Vérification interne du Fonds sur l'infrastructure municipale rurale (FIMR)

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Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Développement économique Canada pour les régions du Québec

Collaborateur : Service de vérification Canada

Date de publication : 28 octobre 2011

Résumé :

Ce rapport présente la vérification interne du Fonds sur l’infrastructure municipale rurale (FIMR) relativement à l'existence et à l'application de contrôles-clés par l'Agence lors des processus d'approbation de projets, de modifications de projets et des paiements de contributions ainsi que du suivi budgétaire quant au FIMR.

Le rapport de vérification interne couvre la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010.

Sommaire exécutif

Introduction

Le Fonds sur l’infrastructure municipale rurale (FIMR), créé par les annonces budgétaires de 2003, soutient des projets d’infrastructures dans le but d’améliorer la qualité de vie des citoyens et de l’environnement et de soutenir la croissance économique des collectivités, notamment par l’amélioration des infrastructures physiques du Canada. Le gouvernement fédéral assume environ un tiers du coût des projets d’infrastructures, les deux autres tiers étant versés par le gouvernement du Québec et les municipalités ou les autres promoteurs.

Bien qu’Infrastructure Canada (INFC) soit également signataire de l’Entente Canada-Québec pour le FIMR, la partie fédérale du programme est administrée par l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (Agence), Direction des infrastructures, et la partie provinciale est administrée par le Ministère des Affaires municipales, des Régions et de l’Occupation du territoire ( MAMROT). Un comité de gestion a été mis sur pied pour gérer l’Entente. Une Coprésidente fédérale (la directrice, Direction des infrastructures à l’Agence) et un Coprésident provincial (Directeur des infrastructures au MAMROT) en sont les principaux gestionnaires.

Le MAMROT est le maître d’œuvre de ce programme d’infrastructures. Ainsi, les requérants acheminent leurs demandes à ce ministère qui est responsable de l’analyse et qui détermine si les projets sont admissibles à l’Entente. Seuls les projets admissibles et jugés prioritaires, selon le MAMROT, sont présentés sous forme de fiches synthèses à la Direction des infrastructures de l’Agence. À partir de ces fiches synthèses, les conseillers effectuent une analyse et un examen de conformité des projets selon les modalités de l’annexe A de l’Entente et du Système partagé de gestion de l’information sur les infrastructures ( SPGII) tout en s’assurant que le projet rencontre les exigences de la LCÉE. Préalablement à l’inscription des projets à l’Entente, les fiches synthèses sont signées par la Coprésidente fédérale avant d’être soumises pour approbation ministérielle.

L’Entente prévoit également un cadre de vérification ayant pour but de fournir des assurances indépendantes et objectives relativement, entre autres, aux systèmes et procédures en place de façon à permettre une gestion qui tienne compte des conditions de l’Entente.


 

Objectifs de vérification

L’objectif de cette vérification était de fournir une assurance que le Fonds sur l’infrastructure municipale rurale (FIMR) est géré de façon diligente et en conformité avec les procédures établies. Plus spécifiquement, la vérification visait à s’assurer que les processus d’approbation de modification des projets et des paiements du FIMR étaient appliqués en conformité avec les processus établis pour le programme.


 

Opinion de vérification

Nous sommes d’avis, bien que des améliorations soient possibles, que les processus de modification des projets ainsi que des paiements dans le cadre du Fonds sur l’infrastructure municipale rurale (FIMR) sont gérés de façon efficace et fiable et que l’Agence s’acquitte convenablement de ses responsabilités en fonction de l’Entente Canada-Québec.


 

Déclaration d’assurance

Cette vérification interne a été effectuée conformément à la Politique de vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur un examen des situations recensées à la lumière des critères de vérification préétablis qui ont été convenus avec la direction. Les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour assurer la haute direction du bien-fondé de l’opinion découlant de la vérification interne.


 

Principales constatations

Contrôles clés pour les modifications des projets et les retraits de projets

Modifications de projets

L’entente cadre Canada-Québec prévoyait que toute proposition de modification jugée importante à un projet du FIMR devait avoir été approuvée avant la date du 31 décembre 2008. Une modification (no.4) à l’Entente cadre Canada-Québec permettait de prolonger au 31 décembre 2010 la date limite d’acceptation de modifications importantes apportées à un projet du FIMR. Cette modification fut signée le 3 août 2010, soit plus de quatre mois après la période de vérification couverte par le présent rapport, soit la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010.

L’Entente Canada-Québec ne comporte pas de définition de l’expression « modification importante ». Cette absence de définition porte à conséquence car les modifications importantes ne pouvaient plus être autorisées après le 31 décembre 2010 en vertu de la modification no. 4. Seules les modifications non importantes pourront être autorisées entre le 1er janvier 2011 et le 31 mars 2012.

