Rapport de vérification interne du Programme infrastructures Canada (PIC)

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Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Développement économique Canada pour les régions du Québec

Collaborateur : Service de vérification Canada

Date de publication : 28 octobre 2011

Résumé :

Ce rapport couvre la vérification interne de la conformité aux contrôles clés sur les processus d’approbation et de modification des projets et des paiements de contributions, ainsi que sur le suivi budgétaire pour l'exercice financier 2009-2010.

Le Programme infrastructures Canada est régi par l'Entente Canada-Québec, conclue le 20 octobre 2000 entre le gouvernement du Québec et celui du Canada. 

Sommaire exécutif

Introduction

Dans le cadre de son engagement à maintenir et à améliorer la qualité de vie des Canadiennes et des Canadiens, le gouvernement du Canada et le gouvernement du Québec ont signé, en octobre 2000, l’Entente Canada-Québec relative au programme d’infrastructures (l’Entente). La contribution fédérale prévue à ce programme s’élève à 515 508 000 $, répartie sur une période de dix ans. Le gouvernement fédéral assume environ un tiers du coût des projets d’infrastructures, les deux autres tiers étant versés par le gouvernement du Québec et les municipalités ou les autres promoteurs.

Bien qu’Infrastructure Canada (INFC) soit également signataire de l’Entente, la partie fédérale du programme est administrée par l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (Agence), Direction des infrastructures et la partie provinciale est administrée par le Ministère des Affaires municipales, des Régions des Régions et de l’Occupation du territoire ( MAMROT), et par le Ministère des transports du Québec (MTQ). Un comité de gestion a été mis sur pied pour gérer l’Entente. Une Coprésidente fédérale (la directrice, Direction des infrastructures à DEC) et un Coprésident provincial (Directeur des infrastructures au MAMROT) en sont les principaux gestionnaires. Les ministères provinciaux sont les maîtres d’œuvre du Programme infrastructures Canada (PIC).

Les requérants acheminent leurs demandes à ces ministères provinciaux qui sont responsables de l’analyse et qui déterminent si les projets sont admissibles à l’Entente. Seuls les projets admissibles jugés prioritaires, selon les ministères provinciaux, sont présentés sous forme de fiches synthèses à la Direction des infrastructures de l’Agence. À partir de ces fiches synthèses, les conseillers effectuent une analyse et un examen de conformité des projets selon les modalités de l’annexe A de l’Entente et du Système partagé de gestion de l’information sur les infrastructures ( SPGII) tout en s’assurant que le projet rencontre les exigences de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale ( LCÉE). Préalablement à l’inscription des projets à l’Entente, les fiches synthèses sont signées par la Coprésidente fédérale avant d’être soumises pour approbation ministérielle.

L’Entente prévoit un cadre de vérification ayant pour but de fournir des assurances indépendantes et objectives relativement, entre autres, aux systèmes et procédures en place de façon à permettre une gestion qui tienne compte des conditions de l’Entente.

Objectifs de vérification

L’objectif de cette vérification était de fournir une assurance que le Programme infrastructures Canada (PIC) est géré de façon diligente et en conformité avec les procédures établies. Plus spécifiquement, la vérification visait à s’assurer que les processus de modifications des projets et de paiement de contributions du PIC étaient appliqués en conformité avec les processus établis pour le programme.

Opinion de vérification

Nous sommes d’avis, bien que des améliorations soient possibles, que les processus de modification des projets ainsi que de paiements de contribution dans le cadre de l’Entente Programme infrastructures Canada (PIC) sont bien gérés et que l’Agence s’acquitte convenablement de ses responsabilités en fonction de l’entente.

Déclaration d’assurance

Cette vérification interne a été effectuée conformément à la Politique de vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur un examen des situations recensées à la lumière des critères de vérification préétablis qui ont été convenus avec la direction. Les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour assurer la haute direction du bien-fondé de l’opinion découlant de la vérification interne.

Contrôles clés pour les modifications des projets

L’Entente cadre Canada-Québec prévoit que toute proposition de modification jugée importante à un projet du PIC se doit d’avoir été approuvée avant la date du 31 décembre 2008. Une modification (no. 4) à l’Entente cadre Canada-Québec permet de prolonger au 31 décembre 2010 la date limite d’acceptation de modifications importantes apportées à un projet du PIC. Cependant cette modification fut signée le 3 août 2010, soit plus de quatre mois après la période de vérification couverte par le présent rapport, soit la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010.

