Loi sur l'accès à l'information - Rapport annuel au Parlement

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Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Développement économique Canada pour les régions du Québec

Collaborateur : Secrétariat général

Date de publication : 1 mars 2013

Résumé :

Ce rapport annuel présente les activités de l'Agence relativement à l'application de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice financier 2011-2012.

Table des matières

  1. Avant-propos
  2. 1. Introduction
  3. 2. Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
  4. 3. Délégation des pouvoirs
  5. 4. Interprétation du rapport statistique sur les demandes d’accès à l’information
  6. 5. Formation
  7. 6. Politiques et pratiques administratives
  8. 7. Plaintes et enquêtes
  9. 8. Info Source
  10. 9. Salle de lecture
  11. 10. Actions projetées pour 2012-2013
  12. Annexe – Rapport statistique annuel 2011-2012

Avant-propos

Mandat de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec

L’Agence soutient le développement des régions du Québec en accordant des contributions remboursables ou non remboursables via ses programmes et ses initiatives.

Depuis le 3 avril 2012, cette prestation de services, fondée sur des normes de qualité, est assurée par des conseillers répartis dans 12 bureaux d'affaires.

L’Agence offre également des services d’information, d’accompagnement et de conseils aux PME et OBNL.

Mission

Selon sa loi constituante entrée en vigueur le 5 octobre 2005, l'Agence a pour mission de promouvoir le développement économique à long terme des régions du Québec en accordant une attention particulière aux régions à faible croissance économique ou à celles qui n'ont pas suffisamment de possibilités d'emplois productifs.

Dans le cadre de sa mission, elle s'engage également à favoriser la coopération et la complémentarité avec le Québec et les collectivités du Québec.

Vision

À long terme, les régions et les collectivités du Québec auront accru leurs capacités de développement, leur dynamisme et leur prospérité de façon durable et significative au bénéfice des citoyens.

1. Introduction

La Loi sur l'accès à l'information, promulguée le 1er juillet 1983, a pour objet d’élargir l’accès aux documents de l’administration fédérale. Elle consacre le principe du droit du public à la communication de renseignements et vise à compléter les modalités d’accès aux documents.

Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information permet aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada d’exercer un droit général d’accès à l’information relevant d’une institution fédérale, sous réserve d’exceptions précises et limitées.

Il est prévu que chaque institution fédérale doit quant à elle faire tous les efforts raisonnables, sans égard à l’identité du demandeur, pour prêter assistance. L’institution doit aussi donner suite à la demande de façon précise et complète sous réserve des règlements, puis communiquer les renseignements en temps utile et sur le support demandé.

L’article 72 de la Loi précise également que le responsable d’une institution fédérale doit présenter annuellement au Parlement un rapport d’application en ce qui concerne son institution.

Le présent document porte donc sur les activités liées à l’application de la Loi à l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec. On peut obtenir un exemplaire en s’adressant au :

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec
Édifice Dominion Square
1255, rue Peel, bureau 900
Montréal (Québec) H3B 2T9

2. Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) est une division du Secrétariat général de l’Agence. Il compte le gestionnaire du Secrétariat général, le coordonnateur des droits du public ainsi que deux agents qui consacrent la moitié de leur charge de travail au traitement des demandes d’accès à l’information.

Le BAIPRP représente l’Agence à titre de responsable de la Loi auprès du public, du Secrétariat du Conseil du Trésor, des commissaires à l’information et à la protection de la vie privée ainsi qu’auprès des autres ministères et institutions fédérales.

Cette même division veille, pour le compte de l’Agence, au respect des lois, des règlements, des procédures et des orientations générales du gouvernement en matière d’accès à l’information. Principalement, le BAIPRP joue un rôle clé dans le traitement des demandes de renseignements et dans l’aide aux demandeurs en coordonnant toutes les activités administratives et légales qui leur sont afférentes. Il élabore des avis, des orientations générales, des rapports et des procédures liés à l’application de la Loi. Il joue aussi un rôle auprès des employés de l’Agence en ce qui a trait à la formation et à la sensibilisation à la Loi. Et finalement, le BAIPRP coordonne la préparation des questions écrites de députés et de sénateurs soumises à la Chambre des communes.