L’Agence a reçu, du Gouvernement du Québec qui assure la maîtrise d’œuvre permettant la livraison du FIMR, plus de 40 demandes de modification à des projets du FIMR. Nous avons vérifié 27 dossiers de demandes de modification. Notre vérification a révélé que l’Agence a autorisé 21 autorisations importantes selon la définition de la délégation d’autorité utilisée pour le Conseil du Trésor pendant la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010 alors que, selon la version de l’Entente Canada-Québec en vigueur à ce moment, la date limite pour accepter des modifications importantes était le 31 décembre 2008.

L’imbroglio entourant l’approbation des modifications importantes provient du fait qu’il existe un protocole définissant la notion de « modification importante » entre INFC et l’Agence. INFC, responsable de l’Entente Canada-Québec, n’a cependant pas informé le Gouvernement du Québec de la définition de modification importante contenue dans le protocole. Le Québec continuait d’utiliser l’interprétation donnée par le comité de gestion Canada-Québec des termes « modification importante » en l’absence d’une telle définition dans l’Entente Canada-Québec. La direction des infrastructures de l’Agence faisait de même. L’Agence a cessé d’accepter les modifications importantes suite à la réception du rapport préliminaire de vérification de l’exercice 2008-2009, par contre certaines modifications avaient déjà été approuvées dans l’exercice financier 2009-2010. L’acceptation des modifications importantes a recommencé avec la signature de la modification 4 de l’Entente.

L’Agence a pris les actions qui suivent pour définir une modification importante dans l’Entente. L’Agence a demandé à INFC le 20 mai 2010 d’inclure dans la modification no. 4 la définition de modification importante. Le processus de signature de la modification no. 4 ayant déjà débuté, INFC a conclu qu’il n’était pas possible d’inclure la définition dans ladite modification. L’Agence a ensuite acheminé aux représentants du Québec une lettre en juillet 2010 les informant de leur intention d’appliquer la définition de modification importante incluse dans le protocole d’entente entre INFC et l’Agence. Le Québec ayant refusé cette demande parce que la définition ne se trouvait pas dans l’Entente Canada-Québec, l’Agence s’est retournée vers INFC, responsable du programme auprès du Parlement, pour leur soumettre la problématique et un suivi régulier est fait afin de trouver une solution à cet imbroglio. Depuis le 1er janvier 2011, toute demande de modification est soumise à INFC pour interprétation.

Le dernier point de contrôle du processus d’acceptation de modifications impliquant une hausse de la contribution fédérale est constitué par la lettre du Coprésident provincial au requérant pour l’informer que la modification est acceptée. Une copie de cette lettre sert à documenter le dossier du projet. Nous n’avons pas trouvé de copie de cette lettre dans quatre dossiers de projet.

Retraits de projets

Neuf projets ont été retirés au cours de 2009-2010, suite à une demande du Coprésident provincial et à une confirmation de la Coprésidente fédérale du retrait de ces derniers. Nous nous sommes également assurés que les fonds disponibles pour ces projets ont été désengagés au niveau du projet et réintégrés au niveau du système de contrôle budgétaire. Nous n’avons observé aucune non-conformité en ce qui a trait aux retraits de projets.

Contrôles clés pour les paiements de contributions

Les tests de conformité effectués sur un échantillon de 26 dossiers, comprenant 46 versements ayant fait l’objet d’un paiement au cours de la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010, ont permis de déceler une dérogation aux contrôles clés relatifs aux paiements.

Lors de la vérification, nous avons observé un cas où un paiement a été effectué par l’Agence alors que le coût des travaux admissibles était supérieur au coût des travaux présentés. Le coût des travaux admissibles peut être inférieur ou égal au coût des travaux présentés mais il ne peut être supérieur. Nous n’avons vu aucun commentaire ou questionnement de la part de l’Agence dans le dossier du projet concernant cette situation. Puisqu’il s’agissait d’un paiement partiel et non d’un paiement final, il est possible que la situation se corrige lors d’une prochaine réclamation. Cependant, au moment de la vérification, nous considérons qu’il y a un eu un trop-payé qui pourrait s’élever à plus de 470 000 $ selon les informations au dossier du projet.

Frais de gestion

L’Agence rembourse 50% des frais de gestion du Québec pour le FIMR jusqu’à concurrence d’un montant maximum de 2 925 000 $. Nous avons constaté que le maximum admissible à titre de frais de gestion selon l’article 7.5 b) de l’Entente n’avait pas encore été atteint au 31 mars 2010. Pour l’exercice 2009 – 2010, les frais de gestion remboursés au Québec par l’Agence se sont élevés à 653 223 $.

