Rapport sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2012-2013

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Auteur de la publication : Développement économique Canada pour les régions du Québec

Date de publication : 25 septembre 2013

Résumé :

Ce rapport présente les activités de l'Agence relativement à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice financier 2012-2013.

Table des matières

  1. Introduction
  2. Mandat de l'Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec
  3. Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
  4. Délégation des pouvoirs
  5. Interprétation du rapport statistique sur les demandes d’accès aux renseignements personnels
  6. Formation
  7. Politiques et pratiques administratives
  8. Plaintes et enquêtes
  9. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
  10. Divulgation de renseignements personnels
  11. Actions projetées pour 2013-2014
  12. Annexe A - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
  13. Annexe B - Exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports (LPRP)
  14. Annexe C - Grille de délégation

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi), promulguée le 1er juillet 1983, a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales.

Par son application, la Loi vise à protéger les renseignements personnels en permettant aux particuliers de consulter leurs propres renseignements. Elle assure également un contrôle important sur la façon dont sont recueillis, utilisés et communiqués de tels renseignements.

En vertu de l'article 72 de la Loi, chaque institution fédérale doit présenter un rapport d'application annuel au Parlement. Le présent document fait donc état des activités menées par l'Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (l'Agence) en 2012-2013 dans le cadre de l'application de la Loi.

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux individus d'exercer un droit général d'accès aux renseignements personnels qu'une institution fédérale possède à leur sujet, sous réserve d'exceptions précises et limitées.

Mandat de l'Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec

Mission : Selon sa loi constituante entrée en vigueur le 5 octobre 2005, l'Agence a pour mission de promouvoir le développement économique à long terme des régions du Québec en accordant une attention particulière aux régions à faible croissance économique ou à celles qui n'ont pas suffisamment de possibilités d'emplois productifs. Dans le cadre de sa mission, l'Agence s'engage à favoriser la coopération et la complémentarité avec le gouvernement du Québec et les collectivités.

Vision : Les régions et les entreprises du Québec participent à l'économie de demain à la hauteur de leur potentiel en misant sur leurs atouts.

En raison de son mandat, l'Agence se situe au coeur des priorités du gouvernement inhérentes à l'économie et à l'emploi. Elle est présente dans l'ensemble des régions du Québec et travaille en collaboration avec les organismes du milieu. Elle soutient les collectivités et les petites et moyennes entreprises (PME) afin de leur permettre de participer à l'économie de demain et d'atteindre leur plein potentiel en misant sur leurs forces. Elle appuie notamment l'amélioration de la performance, la productivité et les capacités d'innovation des PME. En outre, l'Agence offre un soutien ponctuel aux régions confrontées à un choc économique, un désastre naturel ou des situations pouvant avoir une incidence non désirée sur leur développement en les aidant à diversifier les bases de leurs activités économiques afin d'améliorer leur croissance à long terme.

Cette prestation de services, fondée sur des normes de qualité, est assurée par des conseillers répartis dans 12 bureaux d'affaires. Pour en apprendre davantage sur le mandat de l'Agence, sa programmation et ses activités, consultez son site Internet : www.dec-ced.gc.ca.

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) est une division du Secrétariat général de l'Agence qui, lui, relève directement du chef de cabinet du sous-ministre.

Le BAIPRP compte un gestionnaire du Secrétariat général, un coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, ainsi qu'un agent à l'accès à l'information à temps partiel. Le coordonnateur veille au respect des lois, des règlements, des procédures et des orientations générales mises en oeuvre par le gouvernement. Pour sa part, l'agent consacre la moitié de sa charge de travail au traitement des demandes d'accès à l'information et aux renseignements personnels.

En vertu d'une délégation de pouvoir, le BAIPRP représente l'Agence à titre de responsable de la Loi auprès du public, du Secrétariat du Conseil du Trésor, des commissaires à l'information et à la protection de la vie privée, ainsi qu'auprès des autres ministères et institutions fédérales.