L’Entente Canada-Québec ne comporte pas de définition de l’expression « modification importante ». En l’absence d’une telle définition, le comité de gestion fédéral-provincial de l’Entente s’est penché sur la question dans le passé et a décidé ce qui suit relativement à la définition d’une modification importante : « En faisant un parallèle avec l'article 3.11 a) et f) de la version initiale de l'Entente d'octobre 2000 et en se référant à une décision du 23 mars 2004, nous pourrions interpréter "modification importante" comme étant une modification à la nature, l'ampleur et/ou à la portée des travaux. Le comité de gestion avait également convenu que ce genre de modification serait discuté au cas par cas. »

L’Agence a reçu au cours de l’exercice 2009-2010, du Gouvernement du Québec qui assure la maîtrise d’œuvre permettant la livraison du PIC, deux demandes de modification pour des projets. Nous avons vérifié les deux dossiers de demandes de modification de projets. Il s’agissait de modifications considérées et traitées comme non importantes en vertu de l’interprétation adoptée par le comité de gestion fédéral-provincial de l’Entente.

Le dernier point de contrôle du processus d’acceptation de modifications impliquant une hausse de la contribution fédérale est constitué par la lettre du Coprésident provincial au requérant pour l’informer que la modification est acceptée. Une copie de cette lettre sert à documenter le dossier du projet. Nous n’avons pas trouvé de copie de cette lettre dans un dossier de projet.

Contrôles clés pour les paiements de contributions

Lors des tests de conformité effectués sur un échantillon de 17 dossiers qui ont fait l’objet de 22 versements au cours de la période comprise entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010, nous n’avons décelé aucune dérogation aux contrôles clés relatifs aux paiements.

Cependant, selon l’article 7.6 a) de la modification 2 de l’Entente Canada-Québec, aucune demande de remboursement du Québec au Canada pour les projets PIC reçue après le 31 mars de l’année suivant l’exercice au cours duquel les coûts admissibles ont été engagés, ou reçue après le 31 mars 2011, ne sera payée. Lors de nos tests, nous avons observé que l’Agence avait effectué des paiements pour des demandes reçues au-delà du 31 mars de l’année suivant l’exercice au cours duquel les coûts admissibles ont été engagés.

Les représentants de l’Agence nous ont indiqué que le comité de gestion de l’Entente Canada-Québec avait choisi d’interpréter l’article 7.6 a) à l’effet que les demandes de paiement pouvaient être remboursées jusqu’au 31 mars 2011 même si elles sont reçues au-delà du 31 mars de l’année suivant l’exercice au cours duquel les coûts admissibles ont été engagés.

En vertu, de l’interprétation choisie et appliquée par le comité de gestion, nous concluons qu’il n’y a eu aucune non-conformité relativement à la date de présentation des demandes de paiement.

Frais de gestion

Le Fédéral rembourse 50% des frais de gestion encourus par le Québec pour la mise en œuvre du PIC jusqu’à concurrence d’un montant maximum de 5 042 240 $. Nous avons constaté que le maximum admissible à titre de frais de gestion selon l’article 7.5 a) de l’Entente n’avait pas encore été atteint au 31 mars 2010. Pour l’exercice 2009-2010, les frais de gestion remboursés au Québec par l’Agence s’élèvent à 297 803 $.

Durant cet exercice, l’Agence a accepté que des dépenses rétroactives pour l’amélioration des systèmes informatiques du MAMROT soient imputées au PIC comme frais de gestion de l’Entente remboursables pour la moitié par le Fédéral. Plusieurs factures de services professionnels reliés au développement des systèmes informatiques du MAMROT ont été partiellement imputées au PIC. Le remboursement au Québec par l’Agence s’élevait à 149 884 $. La quote-part des coûts attribuée au PIC variait entre 49% et 97% du total de chaque facture adressée au MAMROT. Aucune justification concernant les pourcentages d’imputation utilisés n’apparaissait au dossier des frais de gestion et les factures comportaient très peu d’information sur la nature des travaux effectués.

Afin de se conformer à des pratiques raisonnables pour le traitement des réclamations, l’Agence aurait dû obtenir l’information nécessaire sur la base de répartition des frais d’amélioration des systèmes informatiques et aurait dû consigner cette information dans le dossier avant le paiement de la réclamation. Cependant, le risque de payer pour des frais de gestion erronés est réduit, car une vérification est effectuée à chaque année par le Québec. De plus, l’Entente prévoit l’ajustement des frais de gestion si une erreur était découverte.

Suggestion : Lorsque des frais encourus par le Québec pour le développement de ses systèmes informatiques sont imputés au PIC, l’Agence devrait s’assurer d’obtenir une information suffisante sur la nature des travaux réalisés et sur la base d’imputation des coûts attribués au PIC afin de se conformer à des pratiques de gestion prudentes.

Contrôles budgétaires

Notre analyse des contrôles clés au niveau du contrôle budgétaire nous a permis de constater leur existence et leur application adéquate tout au long de la période faisant l’objet de notre vérification.