Durant l’exercice 2009-2010, l’Agence a accepté que des dépenses rétroactives pour l’amélioration des systèmes informatiques du MARMOT soient imputées au FIMR comme frais de gestion de l’Entente. Le remboursement au Québec par l’Agence s’élevait à 195 624 $. Des factures pour des services professionnels reliés au développement des systèmes informatiques du MAMROT sont imputées à plusieurs programmes du Québec dont le FIMR. Cependant, l’Agence n’avait pas l’information nécessaire lui permettant d’évaluer le caractère raisonnable des coûts imputés au FIMR. Afin de se conformer à des pratiques raisonnables pour le traitement des réclamations, l’Agence aurait dû obtenir l’information sur la base de répartition des frais d’amélioration des systèmes informatiques et aurait dû consigner cette information dans le dossier avant le paiement de la réclamation. Toutefois, le risque de payer pour des frais de gestion erroné est réduit, car une vérification est effectuée à chaque année par le Québec. De plus, l’Entente Canada-Québec prévoit l’ajustement des frais de gestion si une erreur était découverte.

Suggestion:

Lorsque des frais encourus par le Québec pour le développement de ses systèmes informatiques sont imputés au FIMR, l’Agence devrait s’assurer d’obtenir une information suffisante sur la nature des travaux réalisés et sur la base d’imputation des coûts attribués au FIMR afin de se conformer à des pratiques de gestion prudentes.

Contrôles budgétaires

Notre analyse des contrôles clés au niveau du contrôle budgétaire nous a permis de constater leur existence et leur application adéquate tout au long de la période faisant l’objet de notre vérification.

Gestion du risque

L’Agence effectue annuellement une vérification du programme afin de s’assurer que le FIMR est géré de façon diligente et en conformité avec les procédures établies. L’Entente Canada-Québec prévoit de plus qu’une vérification doit être effectuée au niveau du MAMROT afin de s’assurer du respect des dispositions de l’Entente Canada-Québec. Cette vérification des contrôles de gestion du programme au niveau du MAMROT a été effectuée annuellement depuis la mise en œuvre du programme. Nous n’avons pas été en mesure de prendre connaissance du rapport de vérification pour l’exercice 2009-2010 mais nous avons reçu l’assurance de l’Agence qu’un rapport de vérification sera émis.

Systèmes d’information de gestion

Le rapport de vérification pour l’exercice 2008-2009 recommandait à l’Agence d’utiliser des rapports de gestion renfermant des données sur l’état d’avancement et de clôture des projets afin d’améliorer le suivi des projets et d’avoir une meilleure assurance que les projets seront terminés le 31 mars 2012. Cette date est la date limite indiquée à l’Entente Canada-Québec pour compléter les projets du FIMR.

Suite à cette recommandation, les représentants de l’Agence ont développé un rapport qui dénombre le nombre des projets complétés ainsi que le nombre des projets non complétés (i.e. dont l’Agence n’a pas reçu la réclamation finale) dont la date de fin des travaux est atteinte ou dépassée. Ce rapport est utilisé lors des rencontres du comité de gestion fédéral – provincial pour le suivi des dossiers et pour obtenir une mise à jour de l’état d’avancement des projets. Selon ce rapport, 51 projets sur 245 étaient complétés et 194 ne l’étaient pas en date du 31 mars 2010.


 

Sommaire des recommandations

Suite aux résultats de la vérification du FIMR, nous recommandons à l’Agence de :

  1. Obtenir une copie des lettres de confirmation de l’acceptation des modifications manquantes aux dossiers des projets et rappeler au personnel administratif l’importance d’avoir des dossiers de projets complets.
  2. Faire un suivi du dossier pour lequel un trop-payé qui pourrait s’élever à 470 000 $ a été effectué et s’assurer que les coûts admissibles sont inférieurs ou égaux aux coûts encourus par le requérant avant de procéder à un paiement de contribution.

1. Introduction

1.1 Contexte

Suite au dépôt en 2003 du budget du gouvernement du Canada, un nouveau programme, soit le Fonds sur l’infrastructure municipale rurale (FIMR) a été créé. Celui-ci s’inscrit sous le même libellé que l’Entente Canada-Québec (l’Entente) relative au programme d’infrastructures conclue le 20 octobre 2000 et modifiée le 18 juillet 2005. Le FIMR soutient des projets d’infrastructures dans le but d’améliorer la qualité de vie des citoyens et de l’environnement et, de soutenir la croissance économique des collectivités. La contribution fédérale prévue à ce programme s’élève à 234 824 000 $. Ce programme, qui se terminera le 31 mars 2014 en vertu de la modification no. 4 de l’Entente, vise à renouveler et à améliorer les infrastructures physiques du Canada. Le FIMR est un programme à coûts partagés. Le gouvernement fédéral assume environ un tiers du coût des projets d’infrastructures, les deux autres tiers étant versés par le gouvernement du Québec et les municipalités ou les autres promoteurs.

