseil du Trésor requiert la mise à jour de la description de tous les fonds de renseignements détenus par l'Agence afin qu'ils soient ajoutés à la publication Info Source. Cette publication est, depuis plusieurs années, hébergée sur le site Internet du Secrétariat.

Cette année, le BAIPRP, de concert avec certains autres organismes fédéraux, a pris part à une initiative du Secrétariat qui vise la publication d'Info Source directement sur le site Internet des organismes. Cette initiative facilitera l'accès à des renseignements de qualité et mis à jour régulièrement. Cet exercice a donc permis de réviser et de mettre à jour les fonds de renseignements avant de publier le tout en ligne : http://www.dec-ced.gc.ca/fra/ressources/publications/ agence/info-source.html.

Salle de lecture

Dans le but d'encourager le grand public de recourir à des mécanismes existants pour obtenir des renseignements et pour répondre aux exigences de la Loi, l'Agence peut désigner un local dans ses bureaux de Montréal. Celui-ci servira de salle de lecture pour le public souhaitant y consulter des documents dans le cadre d'une requête d'accès à l'information. Un arrangement similaire peut être fait avec les bureaux régionaux de l'Agence afin de mieux desservir le public des régions.

Actions projetées pour 2013-2014

Le BAIPRP s'affairera à répondre à toutes demandes d'accès à l'information en conformité avec l'esprit et la lettre de la Loi.

De surcroît, il tentera de consolider ses effectifs afin de poursuivre l'amélioration de ses pratiques d'affaires tout en se conformant aux directives, aux règlements et aux grandes tendances en matière d'accès à l'information.

L'amélioration de ses pratiques d'affaires passera notamment par la tenue d'activités de formation en 2013-2014 :

Annexe A – Rapport statistique

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes
Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 48
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 8
Total 56
Fermées pendant la période visée par le rapport 52
Reportées à la prochaine période de rapport 4
1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 16
Secteur universitaire 5
Secteur commercial (secteur privé) 6
Organisme 8
Public 13
Total 48

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 5 2 5 0 0 0 0 12
Communication partielle 1 7 7 5 1 3 0 24
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 2 0 2
Aucun document n'existe 6 2 0 0 0 0 0 8
Demande transmise 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 3 1 1 0 0 1 0 6
Traitement informel 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 15 12 13 5 1 6 0 52
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1) (a) 0
13(1) (b) 0
13(1) (c) 0
13(1) (d) 0
13(1) (e) 0
14(a) 0
14(b) 0
15(1) - A.I.* 0
15(1) - Déf.* 0
15(1) - A.S.* 0
16(1) (a) (i) 4
16(1) (a) (ii) 0
16(1) (a) (iii) 0
16(1) (b) 0
16(1) (c) 0
16(1) (d) 0
16(2) (a) 0
16(2) (b) 0
16(2) (c) 0
16(3) 0
16.1(1) (a) 0
16.1(1) (b) 0
16.1(1) (c) 0
16.1(1) (d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1) (a) 0
16.4(1) (b) 0
16.5 0
17 0
18(a) 0
18(b) 0
18(c) 0
18(d) 0
18.1(1) (a) 0
18.1(1) (b) 0
18.1(1) (c) 0
18.1(1) (d) 0
19(1) 9
20(1) (a) 0
20(1) (b) 11
20(1) (b.1) 0
20(1) (c) 0
20(1) (d) 2
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1) (a) 6
21(1) (b) 3
21(1) (c) 2
21(1) (d) 1
22 1
22.1(1) 0
23 4
24(1) 0
26 3

*A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives

2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68(a) 0
68(b) 0
68(c) 0
68.1 0
68.2a) 0
68.2b) 0
69(1) (a) 1
69(1) (b) 0
69(1) (c) 0
69(1) (d) 0
69(1) (e) 3
69(1) (f) 0
69(1) (g) re (a) 1
69(1) (g) re (b) 0
69(1) (g) re (c) 0
69(1) (g) re (d) 0
69(1) (g) re (e) 1
69(1) (g) re (f) 0
69.1(1) 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 12 0 0
Communication partielle 22 2 0
Total 34 2 0

2.5 Complexité

2.5 Complexité 2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 373 373 12
Communication partielle 3 487 1 702 24
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 12 0 2
Demande abandonnée 77 0 6
2.5 Complexité 2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 11 228 1 145 0 0
Communication partielle 18 281 3 968 3 453
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 2 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 6 0 0 0 0 0
Total 37 509 4 1 113 3 453
2.5 Complexité 2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes (suite)
Disposition 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
2.5 Complexité2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 5 0 2 3 10
Communication partielle 18 0 12 6 36
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 2 0 0 1 3
Demande abandonnée 2 0 1 3 6
Total 27 0 15 13 55