Gestion du risque

L’Agence effectue annuellement une vérification du programme afin de s’assurer que le PIC est géré de façon diligente et en conformité avec les procédures établies. L’Entente Canada-Québec prévoit de plus qu’une vérification doit être effectuée au niveau des ministères provinciaux afin de s’assurer du respect des dispositions de l’Entente Canada-Québec. Cette vérification des contrôles de gestion du programme au niveau du MAMROT et du MTQ et a été effectuée annuellement depuis la mise en œuvre du programme.

Nous avons été en mesure de consulter les rapports de vérification du Ministère des Affaires municipales, des Régions et de l’Occupation du territoire pour les années 2007-2008 et 2008-2009 et avons reçu l’assurance de l’Agence qu’une vérification a eu lieu pour l’exercice 2009-2010; cependant les résultats de cette vérification n’étaient pas disponibles au moment de la finalisation du présent rapport de vérification.

Nous avons été avisés par l’Agence que le Ministère des Transports du Québec n’avait pas effectué de vérification pour l’exercice 2009-2010 car les projets sous sa responsabilité étaient entièrement terminés et que les fonds attribués à ce volet étaient presque entièrement déboursés.

Systèmes d’information de gestion

Le rapport de vérification pour l’exercice 2008-2009 recommandait à l’Agence d’utiliser des rapports de gestion renfermant des données sur l’état d’avancement et de clôture des projets afin d’améliorer le suivi des projets et d’avoir une meilleure assurance que les projets seront terminés le 31 mars 2010. Cette date est la date limite indiquée à l’entente Canada-Québec pour compléter les projets du PIC.

Suite à cette recommandation, les représentants de l’Agence ont développé un rapport qui identifie le nombre des projets complétés ainsi que le nombre des projets non complétés (i.e. dont l’Agence n’a pas reçu la réclamation finale) dont la date de fin des travaux est atteinte ou dépassée. Ce rapport est envoyé de façon périodique au MAMROT et est utilisé lors des rencontres du comité de gestion fédéral – provincial pour le suivi des dossiers et pour obtenir une mise à jour de l’état d’avancement des projets. Selon ce rapport, 853 projets sur 894 étaient complétés et pour 41 projets, la réclamation finale n’avait pas été produite en date du 31 mars 2010.

Sommaire des recommandations

Suite aux résultats de la vérification du PIC, nous recommandons à l’Agence:

Obtenir une copie de la lettre de confirmation de l’acceptation des modifications manquante et rappeler au personnel administratif l’importance d’avoir des dossiers de projets complets.

1. Introduction

1.1 Contexte

Le budget fédéral de 2000 a prévu un financement de 2,65 milliards de dollars pour le programme d’infrastructures physiques. C’est ainsi que le 20 octobre 2000, le gouvernement du Canada et le gouvernement du Québec ont signé l’Entente Canada-Québec relative au programme d’infrastructures (l’Entente). La contribution fédérale prévue à ce programme s’élève à 515 508 000 $, répartie sur une période de dix ans.

Dans le cadre de son engagement à maintenir et à améliorer la qualité de vie des Canadiennes et des Canadiens, le gouvernement du Canada a lancé initialement un programme d’une durée de six ans et prolongé par la suite d’une période de deux ans le 18 juillet 2005, afin de permettre la complétude des travaux dans une période plus réaliste compte tenu de l’ampleur des travaux à réaliser. Ce programme, qui se terminera le 31 mars 2011 en vertu de la modification no. 4 de l’Entente a pour but de renouveler et d’améliorer les infrastructures physiques du Canada. Le gouvernement fédéral assume environ un tiers du coût des projets d’infrastructures, les deux autres tiers étant versés par le gouvernement du Québec et les municipalités ou les autres promoteurs.

L’Entente prévoit un cadre de vérification ayant pour but de fournir des assurances indépendantes et objectives relativement, entre autres, aux systèmes et procédures en place de façon à permettre une gestion qui tienne compte des conditions de l’Entente.

Bien qu’Infrastructure Canada (INFC) soit également signataire de l’Entente, la partie fédérale du programme est administrée par Développement économique Canada, pour les régions du Québec (L’Agence), Direction des infrastructures et la partie provinciale est administrée par le Ministère des Affaires municipales, des Régions et de l’Occupation du territoire ( MAMROT) et par le Ministère des transports du Québec (MTQ). Un comité de gestion a été mis sur pied pour gérer l’Entente. Une Coprésidente fédérale (la directrice, Direction des infrastructures à DEC) et un Coprésident provincial (Directeur des infrastructures au MAMROT) en sont les principaux gestionnaires.