L’Entente prévoit un cadre de vérification ayant pour but de fournir des assurances indépendantes et objectives relativement, entre autres, aux systèmes et procédures en place de façon à permettre une gestion qui tienne compte des conditions de l’Entente.

La partie fédérale du programme est administrée par Développement économique Canada pour les régions du Québec (l’Agence), Direction des infrastructures, et la partie provinciale est administrée par le Ministère des Affaires municipales, des Régions et de l’Occupation du territoire ( MAMROT). Un comité de gestion a été mis sur pied pour gérer l’Entente. Une Coprésidente fédérale (la directrice, Direction des infrastructures à l’Agence) et un Coprésident provincial (Directeur des infrastructures au MAMROT) en sont les principaux gestionnaires.

Le MAMROT est le maître d’œuvre de ce programme d’infrastructures. Ainsi, les requérants acheminent leurs demandes à ce ministère qui est responsable de l’analyse et qui détermine si les projets sont admissibles à l’Entente. C’est donc dire que l’Agence a peu de contacts directs avec les requérants sauf en ce qui concerne les aspects reliés à la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale ( LCÉE).

Seuls les projets admissibles et jugés prioritaires, selon le MAMROT, sont présentés sous forme de fiches synthèses à la Direction des infrastructures de l’Agence. À partir de ces fiches synthèses, les conseillers effectuent une analyse et un examen de conformité des projets selon les modalités de l’annexe A de l’Entente et du Système partagé de gestion de l’information sur les infrastructures ( SPGII) tout en s’assurant que le projet rencontre les exigences de la LCÉE. Préalablement à l’inscription des projets à l’Entente, les fiches synthèses sont signées par la Coprésidente fédérale avant d’être soumises pour approbation ministérielle.


 

1.2 Étendue de la vérification

La Direction générale de la vérification interne ( DGVI) de l’Agence a mandaté Services de vérification Canada pour procéder à la vérification des systèmes et procédures de contrôle interne mis en application à la Direction des infrastructures de l’Agence à Montréal. Trois vérifications ont déjà été réalisées en rapport avec le FIMR.

La présente vérification a eu lieu entre le 21 septembre et le 21 décembre 2010 et a porté sur la période du 1er avril 2009, date de la fin de la période vérifiée précédemment, et le 31 mars 2010. Cette vérification incluait la revue du sommaire des contrôles clés, la revue du processus de modification de projets et de paiement de contributions de même que l’examen de dossiers de projets. Cette vérification s’est déroulée en trois étapes distinctes, soit tout d’abord l’application de tests de conformité portant sur les contrôles relatifs aux modifications de projets, ensuite l’application de tests de conformité portant sur les contrôles relatifs aux paiements des contributions et enfin, l’analyse du contrôle budgétaire et de la reddition de comptes du FIMR. Notre vérification s’inscrit comme une suite aux vérifications précédentes.

De plus, des rapprochements ont été établis entre les montants de contribution inscrits au Rapport Comptes budgétaires 2009-2010 du FIMR et les données disponibles dans le système SPGII, de même qu’entre les frais de gestion du programme enregistrés au système et les informations disponibles à partir des dossiers de frais de gestion.


 

1.3 Objectifs poursuivis

L’objectif de la vérification était de fournir une assurance que le Fonds sur l’infrastructure municipale rurale (FIMR) est géré de façon diligente et en conformité avec les procédures établies. Plus spécifiquement, la vérification visait à s’assurer que les processus de modification des projets et des paiements de contribution sont appliqués en conformité avec les processus établis pour le FIMR en réalisant des tests de conformité sur un échantillon de dossiers dont la taille est suffisamment élevée pour permettre l’émission d’une opinion.


 

1.4 Méthodologie

Cette vérification a été effectuée dans le respect de la Politique de vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Le mandat a fait l'objet d'une planification formelle, d'une évaluation des risques, d'un programme de vérification et d'un plan d'échantillonnage. Des rencontres et des discussions ont eu lieu avec le personnel responsable de ce projet de vérification à la DGVI de l’Agence. La démarche a été associative et, dans ce contexte, l’établissement des faits a été validé avec les personnes concernées.

Les différentes étapes des processus de modifications de projets et des paiements de contributions ont été validées par la directrice du programme et corroborées avec les informations contenues dans les dossiers de projets ainsi qu’avec les rapports générés par les systèmes de gestion de l’information.


 

1.5 Remerciements

L’équipe de vérification tient à remercier la direction et le personnel responsable de la mise en œuvre du FIMR à l’Agence consultés au cours de cette vérification ainsi que le personnel de la DGVI pour leur disponibilité, leur coopération et leurs commentaires pertinents.