3. Délégation des pouvoirs

La Loi constituant l’Agence définit la première dirigeante comme étant la présidente. En plus d’assurer la direction de l’institution et le contrôle de la gestion de son personnel, cette dernière détient la responsabilité de l’application de la Loi sur l’accès à l’information. En 2010-2011, l’Agence a revu tous les pouvoirs délégués en vertu de la Loi. Ceux-ci sont maintenant identifiés dans un outil de délégation signé le 24 mars 2011 qui peut être consulté à la page suivante.

Dans cette grille, les pouvoirs d’application de la Loi ont été délégués au poste de gestionnaire du Secrétariat général, tandis que la majorité des pouvoirs administratifs ont été transmis au poste de coordonnateur des droits du public. Cette grille s’inscrit d’ailleurs dans un plan d’action global en matière d’accès qui reflète les tendances gouvernementales de l’heure et côtoie les grands principes d’accès à l’information. La section Politiques et pratiques administratives offre plus de détails à cet effet.

Grille de délégation
Loi sur l’accès à l’information
Article Description Délégation proposée
Gestionnaire Secrétariat général Coordonnateur
7a) Aviser l’auteur de la demande d’accès crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
7b) Autoriser l’accès à un document crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
8(1) Transmettre la demande à une autre institution crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
9 Prorogation du délai crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
11(2), (3), (4), (5), (6) Frais supplémentaires crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
12(2)b) Langue de communication des renseignements crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
12(3)b) Accès aux renseignements sur un support de substitution crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
13 Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
14 Exception - Affaires fédéro-provinciales crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
15 Exception - Affaires internationales et défense crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
16 Exception - Application de la loi et enquêtes crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
16.5 Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
17 Exception - Sécurité des personnes crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
18 Exception - Intérêts économiques du Canada crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
18.1 Exception - Intérêts économiques institutions fédérales crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
19 Exception - Renseignements personnels crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
20 Exception - Renseignements de tiers crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
21 Exception - Activités du gouvernement crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
22 Exception - Procédures de vérification crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
22.1 Exception - Documents de travail relatifs à la vérification et ébauche des rapports de vérification crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
23 Exception - Secret professionnel des avocats crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
24 Exception -Interdictions fondées sur d’autres lois crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
25 Prélèvements crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
26 Exception - Renseignements devant être publiés crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
27(1), (4) Avis aux tiers crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
28(1)b), (2), (4) Avis aux tiers crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
29(1) Recommandation du Commissaire à l’information crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
33 Avis au Commissaire à l’information de la participation d’un tiers crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
35(2)b) Droit de présenter des observations crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
37(4) Accès accordé au plaignant crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
43(1) Avis au tiers (demande de révision par la Cour fédérale) crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
44(2) Avis à l’auteur de la demande (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers) crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
52(2), (3) Règles spéciales concernant les audiences crochet, signifie que cette cellule a été cochée  
71(1) Salles publiques de consultation des manuels crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée
72 Élaborer un rapport annuel à l’intention du Parlement crochet, signifie que cette cellule a été cochée crochet, signifie que cette cellule a été cochée

J’approuve la grille de délégation
[original signé]
Suzanne Vinet, Présidente
Date : 24 mars 2011

4. Interprétation du rapport statistique sur les demandes d’accès à l’information

Points saillants 2011-2012

Demandes reçues

Le nombre de demandes d’accès reçues par le BAIPRP a nettement augmenté au cours du dernier exercice : 35 demandes reçues en 2011-2012 comparativement à 14 l’année précédente. Aux demandes reçues se sont ajoutées deux autres demandes, reportées de l’année précédente. Ce nombre de demandes est le plus important enregistré depuis les cinq dernières années, alors qu’en 2007-2008 le BAIPRP avait reçu 40 demandes.

Au total à la fin de l’exercice, le BAIPRP a traité 29 de ces demandes reçues, et 8 autres ont été reportées à l’exercice 2012-2013.

Parmi toutes ces demandes 49 % d’entre elles ont été reçues en trois jours. En mai 2011, 14 % des demandes ont été reçues la même journée, tandis qu’en août 2011, 26 % des demandes annuelles ont été reçus en même temps et qu’un autre 9 % arrivait un peu plus tard en février 2012.

