Vers une meilleure gestion du chaos documentaire

La PME gatinoise Cogniva, qui compte actuellement 14 employés, offre ses services en gestion de l’information depuis maintenant six ans et connaît une croissance notable depuis qu’elle a conçu et mis au point la solution logicielle ISIS.

« À peine avions-nous démarré nos activités que déjà une évidence s’imposait : les méthodes traditionnelles de gestion de l’information au sein des grandes entreprises étaient fort peu efficaces. Nous avons donc entrepris un processus de réflexion qui nous a amenés à élaborer une méthode d’organisation du contenu basée sur une architecture multidimensionnelle de l’information. Le grand avantage est que toutes les plateformes technologiques sont prises en compte, peu importe les outils de gestion électronique de documents ou de gestion de l’information (GED\GI) qui sont utilisés », explique Yves Marleau, président de Cogniva.

Mais la notion même de classement s’est rapidement complexifiée. « Nous nous sommes rendu compte que les besoins étaient fort différents et souvent incompatibles, selon que la classification était établie par des entreprises ou par des personnes », ajoute-t-il.

Après avoir fait ce constat, l’équipe de recherche-développement de Cogniva a mis au point le système ISIS (Integrated Semantic Information Services). Ce système intègre le concept d’autonomie gouvernée, c’est-à-dire que l’utilisateur a toute la liberté d’organiser l’information comme il l’entend mais qu’à l’arrière plan ISIS applique toutes les règles de conformité et de gestion du cycle de vie de l’information que l’entreprise s’est fixées. ISIS garde en mémoire les processus d’affaires de l’organisation et a la souplesse nécessaire pour intégrer les différentes méthodes de travail des employés au sein d’une même équipe, et ce, même si elles sont en constante évolution.

Un terreau fertile

Le secteur public est rapidement devenu un important client pour Cogniva. « Je peux donner l’exemple d’un organisme qui met sur pied un comité de travail dont les membres se trouvent dans différentes régions du pays. Que le travail soit effectué en anglais en Colombie-Britannique ou en français au Québec, ISIS permet de trouver tous les documents produits sur un même sujet, même si la langue de recherche est différente de la langue des métadonnées qui ont été jointes », note le président de Cogniva.

ISIS a ceci de particulier que le classement dépasse la notion de documents et de langue. Même après quelques années, il sera possible de procéder à des vérifications poussées. On voudra savoir qui a fait quoi et quand, et on obtiendra les réponses. ISIS permettra de récupérer les fichiers ainsi que les courriels pertinents et ira jusqu’à identifier qui avait assumé quelles responsabilités au sein d’un comité.

Ce système, qui atteint un tel niveau d’intégration des données, permet non seulement d’économiser temps et argent, mais inclut cette valeur ajoutée  d’efficacité et de rapidité d’un système intégré qui dépasse de loin des techniques traditionnelles.

De Gatineau à Strasbourg

Cogniva a rapidement trouvé auprès de Développement économique Canada un partenaire pour mener à bien sa stratégie de mise en marché à l’étranger. Les efforts de l’entreprise ont porté leurs fruits. En effet, la PME, qui compte parmi ses clients le Fonds monétaire international, vient de mener avec succès un projet pilote au Conseil de l’Europe, situé à Strasbourg. « Alors qu’au Canada, nous pouvons parler de gestion bilingue, nous avions sur notre table de travail pas moins de 27 langues différentes à intégrer », souligne Yves Marleau.

Par ailleurs, le volet de recherche de pointe est assuré par l’Institut de recherche Cogniva, auquel participent le Conseil national de recherche du Canada en plus des universités de Montréal, de Carlton et d’Ottawa ainsi que le Conservatoire national des arts et métiers de Paris et l’Université de technologie de Troyes, située dans le nord-est de la France.

Cogniva, qui a mis en place un important Service de recherche-développement, est en mesure de prodiguer conseils et soutien. Elle est également actionnaire de Cogniva Europe qui, non seulement participe aux travaux de R-D de l’entreprise gatinoise, mais se charge de la mise en marché de la plateforme ISIS sur le vieux continent.

Il n’est donc pas surprenant, dans ce contexte, que Cogniva ait décidé de centraliser ses activités au Centre de recherche en technologies langagières, situé à l’Université du Québec en Outaouais.

Si la gestion documentaire peut paraître une lourde tâche, il n’en demeure pas moins qu’elle peut maintenant se réaliser presque à votre insu!