2. Résultats de la vérification

2.1 Principales étapes du processus de contrôle

Le personnel en place et offrant des services à la Direction des infrastructures de l’Agence au cours de la période vérifiée était le suivant :

  • Directrice - Coprésidente fédérale du comité de gestion de l’Entente
  • Deux conseillers principaux
  • Trois analystes de projets (conseillers)
  • Trois conseillers en environnement ( DGCR)
  • Deux employées des services administratifs
  • Une adjointe administrative
  • Deux à trois conseillers en communication (Communication)

Les entretiens avec le personnel du programme ainsi que notre examen des dossiers nous ont permis de constater que les principales étapes du processus de contrôle décrites lors des vérifications antérieures n’ont pas subi de transformations.

Procédure d’approbation de modifications de projets

La procédure d’approbation de modification de projets est essentiellement la même dans le cadre du FIMR que celle du PIC. Des fiches synthèses révisées, préalablement approuvées par le Coprésident provincial sont reçues du Québec. Une analyse est alors préparée par les conseillers de l’Agence, à l’aide du système SPGII, et une modification d’engagement y est inscrite. Cette analyse de modification est signée par un(e) conseiller (ère), révisée par un conseiller principal et approuvée par la directrice de la Direction des infrastructures du FIMR.

À partir de la fiche synthèse révisée, les conseillers en environnement déterminent de nouveau si le projet est assujetti à la LCÉE. Si nécessaire, une révision de l’étude est demandée au requérant. Lorsque l’étude est complétée, les conseillers rendent leur décision. Le cas échéant, une approbation conditionnelle peut être donnée jusqu’à ce qu’une réévaluation environnementale soit complétée. Un formulaire prévu à cet effet est complété et approuvé par la directrice, Direction des infrastructures de l’Agence.

Un cahier d’information sur les modifications de projets est préparé pour fin de signature ministérielle. Ce cahier est revu et signé par la directrice, Direction des infrastructures de l’Agence, qui signe également les fiches synthèses révisées provenant du gouvernement provincial à titre de Coprésidente fédérale de l’Entente. Le cahier d’information, accompagné des fiches synthèses révisées, est expédié au Ministre fédéral responsable pour approbation. Les modifications de projets occasionnées par des hausses de coûts doivent être approuvées par les autorités ministérielles ou par le Conseil du Trésor du Canada, en fonction de la grille de délégation du pouvoir d’approbation des modifications de projets du FIMR.

Les documents sont par la suite retournés à la Direction des infrastructures et une lettre de la Coprésidente fédérale, accompagnée des fiches synthèses signées, est expédiée au Coprésident provincial signifiant l’approbation du projet par les autorités fédérales. Le Coprésident provincial est responsable d’aviser le requérant. L’engagement définitif est alors enregistré dans le système SPGII.

Procédure pour les paiements de contributions

Le MAMROT soumet des réclamations pour paiement à l’Agence. Il fait parvenir à l’Agence un « Sommaire de réclamation » pouvant contenir un ou plusieurs projets, accompagné d’un calcul de l’aide financière à verser pour chaque projet. Avant chaque versement, l’Agence s’assure de la conformité de sa quote-part des sommes réclamées, que le montant maximum de la contribution fédérale n’a pas été dépassé et que le statut environnemental du projet permet le versement. Les réclamations sont approuvées par la Coprésidente fédérale et la saisie est effectuée dans le système SPGII.

Les transferts de fonds sont ensuite effectués par l’entremise de l’Agence au Ministre des finances du Québec (et non aux requérants) par dépôt direct.

2.2 Points de contrôles clés identifiés

Suite aux entrevues avec le personnel de l’Agence impliqué dans la gestion du FIMR et à l’examen de nombreux dossiers de projets, nous avons été à même de valider le processus d’approbation des opérations. Notre examen nous a permis d’identifier les contrôles clés suivants pour les modifications de projets :

  • Réception de la fiche synthèse révisée approuvée par le Coprésident provincial pour inscription de la révision à l’Entente;
  • Analyse de la fiche synthèse révisée par les conseillers;
  • Révision par un conseiller principal;
  • Approbation de l’analyse par la directrice de la Direction des infrastructures;
  • Analyse de l’impact au niveau des avantages du projet et des incidences environnementales de la modification, le cas échéant;
  • Production du rapport de demande incluant l’approbation par la directrice de la décision du conseiller en environnement;
  • Signature du Cahier d’information par la Coprésidente fédérale lorsqu’il y a hausse des contributions;
  • Approbation de la fiche synthèse révisée reçue du Coprésident provincial par la Coprésidente fédérale;
  • Approbation des modifications impliquant une hausse des coûts en vertu de la délégation d’autorité du Conseil du Trésor du Canada;
  • Approbation par la Coprésidente fédérale d’une modification impliquant une baisse des coûts ou une modification sans incidence financière;
  • Modification d’engagement enregistrée au système SPGII;
  • Raisons du changement adéquatement documentées et tenant compte des aspects financiers, de l’impact environnemental et de l’impact au niveau de l’échéancier de la réalisation des travaux;
  • Fiche synthèse révisée approuvée par la Coprésidente fédérale et retournée au Coprésident provincial avec une lettre d’accompagnement statuant sur l’évaluation environnementale;
  • Lettre d’approbation de la révision du Coprésident provincial expédiée au requérant pour une modification impliquant une modification à la hausse.