Graphique : Demandes reçues

En 2009-2010, 24 demandes ont été reçues et 3 autres ont été reportées de l’année précédente. En 2010-2011, 14 demandes ont été reçues et 6 autres ont été reportées de l’année précédente. En 2011-2012, 35 demandes ont été reçues et 2 autres ont été reportées de l’année précédente.

Source des demandes

En 2011-2012, plus de la moitié des demandes ont été déposées par des médias, contrairement à l’année précédente où la plupart des demandes reçues provenaient du public.

L’analyse des rapports statistiques des derniers exercices ne nous permet pas de relever de constance, ni de grande tendance relative au nombre de demandes provenant des médias, du secteur universitaire, du secteur commercial, d’organismes et du public.

Graphique : Sources

2009-2010 : médias (19), public (5); 2010-2011 : médias (3), secteur commercial (1), public (10); 2011-2012 : médias (20), organisme (8), public (7)

Sources
Année financière Média Universitaire Commercial Organisme Public
2009-2010 19 0 0 0 5
2010-2011 3 0 1 0 10
2011-2012 20 0 0 8 7

Objet des demandes

L’objet des demandes reçues est tout aussi variable que leur source. Toutefois, de grands thèmes refont surface à chaque exercice, et ce, depuis de nombreuses années. Les sujets traités en 2011-2012 se concentraient sur les thèmes suivants :

Thème % des demandes
Contributions et subventions octroyées 49 %
Documents d’information 31 %
Contrats de services accordés par l’Agence 14 %
Administration des dépenses 6 %

Dispositions et délai de traitement

En fin d’exercice, un total de 29 demandes ont été traitées. De ce nombre, une demande s’est avérée impossible à traiter puisque les documents demandés n’existaient pas. Des 28 autres demandes traitées, 24 ont fait l’objet d’une communication totale ou partielle de documents tandis que quatre autres ont vu tous les documents être exemptés en totalité.

Type de demande Nombre de jours
1 à 15 16 à 30 31 à 60 61 à 
120
121 à 
180
181 à 
365
365 et plus
Communication totale   6 3        
Communication partielle 1 5 4 2 1 1 1
Tout exempté   2 1 1      
Document n’existe pas   1          
TOTAL 1 14 8 3 1 1 1

Les délais de traitement ont considérablement varié cette année portant le pourcentage des demandes traitées en moins de 30 jours à 52 %. Cette situation est majoritairement attribuable à la nature des documents demandés qui ont nécessité des consultations dans 59 % des cas.

Exceptions et exclusions invoquées

Le BAIPRP a communiqué totalement les renseignements demandés, sans appliquer de protection dans le cas de 9 demandes et a appliqué des exemptions et des exclusions dans 19 autres cas.

Le BAIPRP, par l’entremise de représentations faites par les Services juridiques de l’Agence, a dû d’ailleurs consulter à trois reprises le Bureau du Conseil privé pour l’application de l’article 69 visant à exclure des documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada. Lors de ces consultations obligatoires, le délai de traitement a varié de 61 à 180 jours selon la demande d’accès en cause.

Le tableau suivant présente les exemptions et les exclusions invoquées en 2011-2012. Il est à noter qu’une même demande peut entraîner l’application de plus d’un article.

Articles invoqués Fréquence invoquée
Renseignements obtenus à titre confidentiel
13(1)c)

1
Affaires fédéro-provinciales
14b)

1
Enquête
16(1)a)(ii)

1
Renseignements personnels
19 (1)

8
Renseignement de tiers
20(1)b)
20(1)c)
20(1)d)

5
2
2
Avis et recommandation au gouvernement
21(1)a)
21(1)b)

6
2
Examen et vérification
22.1(1)

2
Secret professionnel avocat-client
23

3
Refus de communication en cas de publication
26
2
Documents confidentiels
69(1) e)
69(1)g) re c)
69(1)g) re e)

1
2
2

Support des documents divulgués

Dans 17 demandes, la plupart des documents demandés ont été divulgués sous format papier, tandis que les 7 autres demandes ont été répondues par voie électronique, notamment par l’envoi d’un CD incluant les documents demandés. Encore une fois depuis de nombreuses années, aucun examen des documents n’a eu lieu dans la salle de lecture de l’Agence.