Les ministères provinciaux sont les maîtres d’œuvre du Programme infrastructures Canada (PIC). Ainsi, les requérants acheminent leurs demandes à ces ministères qui sont responsables de l’analyse et qui déterminent si les projets sont admissibles à l’Entente. C’est donc dire que l’Agence a peu de contacts directs avec les requérants sauf en ce qui concerne les aspects reliés à la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale ( LCÉE).

Seuls les projets admissibles jugés prioritaires, selon les ministères provinciaux, sont présentés sous forme de fiches synthèses à la Direction des infrastructures de l’Agence. À partir de ces fiches synthèses, les conseillers effectuent une analyse et un examen de conformité des projets selon les modalités de l’annexe A de l’Entente et du Système partagé de gestion de l’information sur les infrastructures ( SPGII) tout en s’assurant que le projet rencontre les exigences de la LCÉE. Préalablement à l’inscription des projets à l’Entente, les fiches synthèses sont signées par la Coprésidente fédérale avant d’être soumises pour approbation ministérielle.

1.2 Étendue de la vérification

La Direction générale de la vérification interne ( DGVI) de l’Agence a mandaté Services de vérification Canada pour procéder à la vérification des systèmes et procédures de contrôle interne mis en application à la Direction des infrastructures de l’Agence à Montréal. Sept vérifications ont déjà été réalisées en rapport avec ce programme. La dernière vérification a eu lieu en novembre et décembre 2009 et a porté sur la période écoulée entre le 1er avril 2008, date de la fin de la période vérifiée précédemment, et le 31 mars 2009.

La présente vérification a eu lieu entre le 21 septembre et le 21 décembre 2010 et a porté sur la période du 1er avril 2009, date de la fin de la période vérifiée précédemment, et le 31 mars 2010. Cette vérification incluait la revue du sommaire des contrôles clés, la revue du processus de modification de projets et de paiement de contributions de même que l’examen de dossiers de projets. Cette vérification s’est déroulée en trois étapes distinctes, soit tout d’abord l’application de tests de conformité portant sur les contrôles relatifs aux modifications de projets, ensuite l’application de tests de conformité portant sur les contrôles relatifs aux paiements des contributions et enfin, l’analyse du contrôle budgétaire et de la reddition de comptes du PIC. Notre vérification s’inscrit comme une suite aux vérifications précédentes.

De plus, des rapprochements ont été établis entre les dépenses cumulées du programme et les données disponibles dans le système SPGII, de même qu’entre les frais de gestion du programme enregistrés au système et les informations disponibles à partir des dossiers de frais de gestion.

1.3 Objectifs poursuivis

L’objectif de la vérification était de fournir une assurance que le Programme des infrastructures Canada (PIC) est géré de façon diligente et en conformité avec les procédures établies. Plus spécifiquement, la vérification visait à s’assurer que les processus de modifications des projets et de paiement de contributions sont appliqués en conformité avec les processus établis pour le PIC en réalisant des tests de conformité sur un échantillon de dossiers dont la taille est suffisamment élevée pour permettre l’émission d’une opinion.

1.4 Méthodologie

Cette vérification a été effectuée dans le respect de la Politique de vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Le mandat a fait l'objet d'une planification formelle, d'une évaluation des risques, d'un programme de vérification et d'un plan d'échantillonnage. Des rencontres et des discussions ont eu lieu avec le personnel responsable de ce projet de vérification à la DGVI de l’Agence. La démarche a été associative et, dans ce contexte, l’établissement des faits a été validé avec les personnes concernées.

Les différentes étapes des processus de modifications des projets et de paiement de contributions ont été validées par la directrice du programme et corroborées avec les informations contenues dans les dossiers de projets ainsi qu’avec les rapports générés par les systèmes de gestion de l’information.

1.5 Remerciements

L’équipe de vérification tient à remercier la direction et le personnel responsables de la mise en œuvre du PIC consultés au cours de cette vérification ainsi que le personnel de la DGVI pour leur disponibilité, leur coopération et leurs commentaires pertinents.

2. Résultats de la vérification

2.1 Principales étapes du processus de contrôle

Le personnel en place et offrant des services à la Direction des infrastructures de DEC au cours de la période vérifiée était le suivant :

  • Une directrice - Coprésidente fédérale du comité de gestion de l’Entente
  • Deux conseillers principaux
  • Trois analystes de projets (conseillers)
  • Trois conseillers en environnement ( DGCR)
  • Les deux employées des services administratifs
  • Une adjointe administrative
  • Deux à trois conseillers en communication (Communication)

Les principales étapes du processus de contrôle décrites lors des vérifications effectuées de 2002 à 2009 pour le Programme infrastructures Canada (PIC), et des entretiens avec le personnel du programme ainsi que notre examen des dossiers nous ont permis de constater que le processus décrit lors de ces vérifications n’avait pas subi de transformations.