En ce qui concerne les paiements de contributions, les contrôles clés suivants ont été identifiés:

  • Examen du formulaire « calcul de l’aide financière admissible » reçue du MAMROT;
  • Approbation de la réclamation de paiement provinciale par la Coprésidente fédérale;
  • Vérification que les exigences environnementales ont été respectées avant de procéder aux paiements;
  • Respect des limites de paiements;
  • Vérification des montants inscrits au « sommaire de réclamation »;
  • Enregistrement adéquat des réclamations pour les paiements de contributions.

Finalement, en ce qui concerne le contrôle budgétaire, les contrôles clés suivants ont été identifiés:

  • Un transfert entre volets nécessite l’accord des deux coprésidents;
  • En conformité aux exigences de l’article 32 de la Loi sur la Gestion de Finances Publiques (LGFP), la Direction des infrastructures s’assure que les engagements des projets approuvés ne dépassent pas l’affectation du programme;
  • La Direction des infrastructures de L’AGENCE maintient, par l’entremise du SPGII, un système d’engagement pluriannuel détaillé pour tous les projets approuvés et fournit des renseignements sur les engagements, les dépenses et le solde disponible par exercice financier, sur demande.

2.3 Échantillonnage

Conformément à l’Entente datée du 18 juillet 2005, aucun nouveau projet n’a été approuvé durant la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010, puisque l’article 3.11 a) v) prohibe toute approbation de nouveau projet après le 31 décembre 2008 pour le FIMR.

Ainsi, seule l’approbation des modifications de projet a fait l’objet d’un échantillonnage au cours de la période assujettie à notre vérification. Pour les modifications de projet, nous avons examiné 27 des 40 modifications approuvées en 2009-2010 ce qui représente une couverture de 68% des modifications approuvées.

Dans un deuxième temps, nous avons examinés les 9 retraits de projets pour nous assurer que l’autorisation des coprésidents a été obtenue et que les montants affectés à ces projets ont été désengagés et réintégrés au solde disponible du système budgétaire du FIMR.

Au niveau de l’approbation des paiements de contributions, la population est composée de tous les projets pour lesquels des paiements ont été effectués durant la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010, soit 74 dossiers représentant un total versé de 46 295 304 $. L’échantillon comprenait tous les projets dont les paiements excédaient 400 000 $; ainsi, 26 projets ont été sélectionnés représentant plus de 84% des montants totaux versés durant cette période. Cette méthode privilégie les transactions de grandes valeurs par rapport aux transactions de faible valeur ce qui assure une meilleure couverture des risques associés aux paiements des contributions.

2.4 Contrôles clés pour les modifications des projets ainsi que les retraits de projets

Modifications de projets

L’entente cadre Canada-Québec prévoit que toute proposition de modification importante à un projet du FIMR devait d’avoir été approuvée avant la date du 31 décembre 2008.

Une modification (no. 4) à l’Entente cadre Canada-Québec permet de prolonger au 31 décembre 2010 la date limite d’acceptation de modifications importantes apportées à un projet du FIMR. Cette modification fut signée le 3 août 2010, soit plus de quatre mois après la période de vérification couverte par le présent rapport, soit la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010.

Nous avons observé que l’Entente Canada-Québec ne comporte pas de définition de l’expression « modification importante ». Cette absence de définition porte à conséquence car les modifications importantes ne pouvaient plus être autorisées après le 31 décembre 2010 en vertu de la modification no. 4. Seules les « autres modifications » pourront pouvaient être autorisées entre le 1er janvier 2011 et le 31 mars 2012, selon l’article 3.11 a) vii) de la modification no. 4.

L’Agence a reçu, du Gouvernement du Québec qui assure la maîtrise d’œuvre permettant la livraison du FIMR, plus de 40 demandes de modification pour les projets du FIMR. Nous avons vérifié 27 dossiers de demandes de modification. Notre vérification a révélé que l’Agence a autorisé 21 autorisations pour des modifications importantes selon la définition de la délégation d’autorité utilisée pour le Conseil du Trésor pendant la période comprise entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010 alors que, selon la version de l’Entente Canada-Québec en vigueur à ce moment, la date limite pour accepter des modifications importantes était le 31 décembre 2008.