Pages traitées et divulguées

Le nombre de pages pertinentes traitées et divulguées en 2011-2012 a augmenté considérablement en comparaison de l’année précédente. Il est vrai que ce nombre peut varier considérablement d’une année à l’autre, et ce, en fonction de l’objet des demandes et de la quantité de documents pertinents détenus par l’Agence.

Au cours du dernier exercice, le nombre de pages traitées s’est chiffré à 4175, tandis que le nombre de pages divulguées a été de 2361 pages. L’écart entre le nombre de pages traitées et divulguées est justifié par le fait que 1657 des pages traitées ont été exemptées en totalité dues aux renseignements qu’elles comportaient. En comparaison avec l’année précédente, seulement 618 pages avaient été traitées.

Consultations

Dû à ses activités de développement économique, l’Agence détient de nombreux documents contenant des renseignements commerciaux, techniques et financiers touchant des tiers. C’est pourquoi il n’est pas inhabituel que les demandes reçues génèrent des consultations de tiers, et par le fait même, des prorogations de délai prévu dans la Loi.

Afin de se conformer à ce que prescrit la Loi, des consultations ont été menées dans 17 des 29 demandes traitées. Dans chaque cas de prorogation, les demandeurs ont été avisés de la prolongation du délai tel que précisé à la Loi.

Ce chiffre est nettement supérieur à l’exercice précédent où seulement trois consultations avaient été menées. Toutefois, il est à noter que le nombre de consultations est la plupart du temps proportionnel au nombre de demandes reçues dont l’objet est une contribution octroyée à un tiers. Comme 49 % des demandes touchaient ce thème en 2011-2012, le BAIPRP a dû procéder à un plus grand nombre de consultations que les années précédentes afin de se conformer aux exigences de la Loi.

Bien que l’Agence consulte dans le but de fournir autant de renseignements que possible, et ce, conformément à l’esprit et à la lettre de la Loi, il arrive que certaines demandes accusent un retard dû à ces consultations. Parmi les 17 demandes ayant fait l’objet de consultations, un total de cinq a été répondu à l’extérieur des délais prescrits, causant ainsi un retard de traitement.

Le tableau suivant illustre la durée des prorogations en vertu des types de consultations.

Graphique : Durée et type de consultations

Prolongations de 30 jours ou moins : 6 en vertu de consultations auprès de d’autres ministères, 6 en vertu de consultations auprès de tiers. Prolongations de 31 à 60 jours : 5 en vertu de consultations auprès de tiers. Prolongations de 61 à 120 jours : 2 en vertu de consultations en lien avec l’article 69. Prolongations de 121 à 180 jours : aucune. Prolongations de 181 à 365 jours : 1 en vertu d’une consultation en lien avec l’article 69. Prolongations de plus de 365 jours : aucune.

Consultations reçues d’autres institutions fédérales

En 2011-2012, le BAIPRP a traité un total de 15 demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales, représentant un total de 1082 pages à traiter. Parmi ces 15 demandes, une recommandation de communiquer les documents en totalité a été émise pour 10 demandes, tandis qu’à 3 reprises la recommandation a été de communiquer les documents partiellement, et tout cela, en deçà de 15 jours de traitement. Les 2 autres demandes de consultations restantes n’ont quant à elles pas donné lieu à des recommandations, compte tenu que les documents ne concernaient pas l’Agence.

Frais et exemptions

Le BAIPRP respecte les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui a trait à l’imposition et à l’exemption des droits d’accès. Par exemple, il renonce à percevoir les frais de reproduction en deçà de 25 $. Au-delà de ce montant, il décide, selon l’intérêt public pressenti, de l’opportunité de les percevoir intégralement ou non.

Pour l’année visée par ce rapport, un montant net de 155 $ a été perçu en frais de demandes, tandis que 50 $ ont été facturés pour la préparation de documents. De plus, le BAIPRP, après analyse, a dispensé des demandeurs de frais de 24$ en lien avec la présentation de demandes et la production des réponses.