Procédure de modifications des projets

La procédure de modifications des projets, tel que mentionné dans les rapports précédents, demeure la même. Des fiches synthèses révisées, préalablement approuvées par le Coprésident provincial de l’Entente sont reçues du Québec. Une analyse est alors préparée par les conseillers de l’Agence, à l’aide du système SPGII, et une modification d’engagement y est inscrite. Cette analyse de modification est signée par un conseiller, révisée par un conseiller principal et approuvée par la directrice de la Direction des infrastructures de l’Agence.

À partir de la fiche synthèse révisée, les conseillers en environnement déterminent de nouveau si le projet est assujetti à la LCÉE. Si nécessaire, une révision de l’étude est demandée au requérant. Lorsque l’étude est complétée, les conseillers rendent leur décision. Le cas échéant, une approbation conditionnelle peut être donnée jusqu’à ce qu’une réévaluation environnementale soit complétée. Un formulaire prévu à cet effet est complété et approuvé par la directrice, Direction des infrastructures de l’Agence.

Un cahier d’information sur les modifications de projets est préparé pour fin de signature ministérielle. Ce cahier est revu et signé par la directrice, Direction des infrastructures de l’Agence, qui signe également les fiches synthèses révisées provenant du gouvernement provincial à titre de Coprésidente fédérale de l’Entente. Le cahier d’information, accompagné des fiches synthèses révisées, est expédié au Ministre fédéral responsable du PIC pour approbation. Les modifications de projets occasionnées par des hausses de coûts doivent être approuvées par les autorités ministérielles ou par le Conseil du Trésor du Canada, en fonction de la grille de délégation du pouvoir d’approbation des modifications du Conseil du Trésor du Canada, selon le niveau d’augmentation et le montant de la contribution fédérale initiale du projet.

Les documents sont par la suite retournés à la Direction des infrastructures et une lettre de la Coprésidente fédérale, accompagnée des fiches synthèses signées, est expédiée au Coprésident provincial signifiant l’approbation de la modification du projet par les autorités fédérales. Le Coprésident provincial est responsable d’aviser le requérant. L’engagement définitif est alors enregistré dans le système SPGII.

Procédure pour les paiements de contributions

Les ministères provinciaux soumettent à l’Agence des réclamations pour paiement. Les documents soumis varient selon les ministères. Le MAMROT fait parvenir à la Direction des infrastructures de l’Agence un “Sommaire de réclamation”, pouvant contenir un ou plusieurs projets, accompagné d’un calcul de l’aide financière à verser pour chaque projet. Le MTQ pour sa part, envoie un document sommaire indiquant les montants réclamés. Avant de recommander le versement, la Direction des infrastructures de l’Agence s’assure de la conformité de sa quote-part des sommes réclamées, que le montant maximum de la contribution fédérale n’a pas été dépassé et que le statut environnemental du projet permet le versement. Les réclamations sont approuvées par la Coprésidente fédérale et la saisie dans les systèmes financiers de l’Agence est ainsi autorisée.

Les chèques sont ensuite émis directement au Ministre des finances du Québec (et non aux requérants) par l’entremise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

2.2 Points de contrôles clés identifiés

Suite aux entrevues avec le personnel de l’Agence impliqué dans la gestion du PIC et à l’examen de nombreux dossiers de projets, nous avons été à même de valider le processus des opérations. Notre examen nous a permis d’identifier les contrôles clés suivants pour les modifications de projets :

  • Réception de la fiche synthèse révisée approuvée par le Coprésident provincial pour inscription de la révision à l’Entente;
  • Analyse de la fiche synthèse révisée par les conseillers;
  • Révision par un conseiller principal;
  • Approbation de l’analyse par la directrice de la Direction des infrastructures;
  • Analyse de l’impact au niveau des avantages du projet et des incidences environnementales de la modification, le cas échéant;
  • Production du rapport de demande incluant l’approbation par la directrice de la décision du conseiller en environnement;
  • Signature du Cahier d’information par la Coprésidente fédérale lorsqu’il y a hausse des contributions;
  • Approbation de la fiche synthèse révisée reçue du Coprésident provincial par la Coprésidente fédérale;
  • Approbation des modifications impliquant une hausse des coûts en vertu de la délégation d’autorité du Conseil du Trésor du Canada;
  • Approbation par la Coprésidente fédérale d’une modification impliquant une baisse des coûts ou une modification sans incidence financière;
  • Modification d’engagement enregistrée au système SPGII;
  • Raisons du changement adéquatement documentées et tenant compte des aspects financiers, de l’impact environnemental et de l’impact au niveau de l’échéancier de la réalisation des travaux;
  • Fiche synthèse révisée approuvée par la Coprésidente fédérale et retournée au Coprésident provincial avec une lettre d’accompagnement statuant sur l’évaluation environnementale;
  • Lettre d’approbation de la révision du Coprésident provincial expédiée au requérant pour une modification impliquant une modification à la hausse.