2.6 Retards

Section 2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes

Section 2.6.1 Raisons des retards dans
le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard : 8
Raison principale :
Consultation externe (5 demandes)
Consultation interne (3 demandes)
Autre (0 demande)
Charge de travail (0 demande)
2.6 Retards 2.6.2 Nombre de jours en retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 2 2
31 à 60 jours 0 2 2
61 à 120 jours 0 3 3
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 1 1
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 8 8
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 – Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 0 0 1 5
Communication partielle 0 2 9 11
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 2 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 1 1 2
Total 0 5 11 18
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 0 0 9 11
31 à 60 jours 0 0 2 7
61 à 120 jours 0 0 0 0
121 à 180 jours 0 5 0 0
181 à 365 jours 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 0 5 11 18

Partie 4 – Frais

Partie 4 – Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 36 180 $ 12 60 $
Recherche 0 0 0 0
Production 0 0 0 0
Programmation 0 0 0 0
Préparation 0 0 0 0
Support de substitution 0 0 0 0
Reproduction 0 0 0 0
Total 36 180 $ 12 60 $

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 15 138 1 26
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 2 19 0 0
Total 17 157 1 26
Fermées pendant la période visée par le rapport 16 152 1 26
Reportées à la prochaine période de rapport 1 5 0 0
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 12 0 0 0 0 0 0 12
Communiquer en partie 2 0 0 0 0 0 0 2
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 2 0 0 0 0 0 2
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 14 2 0 0 0 0 0 16
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 1 0 0 0 0 0 0 1
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0   0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 0 1

Partie 6 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 5 4
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 5 4

Partie 7 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

7.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 133 987 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 22 130 $
• Marchés de services professionnels 10 652 $ 11 478 $
• Autres 11 478 $
Total 156 117 $
7.2 Ressources humaines
Ressources Voués à l'AI à temps plein Voués à l'AI à temps partiel Total
Employés à temps plein 0,95 0,75 1,70
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00 0,00 0,00
Employés régionaux 0,00 0,00 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,06 0,00 0,06
Étudiants 0,00 0,00 0,00
Total 1,01 0,75 1,76

Annexe B – Exigences additionnelles en matière d’établissement de rapports

Nombre de fois qu'une trousse d'accès à l'information
Institution Nombre de fois qu'une trousse d'accès à l'information a déjà été publiée de façon informelle
Développement économique Canada 1

 

Annexe C – Grille de délégation

Grille de délégation loi sur l'accès à l'information
Article Description Délégation proposée
Gestionnaire Secrétariat général Coordonnateur
7(a) Aviser l'auteur de la demande d'accès
7(b) Autoriser l'accès à un document
8(1) Transmettre la demande à une autre institution
9 Prorogation du délai
11(2), (3), (4), (5), (6) Frais supplémentaires
12(2)(b) Langue de communication des renseignements
12(3)(b) Accès aux renseignements sur une support de substitution
13 Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel
14 Exception - Affaires fédéro-provinciales
15 Exception - Affaires internationales et défense
16 Exception - Application de la loi et enquêtes
16.5 Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
17 Exception - Sécurité des personnes  
18 Exception - Intérêts économiques du Canada  
18.1 Exception - Intérêts économiques institutiones fédérales  
19 Exception - Renseignements personnels  
20 Exception - Renseignements du tiers  
21 Exception - Activités du gouvernment  
22 Exception - Procédures du vérification  
22.1 Exception - Documents de travail relatifs à la vérification et ébauche des rapports de vérification  
23 Exception - Secret professionnel des avocats  
24 Exception - Interdictions fondées sur d'autres lois  
25 Prélèvements
26 Exemption - Renseignements devant être publiés
27(1), (4) Avis aux tiers
28(1)(b), (2), (4) Avis aux tiers
29(1) Recommandation du Commissaire à l'information
33 Avis au Commissaire à l'information de la participation d'une tiers
35(2)(b) Droit de présenter des observations
37(4) Accès accordé au plaignant
43(1) Avis au tiers (demande de révision par la Cour fédérale)
44(2) Avis à l'auteur de la demande (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers)
52(2), (3) Règles spéciales concernant les audiences
71(1) Salles publiques de consultation des manuels
72 Élaborer un rapport annuel à l'intention du Parlement

J'approuve la grille de délégation
[original signé]
Me Guy Mc Kenzie, Sous-ministre, Président
Date : 6 décembre 2012

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