L’imbroglio entourant l’approbation de modifications importantes provient du fait qu’il existe un protocole définissant la notion de « modifications importantes » entre INFC et l’Agence. INFC, responsable de l’Entente Canada-Québec, n’a cependant pas informé le Gouvernement du Québec de la définition de modifications importantes contenue dans le protocole. Le Québec continuait d’utiliser l’interprétation donnée par le comité de gestion Canada-Québec d’une modification importante en l’absence d’une telle définition dans l’Entente Canada-Québec. La direction des infrastructures de l’Agence faisait de même. L’Agence a cessé d’accepter les modifications importantes suite à la réception du rapport préliminaire de vérification de l’exercice 2008-2009, par contre certaines modifications avaient déjà été approuvées dans l’exercice financier 2009-2010. L’acceptation des modifications importantes a recommencé avec la signature de la modification no. 4 de l’Entente.

L’Agence a pris les actions qui suivent pour définir une modification importante dans l’Entente. L’Agence a demandé à INFC le 20 mai 2010 d’inclure dans la modification no. 4 la définition de modification importante. Le processus de signature de la modification no. 4 ayant déjà débuté, INFC a conclu qu’il n’était pas possible d’inclure cette définition dans ladite modification. L’Agence a acheminé à Québec une lettre en juillet 2010 les informant de leur intention d’appliquer la définition de modification importante incluse dans le protocole d’entente entre INFC et l’Agence. Le Québec ayant refusé cette demande parce que la définition ne se trouvait pas dans l’Entente Canada-Québec, l’Agence s’est retournée vers INFC, responsable du programme auprès du Parlement, pour leur soumettre la problématique et un suivi régulier est fait par l’Agence afin de trouver une solution à cet imbroglio. Depuis le 1er janvier 2011, toute demande de modification est soumise à INFC pour interprétation.

Les six autres tests que nous avons effectués étaient reliés à des modifications considérées comme non importantes. Nous n’avons trouvé aucune non-conformité quant au traitement de ces modifications.

Le dernier point de contrôle du processus d’acceptation de modifications impliquant une hausse de la contribution fédérale est constitué par la lettre du Coprésident provincial au requérant pour l’informer que la modification est acceptée. Une copie de cette lettre sert à documenter le dossier du projet.

Nous n’avons pas trouvé de copie de cette lettre dans quatre dossiers de projet.

Recommandation 1 : Nous recommandons à l’Agence d’obtenir une copie des lettres de confirmation de l’acceptation des modifications manquantes et de rappeler au personnel administratif l’importance d’avoir des dossiers de projets complets.

Retraits des projets

Seulement neuf projets ont été retirés au cours de 2009-2010, suite à une demande du Coprésident provincial et à une confirmation de la Coprésidente fédérale du retrait de ces derniers. Nous nous sommes également assurés que les fonds disponibles pour ces projets ont été désengagés au niveau du projet et réintégrés au niveau du système de contrôle budgétaire. Nous n’avons observé aucune non-conformité en ce qui a trait aux retraits de projets.

2.5 Contrôles clés pour les paiements de contributions

Les tests de conformité effectués sur un échantillon de 26 dossiers qui ont fait l’objet de 46 versements au cours de la période comprise entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010, ont permis de déceler une dérogation aux contrôles clés relatifs aux paiements.

Dans un cas, un paiement a été effectué par l’Agence alors que le coût des travaux admissibles était supérieur au coût des travaux encourus indiqué dans le formulaire de réclamation préparé par le MAMROT. Le coût des travaux admissibles peut être inférieur ou égal au coût des travaux encourus mais il ne peut être supérieur. Nous n’avons retracé aucun commentaire ou questionnement de la part de l’Agence dans le dossier du projet concernant cette situation. Comme il s’agissait d’un paiement partiel et non d’un paiement final, il est possible que la situation se corrige lors d’une prochaine réclamation. Cependant, au moment de la vérification, nous considérons qu’il y a un eu un trop-payé qui pourrait s’élever à plus de 470 000 $ selon les informations au dossier du projet.

Recommandation 2 : Nous recommandons à l’Agence de faire un suivi du dossier ci-haut mentionné et de s’assurer que les coûts admissibles sont inférieurs ou égaux aux coûts encourus par le requérant avant de procéder à un paiement de contribution.

2.6 Frais de gestion

Dans le cadre de la présente vérification, nous avons examiné les frais de gestion facturés au FIMR par le Québec sans effectuer de vérification de la validité des montants réclamés car les représentants du Fédéral n’ont pas accès aux pièces justificatives originales non plus qu’aux registres du MAMROT. Seules des copies de pièces justificatives sont classées dans les dossiers de frais de gestion. Cependant notre examen nous permet d’énoncer certaines observations et une suggestion.