En ce qui concerne les paiements de contributions, les contrôles clés suivants ont été identifiés:

  • Examen du formulaire « calcul de l’aide financière admissible » reçue du MAMROT et du MTQ, le cas échéant;
  • Approbation de la réclamation de paiement provinciale par la Coprésidente fédérale;
  • Vérification que les exigences environnementales ont été respectées avant de procéder aux paiements;
  • Limites de paiements respectées;
  • Vérification des montants inscrits au « sommaire de réclamation »;
  • Enregistrement adéquat des réclamations pour les paiements de contributions.

Finalement, en ce qui concerne le contrôle budgétaire, les contrôles clés suivants ont été identifiés:

  • Un transfert entre volets nécessite une modification de l’Entente PIC avec l’accord des autorités des deux gouvernements;
  • En conformité aux exigences de l’article 32 de la Loi sur la Gestion de Finances Publiques (LGFP), la Direction des infrastructures s’assure que les engagements des projets approuvés ne dépassent pas l’affectation du programme;
  • La Direction des infrastructures de l’Agence maintient, par l’entremise du SPGII, un système d’engagement pluriannuel détaillé pour tous les projets approuvés et fournit des renseignements sur les engagements, les dépenses et le solde disponible par exercice financier, sur demande.
  • Un compte rendu final des dépenses est inscrit au rapport ministériel sur le rendement de l’année concernée.

2.3 Échantillonnage

Conformément à l’Entente datée du 18 juillet 2005, aucun nouveau projet n’a été approuvé durant la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010, conformément à l’article 3.11 a) i) qui prohibe toute approbation de nouveau projet après le 31 décembre 2005 pour le PIC.

Dans un premier temps, un examen de dossiers a été effectué au niveau des modifications de projets. La population était composée de 2 projets qui ont été modifiés durant la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010. Nous avons examiné les deux modifications.

Au niveau de l’approbation des paiements de contributions, la population est composée de tous les projets pour lesquels des paiements ont été effectués durant la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010, soit 42 dossiers représentant un total versé de 11 734 771 $. L’échantillon comprenait tous les projets dont les paiements excédaient 200 000 $; ainsi, 17 projets ont été sélectionnés représentant plus de 83% des montants totaux versés durant cette période. Cette méthode privilégie les transactions de grandes valeurs par rapport aux transactions de faible valeur ce qui assure une meilleure couverture des risques associés aux paiements des contributions.

Il n’y a eu aucun retrait de projet entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010.

2.4 Contrôles clés pour les modifications des projets ainsi que les retraits de projets

L’entente cadre Canada-Québec prévoit que toute proposition de modification importante à un projet du PIC se doit d’avoir été approuvée avant la date du 31 décembre 2008.

Une modification (no. 4) à l’entente cadre Canada-Québec permet de prolonger au 31 décembre 2010 la date limite d’acceptation de modifications importantes apportées à un projet du PIC. Cette modification fut signée le 3 août 2010, soit plus de quatre mois après la période de vérification couverte par le présent rapport, soit la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010.

Nous avons observé que l’entente Canada-Québec ne comporte pas de définition de l’expression « modification importante ». En l’absence d’une définition de l’expression « modification importante » dans l’Entente Canada-Québec, le comité de gestion fédéral-provincial de l’Entente s’est penché sur la question dans le passé et a décidé ce qui suit relativement à la définition d’une modification importante : «En faisant un parallèle avec l'article 3.11 a) et f) de la version initiale de l'Entente d'octobre 2000 et en se référant à une décision du 23 mars 2004, nous pourrions interpréter " modification importante" comme étant une modification à la nature, l'ampleur et/ou à la portée des travaux ». Le comité de gestion avait également convenu que ce genre de modification serait discuté au cas par cas.

L’Agence a reçu, du Gouvernement du Québec qui assure la maîtrise d’œuvre permettant la livraison du PIC, deux demandes de modification pour les projets. Nous avons vérifié les deux dossiers de demandes de modification de projets. Il s’agissait de modifications considérées et traitées comme non importantes en vertu de l’interprétation adoptée par le comité de gestion fédéral-provincial de l’Entente.

Le dernier point de contrôle du processus d’acceptation de modifications impliquant une hausse de la contribution fédérale est constitué par la lettre du Coprésident provincial au requérant pour l’informer que la modification est acceptée. Une copie de cette lettre sert à documenter le dossier du projet.