Le BAIPRP est principalement responsable des fonctions suivantes :

Délégation des pouvoirs

La Loi constituant l'Agence définit son premier dirigeant comme étant le sous-ministre. En plus d'assurer la direction de l'institution et le contrôle de la gestion de son personnel, celui-ci détient la responsabilité d'appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours du présent exercice, un nouveau sousministre a été nommé. Celui-ci a confirmé le maintien des pouvoirs délégués en signant la grille de délégation le 6 décembre 2012. Elle peut être consultée en annexe.

Ainsi, les pouvoirs d'application de la Loi ont été délégués au poste de gestionnaire du Secrétariat général, tandis que la majorité des pouvoirs administratifs ont été délégués au poste de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

Cette délégation est issue du plan d'action globale 2011-2012 en matière d'accès. Ce plan reflète toujours les tendances gouvernementales et respecte les grands principes d'accès à l'information. La section « Politiques et pratiques administratives » de ce rapport offre plus de détails à cet effet.

Interprétation du rapport statistique sur les demandes d’accès aux renseignements personnels

Demandes reçues et traitées

En 2012-2013, un total de deux demandes d'accès aux renseignements personnels ont été reçues et traitées.

En raison de ses activités de développement économique, l'Agence détient de nombreux documents qui contiennent des renseignements de tiers, mais très peu de renseignements personnels. En effet, la très grande majorité des renseignements personnels concernent généralement les employés. C'est pourquoi il est peu fréquent que des demandes d'accès aux renseignements personnels soient enregistrées.

Le graphique suivant fait état du nombre de demandes d'accès aux renseignements personnels reçues au cours des quatre dernières années.

Demandes d'accès aux renseignements personnels reçues

Demandes d'accès aux renseignements personnels reçues
2009-2010 2 demandes ont été reçues
2010-2011 3 demandes ont été reçues
2011-2012 aucune demande n'a été reçue
2012-2013 2 demandes ont été reçues

Délais, dispositions et exceptions invoquées

Pour l'une des deux demandes reçues en 2012-2013, des renseignements ont été communiqués partiellement en 29 jours. Seul l'article 26 se référant aux renseignements concernant d'autres individus a été invoqué.

Pour la seconde demande, une communication partielle des renseignements a été transmise en 58 jours. Cette demande a fait l'objet d'une prorogation en vertu de l'article 15(a)(ii) afin de permettre au BAIPRP de mener des consultations pour déterminer s'il était pertinent d'invoquer l'article 25 lié à la sécurité des individus. Ces consultations ont accru la complexité de traitement de cette demande : de nombreux intervenants ont été consultés pour permettre au BAIPRP de tirer des conclusions claires et précises sur le maintien de la sécurité des individus concernés. Au moment de la communication des renseignements au demandeur, les articles 25 [sécurité des individus] et 26 [renseignements concernant un autre individu] ont été invoqués.

Pages traitées et divulguées

Ces deux demandes ont requis le traitement de 489 pages et résulté en la divulgation de 242 pages. Dans un premier cas, le demandeur a révisé le libellé de sa demande en cours de traitement réduisant ainsi le nombre de pages pertinentes. Dans l'autre cas, les renseignements transmis par divers bureaux de première responsabilité étaient souvent des duplicatas.

Méthode de consultation

Les demandeurs ont tous reçu une copie papier des documents originaux. De ce fait, aucun examen des documents n'a eu lieu dans une salle de lecture de l'Agence.

Coûts

Les dépenses afférentes à l'administration de la Loi se sont élevées à 7 656 $ en 2012-2013. Ce montant comprend entre autres 7 052 $ en salaire pour l'équivalent de 0,05 employé à temps plein. Un montant de 604 $ a aussi été dépensé en frais de voyage, de location de logiciels, de fourniture et de traduction.