Coûts

Les dépenses afférentes à l’administration de la Loi se sont élevées à 149 346 $. Ce montant comprend 138 638 $ en salaire (l’équivalent moyen de 2 ETP) et 10 708 $ en frais d’administration, incluant principalement des coûts de formation, des frais de voyage, des frais de location de logiciel et des coûts de production et de traduction.

En comparaison avec les dépenses totales de l’exercice précédent (117 691 $), les coûts salariaux ont augmenté dû à l’arrivée de nouveaux agents destinés au traitement des demandes, tandis que les frais administratifs ont diminué en cours d’année financière à cause de l’achat, en 2010-2011, d’un logiciel de coordination et de traitement des demandes d’accès.

5. Formation

En 2011-1012, à la suite du dépôt de son plan d’action, le BAIPRP avait exploré les besoins de formation du personnel de l’Agence. À la suite de cette analyse, une formation obligatoire intitulée Accès à l’information et protection des renseignements personnels a été élaborée par l’équipe du BAIPRP et visait à sensibiliser tous les employés de l’Agence au respect des lois et des règlements en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Cette formation se déclinait en une séance modulable en fonction des besoins des employés. La première séance, d’une durée de trois heures, permettait aux employés de comprendre les lois et leurs rôles en prévision d’une participation au processus de traitement des demandes d’accès à l’information. De cette formation était également extraite une séance d’initiation, d’une durée d’une heure trente, et qui visait à informer de façon plus générale les employés n’ayant pas un rôle précis à jouer dans le traitement des demandes d’accès à l’information.

Cette formation a été présentée par les agents du BAIPRP par le biais de rencontres en salle pour les employés du siège de Montréal et des bureaux d’affaires en périphérie. Les employés des autres bureaux d’affaires et des directions extérieures ont pu également prendre part à la formation via la téléprésence. Différentes activités d’apprentissage participatives et dynamiques ont appuyé les formateurs tous au long de la formation. De plus, un guide pratique faisant état de la matière présentée a été remis à tous les participants.

La majorité des employés de l’Agence ont participé à la formation de trois heures. À la fin de celle-ci, ils étaient en mesure de :

Les 30 sessions présentées entre novembre 2011 et avril 2012 ont permis à l’équipe du BAIPRP de former 316 employés sur un total de 399 ETP à l’Agence. L’objectif pour 2012-2013 sera de former les employés n’ayant pas encore bénéficié de la formation et de présenter au besoin une formation aux nouveaux employés tout en maintenant l’acquisition des connaissances chez les autres employés.

À cette série de formations s’est également ajoutée en septembre 2011 la tenue d’un café-conversation dans le cadre de la Semaine canadienne du droit à l’information. Cet événement a permis de joindre trente-cinq employés intéressés à participer à une rencontre d’échanges où ils étaient invités à poser leurs questions aux employés du BAIPRP. Lors de cette activité, un feuillet comprenant des adresses électroniques portant sur l’accès à l’information a été distribué aux participants.

Somme toute, les sessions de formation et le café-conversation ont été appréciés par les employés et ont permis de les sensibiliser aux lois et de démystifier le travail du BAIPRP.

6. Politiques et pratiques administratives

Procédure

Le BAIPRP maintient depuis deux ans sa Procédure sur l’application de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Celle-ci a été présentée et approuvée par la haute gestion de l’Agence en mars 2011 et a ensuite fait l’objet d’une présentation aux employés par le biais du réseau intranet de l’Agence. Aucune modification n’a été apportée à celle-ci en 2012.

La Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, entrée en vigueur en mars 2010, a servi de guide pour la mise en place de la nouvelle procédure. Celle-ci vise à faciliter la conformité aux exigences législatives et règlementaires des lois, à préciser le rôle et les responsabilités des intervenants impliqués dans le traitement des demandes d’accès, puis à modéliser les pratiques et les processus de traitement des demandes d’accès de façon efficiente.

En plus de présenter les rôles et les responsabilités des différents intervenants, cette procédure identifie le processus de traitement des demandes et illustre les différentes étapes de traitement et d’approbation en vigueur à l’Agence, comme en fait foi la page suivante.