Nous n’avons pas trouvé de copie de cette lettre dans un dossier de projet.

Recommandation : Nous recommandons à l’Agence d’obtenir une copie de la lettre de confirmation de l’acceptation des modifications manquante et de rappeler au personnel administratif l’importance d’avoir des dossiers de projets complets.

2.5 Contrôles clés pour les paiements de contributions

Lors des tests de conformité effectués sur un échantillon de 17 dossiers qui ont fait l’objet de 22 versements au cours de la période comprise entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010, nous n’avons décelé aucune dérogation aux contrôles clés relatifs aux paiements.

Selon l’article 7.6 a) de la modification 2 de l’Entente Canada-Québec, aucune demande de remboursement du Québec au Canada pour les projets PIC reçue après le 31 mars de l’année suivant l’exercice au cours duquel les coûts admissibles ont été engagés, ou reçue après le 31 mars 2011, ne sera payée.

Lors de nos tests concernant les paiements de contributions, nous avons observé que l’Agence avait effectué des paiements pour 3 des demandes reçues au-delà du 31 mars de l’année suivant l’exercice au cours duquel les coûts admissibles ont été engagés.

Les représentants de l’Agence nous ont indiqué que le comité de gestion de l’Entente Canada-Québec avait choisi d’interpréter l’article 7.6 a) à l’effet que les demandes de paiement pouvaient être remboursées jusqu’au 31 mars 2011 même si elles sont reçues au-delà du 31 mars de l’année suivant l’exercice au cours duquel les coûts admissibles ont été engagés.

En vertu, de l’interprétation choisie et appliquée par le comité de gestion, nous concluons qu’il n’y a eu aucune non-conformité relativement à la date de présentation des demandes de paiement.

2.6 Frais de gestion

Dans le cadre de la présente vérification, nous avons examiné les frais de gestion facturés au PIC par le Québec sans effectuer de vérification de la validité des montants réclamés car les représentants du Fédéral n’ont pas accès aux pièces justificatives originales non plus qu’aux registres du MAMROT. Seules des copies de pièces justificatives sont classées dans les dossiers de frais de gestion. Cependant notre examen nous permet d’énoncer certaines observations et une suggestion.

Le Fédéral rembourse 50% des frais de gestion encourus par le Québec pour la mise en œuvre du PIC jusqu’à concurrence d’un montant maximum de 5 042 240 $. Nous avons constaté que le maximum admissible à titre de frais de gestion selon l’article 7.5 a) de l’Entente n’avait pas encore été atteint au 31 mars 2010. Pour l’exercice 2009–2010, les frais de gestion remboursés au Québec par l’Agence s’élevaient à 297 803 $.

Durant l’exercice 2009-2010, l’Agence a accepté que des dépenses rétroactives pour l’amélioration des systèmes informatiques du MAMROT soient imputées au PIC comme frais de gestion de l’Entente remboursable pour la moitié par le Fédéral. Le remboursement au Québec par l’Agence s’élevait à 149 884 $. Plusieurs factures de services professionnels reliés au développement des systèmes informatiques du MAMROT ont été partiellement imputées au PIC. La quote-part des coûts attribuée au PIC variait entre 49% et 97% du total de chaque facture adressée au MAMROT. Aucune justification concernant les pourcentages d’imputation utilisés n’apparaissait au dossier des frais de gestion. De plus, les factures comportaient très peu d’information sur la nature des travaux effectués; ce qui ne permettait pas de juger du caractère raisonnable des dépenses imputées au PIC. Aucune justification concernant les pourcentages d’imputation utilisés n’apparaissait au dossier des frais de gestion et les factures comportaient très peu d’information sur la nature des travaux effectués.

Afin de se conformer à des pratiques raisonnables pour le traitement des réclamations, l’Agence aurait dû obtenir l’information nécessaire sur la base de répartition des frais d’amélioration des systèmes informatiques et aurait dû consigner cette information dans le dossier avant le paiement de la réclamation. Cependant, le risque de payer pour des frais de gestion erronés est réduit, car une vérification est effectuée à chaque année par le Québec. De plus, l’Entente Canada-Québec prévoit l’ajustement des frais de gestion si une erreur était découverte.

Suggestion : Lorsque des frais encourus par le Québec pour le développement de ses systèmes informatiques sont imputés au PIC, l’Agence devrait s’assurer d’obtenir une information suffisante sur la nature des travaux réalisés et sur la base d’imputation des coûts attribués au PIC afin de se conformer à des pratiques de gestion prudentes.