Formation

L'exercice financier 2011-2012 avait permis de mettre en place et de livrer une série de séances de formation obligatoire intitulée Accès à l'information et protection des renseignements personnels. Cet exercice d'envergure avait été mené par l'équipe du BAIPRP et avait permis de sensibiliser 316 employés de l'Agence au respect des lois et des règlements en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

Il avait été prévu que le BAIPRP continue d'offrir ces séances de formation en 2012-2013 sur une base ponctuelle, afin de former les nouveaux employés ou ceux n'ayant pas encore participé aux séances. Cet exercice de formation a toutefois dû être suspendu en raison des exigences opérationnelles qui étaient liées au traitement des demandes d'accès soumises en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Politiques et pratiques administratives

Procédure

Le BAIPRP maintient, depuis trois ans, sa Procédure sur l'application de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, qui a été présentée et approuvée par la haute gestion de l'Agence. Seules des modifications administratives y ont été apportées en 2012-2013 à la suite de la nomination d'un nouveau sous-ministre.

La procédure répond aux exigences de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction, entrée en vigueur le 1er avril 2010. Celle-ci a d'ailleurs été un guide essentiel à la mise en place de la procédure qui vise à faciliter la conformité aux exigences législatives et réglementaires des lois, à préciser le rôle et les responsabilités des intervenants impliqués dans le traitement des demandes d'accès, puis à modéliser de façon efficiente les pratiques et les processus de traitement des demandes d'accès.

En plus de présenter les rôles et les responsabilités des différents intervenants, cette procédure identifie le processus de traitement des demandes et illustre les différentes étapes de traitement et d'approbation en vigueur à l'Agence. Le diagramme ci-dessous explique ce processus.

Flux de traitement

Réception

Traitement

Communication

 

Dans le cadre d'un processus bien défini, le BAIPRP est responsable de la réception et du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi et assure la direction relative à celles-ci. Le BAIPRP achemine ensuite les demandes au bureau de première responsabilité qui doit alors fournir les documents demandés et assurer l'expertise-conseil en appui au BAIPRP.

Une fois franchie l'étape de l'extraction des documents, le BAIPRP analyse les documents en fonction de la Loi, consulte le bureau de première responsabilité, les ministères concernés et les tiers, s'il y a lieu. Il informe ensuite les directions et les secteurs concernés des dispositions recommandées. Celles-ci sont ensuite soumises pour approbation au gestionnaire du Secrétariat général.

Un avis de 48 heures faisant part de la décision du BAIPRP est envoyé simultanément aux gestionnaires impliqués. Les documents sont ensuite préparés en vue de leur communication et envoyés aux demandeurs.

Information disponible à l'intention des demandeurs

Une section du site internet de l'Agence diffuse des renseignements sur son rôle dans l'application de la Loi. On y retrouve des renseignements supplémentaires et pratiques visant à aider les citoyens qui souhaitent déposer une demande d'accès. Cette section se veut ainsi une porte d'entrée vers les services et l'engagement du BAIPRP.

Plaintes et enquêtes

L'Agence n'a reçu aucune plainte relative aux demandes d'accès aux renseignements personnels au cours de l'année 2012-2013.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

En 2012-2013, l'Agence a renouvelé sa programmation régulière et possède maintenant un seul programme de contribution, soit le Programme de développement économique du Québec. L'Agence entend ainsi prendre les dispositions nécessaires à la tenue d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour ce programme en 2013-2014.

Divulgation de renseignements personnels

Au cours de 2012-2013, aucun renseignement n'a été divulgué en vertu de l'alinéa 8(2) m), qui prévoit la communication de renseignements personnels dans l'intérêt du public ou de l'individu concerné.

Actions projetées pour 2013-2014

Le BAIPRP s'affairera à répondre à toutes demandes d'accès aux renseignements personnels en conformité avec l'esprit et la lettre de la Loi.

De surcroît, il tentera de consolider ses effectifs afin de poursuivre l'amélioration de ses pratiques d'affaires tout en se conformant aux directives, aux règlements et aux grandes tendances en matière d'accès aux renseignements personnels.