Traitement

Une fois l’étape de l’extraction des documents franchie, le BAIPRP analyse les documents en fonction de la Loi, consulte le bureau de première responsabilité, les ministères concernés et les tiers, s’il y a lieu. Il informe ensuite les directions et les secteurs concernés des dispositions recommandées. Celles-ci sont ensuite soumises pour approbation au gestionnaire du Secrétariat général.

Réception

Dans le cadre d’un processus bien défini, le BAIPRP est responsable de la réception et du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi et assure le leadership relatif à celles-ci. Le BAIPRP achemine ensuite les demandes au bureau de première responsabilité qui est par la suite responsable d’acheminer les documents demandés et assurer l’expertise-conseil en appui au BAIPRP.

Communication

Un avis de 48 heures faisant part de la décision du BAIPRP est envoyé simultanément aux gestionnaires impliqués. Les documents sont ensuite préparés en vue de leur communication et envoyés aux demandeurs.

Divulgation proactive

L’Agence a intégré une série de mesures visant à renforcer la gestion du secteur public en augmentant la transparence au sein de son organisation. Une de ces mesures porte sur la divulgation proactive obligatoire des renseignements relatifs aux finances et aux ressources humaines. Le public peut ainsi obtenir depuis 2005, par le biais du site Internet de l’Agence, des renseignements trimestriels portant sur les frais de voyage et d’accueil, les contrats, la reclassification des postes et l’octroi de subventions et de contributions.

Des travaux se poursuivent d’ailleurs pour rendre plus conviviales les listes de divulgations de subventions et de contributions par le biais de listes permettant le tri de renseignements. Ceci permettra au BAIPRP de mieux accompagner les demandeurs souhaitant obtenir des listes de contributions divulguées en leur offrant l’opportunité d’extraire simplement à partir de la divulgation proactive les renseignements souhaités.

Sommaire des demandes traitées

Conformément à la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, l’Agence publie mensuellement sur Internet le sommaire des demandes d’accès à l’information traitées depuis mai 2011. Cette publication côtoie les nouvelles pages internet mises en ligne en 2011 et vise à accompagner le public et plus précisément les demandeurs par le biais d’informations pratiques.

Les demandes d’accès subséquentes issues de la publication des sommaires sont traitées informellement, comme le recommande le Guide sur la publication de sommaires des demandes d’accès à l’information complétées.

Au total, quatre demandes ont ainsi été traitées en 2011-2012.

Demandes informelles

L’Agence tente, lorsque possible, de traiter certaines demandes de façon informelle. Celles-ci sont essentiellement des requêtes pour des listes de contributions qui présentent des critères de recherche particuliers. Ces demandes, ainsi traitées, ne requièrent aucun dépôt et ne confèrent aux demandeurs aucun droit de porter plainte au commissaire à l’information.

Bien que le nombre de demandes traitées informellement n’apparaisse pas au rapport statistique, il représente un important nombre de demandes d’accès reçues et traitées par le BAIPRP. En 2011-2012, le traitement informel a permis à l’Agence de répondre à 17 demandes visant des listes de contributions. À ce chiffre s’ajoutent les quatre demandes d’accès liées au sommaire des demandes d’accès à l’information complétées.

Le BAIPRP répond à ce type de demandes depuis plusieurs années puisqu’il considère que bien que les renseignements demandés soient publics dus à leur présence sur le site de la divulgation proactive de l’Agence, il est difficile pour le citoyen de retrouver facilement les renseignements désirés en raison de l’absence d’un moteur de recherche ou de tri convivial. Aussi, comme indiqué dans la section Divulgation proactive, des travaux se poursuivent pour rendre plus conviviales les listes de divulgations de subventions et de contributions grâce à la création de liste qui permettraient un tri d’information. Une fois ces travaux complétés, les demandeurs de listes de contributions pourront s’en remettre à la section Divulgation proactive pour obtenir les listes normalement ciblées dans le cadre des demandes informelles.

Graphique : Demandes informelles

2009-2010 : 35; 2010-2011 : 29; 2011-2012: 21

Élaboration d’avis

Outre les services d’expertise-conseil en matière d’accès à l’information fournis aux employés de l’Agence, le BAIPRP élabore des avis relativement à la communication de rapports de vérification interne et d’évaluations environnementales versées au Registre canadien d’évaluation environnementale. Cet exercice assure les centres de responsabilité concernés que la communication publique de leurs rapports est faite en conformité avec l’esprit de la Loi.