2.7 Contrôles budgétaires

Notre analyse des contrôles clés au niveau du contrôle budgétaire nous a permis de constater leur existence et leur application tout au long de la période faisant l’objet de notre vérification.

2.8 Autres constatations

2.8.1 Gestion du risque

Selon le protocole d’entente entre INFC et l’Agence, les représentants de l’Agence en leur qualité de membres fédéraux du comité de gestion sont responsables de l’application du cadre de vérification de l’Entente. L’Agence a la responsabilité de mettre en place des contrôles efficaces et efficients afin de favoriser une saine gestion des ententes de contribution reliées au PIC. Le secteur des opérations de l’Agence a la responsabilité de mettre en place ces contrôles afin d’assurer une gestion adéquate du programme. De son côté, la Direction générale de la vérification interne de l’Agence s’assure de la gestion du risque par l’entremise du plan triennal de vérification fondé sur les risques pour l’ensemble des programmes de l’Agence. À cet égard, une vérification interne est effectuée annuellement avec pour objectif de fournir une assurance que le Programme des infrastructures Canada (PIC) est géré de façon diligente et en conformité avec les procédures établies.

Au niveau provincial, la gestion du risque et le respect des dispositions de l’Entente Canada-Québec incombe à la direction de chacun des ministères provinciaux concernés mais principalement par le Ministère des Affaires municipales, des Régions et de l’Occupation du territoire ( MAMROT) qui est responsable de la majorité des contrôles de gestion et des risques associés à ce programme. Dans ce contexte, il est prévu qu'un vérificateur externe soit nommé en vertu de l'Entente Canada-Québec relative au programme d'infrastructures et que celui-ci procède à une vérification annuelle en s'appuyant sur les travaux de vérification interne des ministères concernés. L'objectif du vérificateur externe est de s'assurer que les systèmes et procédures mis en place par les ministères provinciaux permettent de gérer adéquatement le programme et que le système de suivi des projets et de vérification des réclamations est adéquat.

La présente vérification, mandaté par la DGVI de l’Agence, comprend la nécessité de s’assurer que l’Entente Canada-Québec a fait l’objet d’une vérification au niveau des ministères provinciaux avant d’être en mesure d’exprimer une opinion sur les contrôles de gestion du programme dans son ensemble.

Nous avons été en mesure de consulter les rapports de vérification du Ministère des Affaires municipales, des Régions et de l’Occupation du territoire pour les exercices 2007-2008 et 2008-2009 et avons reçu l’assurance de l’Agence qu’une vérification a eu lieu pour l’exercice 2009-2010; cependant les résultats de cette vérification n’étaient pas disponibles au moment de la finalisation du présent rapport de vérification.

Nous avons été avisé par l’Agence que le Ministère des Transports du Québec n’avait pas effectué de vérification pour l’exercice 2009-2010 car les projets sous sa responsabilité étaient entièrement terminés et les fonds attribués à ce volet presque entièrement déboursés.

2.8.2 Systèmes d’information de gestion

Le rapport de vérification pour l’exercice 2008-2009 recommandait à l’Agence d’utiliser des rapports de gestion renfermant des données sur l’état d’avancement et de clôture des projets afin d’améliorer le suivi des projets et d’avoir une meilleure assurance que les projets seront terminés le 31 mars 2010. Cette date est la date limite indiquée à l’Entente Canada-Québec pour compléter les projets du PIC.

Suite à cette recommandation, les représentants de l’Agence ont développé un rapport qui identifie le nombre des projets complétés ainsi que le nombre des projets non complétés (i.e. dont l’Agence n’a pas reçu la réclamation finale) dont la date de fin des travaux est atteinte ou dépassée. Ce rapport est envoyé de façon périodique au MAMROT et est utilisé lors des rencontres du comité de gestion fédéral – provincial pour le suivi des dossiers et pour obtenir une mise à jour de l’état d’avancement des projets. Selon ce rapport, 853 projets sur 894 étaient complétés et pour 41 projets, la réclamation finale n’avait pas été produite en date du 31 mars 2010.

3. Plan d'action

Recommandation

Nous recommandons à l’Agence d’obtenir une copie de la lettre de confirmation de l’acceptation des modifications manquante et de rappeler au personnel administratif l’importance d’avoir des dossiers complets.

Réponse de la direction

Dans le but d’améliorer nos pratiques, nous produirons une liste de vérification à utiliser pour s’assurer que la documentation pertinente se retrouve aux dossiers et cela pour l’ensemble des programmes d’infrastructures actifs.

Mise en œuvre du plan d’action

Terminé.

Nous avons obtenu la lettre de confirmation de l’acceptation des modifications et l’avons mise au dossier du projet. Un rappel a également été effectué auprès du personnel administratif et des conseillers.

Échéancier

S/O