En 2013-2014, l'amélioration de ses pratiques d'affaires passera notamment par :

Annexe A - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 1 – Demandes en vertu de la LPRP

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 2
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0
Total 2
Fermées pendant la période visée par le rapport 2
Reportées à la prochaine période de rapport 0

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 1 1 0 0 0 0 2
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 1 1 0 0 0 0 2
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1) (a) 0
19(1) (b) 0
19(1) (c) 0
19(1) (d) 0
19(1) (e) 0
19(1) (f) 0
20 0
21 0
22(1) (a) (i) 0
22(1) (a) (ii) 0
22(1) (a) (iii) 0
22(1) (b) 0
22(1) (c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 1
26 2
27 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1) (a) 0
69(1) (b) 0
69.1 0
70(1) (a) 0
70(1) (b) 0
70(1) (c) 0
70(1) (d) 0
70(1) (e) 0
70(1) (f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 2 0 0
Total 2 0 0
2.5 Complexité2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 489 242 2
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
2.5 Complexité2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 2 242 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 2 242 0 0
2.5 Complexité2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes (suite)
Disposition 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
2.5 Complexité2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 1 2 0 4
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 1 1 2 0 4
2.6 Retards 2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6 Retards2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Paragraph 8(2)e) Paragraph 8(2)(m) Total
0 0 0

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

  Nombre
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Requests for correction refused 0
Mentions annexées 0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15(a)(i)
Entrave au fonctionnement
15(a)(ii)
Consultation
15(b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 1 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 1 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15(a)(i)
Entrave au fonctionnement
15(a)(ii)
Consultation
15(b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 1 0
Total 0 0 1 0

Partie 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues reçues après l'échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

Partie 8 - Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 7 052 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 604 $
• Marchés pour les EFRVP 0 $  
• Marchés de services professionnels 0 $
• Autres 604 $
Total 7 656 $
8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP à temps plein Voués à la LPRP à temps partiel Total
Employés à temps plein 0 0,05 0,05
Employés à temps partiel et occasionnels 0 0 0
Employés régionaux 0 0 0
Experts-conseils et personnel d'agence 0 0 0
Étudiants 0 0 0
Total 0 0,05 0,05

Annexe B - Exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports (LPRP)

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) complétées
Institution Nombre d'ÉFVP complétées
Développement économique Canada Aucune

Annexe C - Grille de délégation

Grille de délégation
Loi sur la protection des renseignements personnels
Article Description Délégation proposée
Gestionnaire Secrétariat général Coordonnateur
8(2)(j) Communication à des fins de recherche  
8(2)(m) Communication dans l'intérêt public ou d'une personne  
8(4) Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)e)
8(5) Avis de communication en vertu de 8(2)m)
9(1) Conservation d'un relevé des cas d'usage
9(4) Usages compatibles
10 Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels
14 Notification lors de demande de communication
15 Prorogation du délai
17(2)(b) Version de la communication
17(3)(b) Communication sur support du substitution
18(2) Exception (fichiers inconsultables)- autorisation de refuser  
19(1) Exception - renseignements obtenus à titre confidentiel  
19(2) Exemption - cas où la divulgation est autorisèe  
20 Exception - affaires fédéro-provincials  
21 Exception - affaires internationales et deéfense  
22 Exception - application de la loi et enquêtes  
22.3 Exemption - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles  
23 Exemption - enquétes de sécurité  
24 Exemption - individus condamnés pour une infraction  
25 Exemption - sécurité des individus  
26 Exemption - reseignements concernant un autre individu  
27 Exemption - secret professionnel des avocats  
28 Exemption - dossiers médicaux  
31 Avis d'enquête
33(2) Droit de présenter ses observations
35(1) Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée
35(4) Communication accordée
36(3) Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable)
37(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (Contrôle d'application)
51(2),(3) Règles spéciales (auditions)  
72(1) Rapports au Parlement

J'approuve la grille de délégation
[original signé]
Me Guy Mc Kenzie, Sous-ministre, Président
Date : 6 décembre 2012

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