En 2011-2012, 4 évaluations environnementales et 5 rapports de vérification interne ont été analysés par le BAIPRP.

Graphique : Élaboration d’avis

2009-2010 : 19 (5 sur les rapports de vérification interne et 14 sur des évaluations environnementales); 2010-2011 : 27 (10 sur des rapports d’évaluation interne et 17 sur des évaluations environnementales); 2011-2012 : 9 (5 sur des rapports d’évaluation interne et 4 sur des évaluations environnementales)

Questions écrites du Parlement

Le BAIPRP coordonne également les questions écrites de députés et de sénateurs. Ces questions sont acheminées aux différentes institutions fédérales concernées par le Bureau du Conseil privé. Conformément aux Règlements de la Chambre des communes, un délai de 45 jours est généralement attribué aux institutions pour préparer des réponses que le ministre responsable doit ensuite signer. Ces questions portent sur une multitude de sujets allant de l’octroi de contributions aux dépenses administratives effectuées par les institutions.

Une importante augmentation du nombre de questions reçues et traitées a été enregistrée au cours des dernières années. De ce fait, de nombreux efforts ont dû être déployés pour assurer le respect des délais. Toutefois, dû au déclenchement d’élections en 2011-2012, le nombre de questions écrites traitées a subi une forte diminution. Le tableau suivant illustre bien la situation.

Graphique : Questions écrites du Parlement

2006-2007 : 11; 2007-2008 : 24; 2008-2009 : 29; 2009-2010 : 100; 2010-2011 : 142; 2011-2012 : 66

Services communs 2006-2007 2007-2008 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-2012
# questions 11 24 29 100 142 66

7. Plaintes et enquêtes

En 2011-2012, l’Agence a reçu une nouvelle plainte concernant un refus de communication. Toutefois, cette plainte a été retirée quelques mois plus tard par le plaignant lui-même. Celle-ci concernait une demande qui avait nécessité l’examen et l’analyse de 605 pages de documents, de même que la consultation de tiers.

8. Info Source

Le BAIPRP transmet annuellement au Secrétariat du Conseil du Trésor la mise à jour des fonds de renseignements de l’Agence afin qu’ils soient ajoutés à la publication Info Source.

9. Salle de lecture

Afin d’encourager le grand public à se servir des mécanismes existants pour l’obtention de renseignements et pour répondre aux exigences de la Loi, l’Agence peut désigner un local dans ses bureaux de Montréal comme salle de lecture et de consultation de documents. Afin de mieux desservir sa clientèle des régions, des arrangements peuvent également être faits, sur demande, avec les bureaux d’affaires, pour permettre aux demandeurs de consulter les documents sur place.

10. Actions projetées pour 2012-2013

Le BAIPRP poursuivra son mandat initial qui est de répondre à toutes demandes d’accès à l’information en conformité avec l’esprit et la lettre de la Loi.

Au cours des dernières années, l’objectif du BAIPRP a été de consolider ses effectifs et de mettre en place des pratiques d’affaires qui se conformaient autant aux directives et règlements qu’aux grandes tendances en matière d’accès à l’information. Le BAIPRP visera au cours du prochain exercice à poursuivre ses actions en ce sens. Cet objectif sera réalisé au moyen de la :

2012-2013

Annexe – Rapport statistique annuel 2011-2012

Nom de l'institution : Développement économique Canada pour les régions du Québec

Période visée par le rapport : 01/04/2011 au 31/03/2012

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes
Nombre de demandes Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 35
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 2
Total 37
Fermées pendant la période visée par le rapport 29
Reportées à la prochaine période de rapport 8

1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 20
Secteur universitaire 0
Secteur commercial (secteur privé) 0
Organisme 8
Public 7
Total 35

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 6 3 0 0 0 0 9
Communication partielle 1 5 4 2 1 1 1 15
Tous exemptés 0 2 1 1 0 0 0 4
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 1 0 0 0 0 0 1
Demande transmise 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Traitement informel 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 14 8 3 1 1 1 29

2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1) a) 0
13(1) b) 0
13(1) c) 1
13(1) d) 0
13(1) e) 0
14a) 0
14b) 1
15(1) - A.I.* 0
15(1) - Def.* 0
15(1) - A.S.* 0
16(1) a) (i) 0
16(1) a) (ii) 1
16(1) a) (iii) 0
16(1) b) 0
16(1) c) 0
16(1) d) 0
16(2) a) 0
16(2) b) 0
16(2) c) 0
16(3) 0
16.1(1) a) 0
16.1(1) b) 0
16.1(1) c) 0
16.1(1) d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1) a) 0
16.4(1) b) 0
16.5 0
17 0
18a) 0
18b) 0
18c) 0
18d) 0
18.1(1) a) 0
18.1(1) b) 0
18.1(1) c) 0
18.1(1) d) 0
19(1) 8
20(1) a) 0
20(1) b) 5
20(1) b.1) 0
20(1) c) 2
20(1) d) 2
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1) a) 6
21(1) b) 2
21(1) c) 0
21(1) d) 0
22 0
22.1(1) 2
23 3
24(1) 0
26 2

*A.I.: Affaires internationales
Déf.: Défense du Canada
A.S.: Activités subversives

2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68a) 0
68b) 0
68c) 0
68.1 0
68.2a) 0
68.2b) 0
69(1) a) 0
69(1) b) 0
69(1) c) 0
69(1) d) 0
69(1) e) 1
69(1) f) 0
69(1) (g) re a) 0
69(1) (g) re b) 0
69(1) (g) re c) 2
69(1) (g) re d) 0
69(1) (g) re e) 2
69(1) (g) re f) 0
69.1(1) 0

2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 5 4 0
Communication partielle 12 3 0
Total 17 7 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées at divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 851 849 9
Communication partielle 1667 1512 15
Tous exemptés 1657 0 4
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0

2.5 Complexité 2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Type de demande Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées
Disposition Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 6 152 3 697 0 0
Communication partielle 12 256 2 402 1 854
Tous exemptés 0 0 2 0 2 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0
Total 18 408 7 1099 3 854

2.5 Complexité 2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes (suite)
Type de demande 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Disposition Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

2.5 Complexité 2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 3 0 0 0 3
Communication partielle 12 1 6 5 24
Tous exemptés 2 0 2 0 4
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 17 1 8 5 31

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
5 0 2 2 1

2.6 Retards 2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 2 2
16 à 30 jours 0 2 2
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 1 1
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 5 5

2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 0 0 1 2
Communication partielle 0 3 4 8
Tous exemptés 0 0 1 1
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 3 6 11

3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 0 0 6 6
31 à 60 jours 0 0 0 5
61 à 120 jours 0 2 0 0
121 à 180 jours 0 0 0 0
181 à 365 jours 0 1 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 0 3 6 11

Partie 4 - Frais

Partie 4 - Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 31 $155 4 $20
Recherche 0 $0 0 $0
Production 0 $0 2 $4
Programmation 0 $0 0 $0
Préparation 1 $50 0 $0
Support de substitution 0 $0 0 $0
Reproduction 0 $0 0 $0
Total 32 $205 6 $24

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres
institutions fédérales
Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 14 1080 0 0
En suspens à 1a fin de la période de rapport précédente 1 2 0 0
Total 15 1082 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 15 1082 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 10 0 0 0 0 0 0 10
Communiquer en partie 3 0 0 0 0 0 0 3
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 1 1 0 0 0 0 0 2
Total 14 1 0 0 0 0 0 15

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0   0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 6 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Partie 6 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 2 0
121 à 180 0 1
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 2 1

Partie 7 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

7.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $138,638
Heures supplémentaires $0
Biens et services $10,708
• Marchés de services professionnels $0  
• Autres $10,708
Total $149,346

7.2 Ressources humaines
Ressources Voués à l'AI à temps plein Voués à l'AI à temps partiel Total
Employés à temps plein 1 3 4
Employés à temps partiel et occasionnels 0 0 0
Employés régionaux 0 0 0
Experts-conseils et personnel d'agence 0 0 0
Étudiants 0 0 0
Total 1 3 4

 

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