Le Fédéral rembourse 50% des frais de gestion encourus par le Québec pour la mise en œuvre du FIMR jusqu’à concurrence d’un montant maximum de 2 925 000 $. Nous avons constaté que le maximum admissible à titre de frais de gestion selon l’article 7.5 b) de l’Entente n’avait pas encore été atteint au 31 mars 2010. Durant l’exercice 2009-2010, les frais de gestion remboursés au Québec par l’Agence se sont élevés à 653 223 $.

Durant cet exercice, l’Agence a accepté que des dépenses rétroactives sur l’amélioration des systèmes informatiques du MAMROT soient imputées au FIMR comme frais de gestion de l’Entente. Le remboursement au Québec par l’Agence s’élevait à 195 624$. Plusieurs factures de services professionnels reliés au développement des systèmes informatiques du MAMROT ont été imputées à plusieurs programmes du Québec dont le FIMR. Cependant, l’Agence n’avait pas l’information nécessaire lui permettant d’évaluer le caractère raisonnable des coûts imputés au FIMR. Afin de se conformer à des pratiques raisonnables pour le traitement des réclamations, l’Agence aurait dû obtenir l’information sur la base de répartition des frais d’amélioration des systèmes informatiques et aurait dû consigner cette information dans le dossier avant le paiement de la réclamation. Toutefois, le risque de payer pour des frais de gestion erroné est réduit, car une vérification est effectuée à chaque année par le Québec De plus, l’Entente Canada-Québec prévoit l’ajustement des frais de gestion si une erreur était découverte.

Suggestion : Lorsque des frais encourus par le Québec pour le développement de ses systèmes informatiques sont imputés au FIMR, L’Agence devrait s’assurer d’obtenir une information suffisante sur la nature des travaux réalisés et sur la base d’imputation des coûts attribués au FIMR afin de se conformer à des pratiques de gestion prudentes.

2.7 Contrôles budgétaires

Notre analyse des contrôles clés au niveau du contrôle budgétaire nous a permis de constater leur existence et leur application tout au long de la période faisant l’objet de notre vérification.

Le rapprochement effectué entre les dépenses cumulées du programme inscrites au rapport Comptes budgétaires du FIMR et les données disponibles dans le SPGII à partir desquelles les échantillons de vérification ont été tirés, a permis de constater que les deux sources donnaient des résultats totaux équivalent.

2.8 Autres constatations

2.8.1 Gestion du risque

L’Agence a la responsabilité de mettre en place des contrôles efficaces et efficients afin de favoriser une saine gestion des ententes de contribution reliées au FIMR. La Direction générale de la vérification interne de l’Agence s’assure de la gestion du risque par l’entremise du plan triennal de vérification fondé sur les risques pour l’ensemble des programmes de l’Agence. À cet égard, une vérification interne du FIMR est effectuée annuellement avec pour objectif de fournir une assurance que le programme est géré de façon diligente et en conformité avec les procédures établies.

Par ailleurs, la gestion du risque au niveau provincial et le respect des dispositions de l’Entente Canada-Québec incombent à la direction de chacun des ministères provinciaux concernés. Dans ce contexte, il est prévu qu'un vérificateur externe soit nommé en vertu de l’Entente Canada-Québec relative au programme d'infrastructures et que celui-ci procède à une vérification annuelle en s'appuyant sur les travaux de vérification interne des ministères concernés. L'objectif du vérificateur externe est de s'assurer que les systèmes et procédures mis en place par les ministères provinciaux permettent de gérer adéquatement le programme et que le système de suivi des projets et de vérification des réclamations est adéquat.

La présente vérification, mandatée par la DGVI de l’Agence, comprend la nécessité de s’assurer que l’Entente Canada-Québec a fait l’objet d’une vérification au niveau des ministères provinciaux avant d’être en mesure d’exprimer une opinion sur les contrôles de gestion du programme dans son ensemble. Nous avons reçu l’assurance de l’Agence qu’une telle vérification a eu lieu pour l’exercice 2009-2010; cependant les résultats de cette vérification n’étaient pas disponibles au moment de la finalisation du présent rapport de vérification.

2.8.2 Systèmes d’information de gestion

Le rapport de vérification pour l’exercice 2008-2009 recommandait à l’Agence d’utiliser des rapports de gestion renfermant des données sur l’état d’avancement et de clôture des projets afin d’améliorer le suivi des projets et d’avoir une meilleure assurance que les projets seront terminés le 31 mars 2012. Cette date est la date limite indiquée à l’Entente Canada-Québec pour compléter les projets du FIMR.

Suite à cette recommandation, les représentants de l’Agence ont développé un rapport qui dénombre le nombre des projets complétés ainsi que le nombre des projets non complétés (i.e. dont l’Agence n’a pas reçu la réclamation finale) dont la date de fin des travaux est atteinte ou dépassée. Ce rapport est utilisé lors des rencontres du comité de gestion fédéral – provincial pour le suivi des dossiers et pour obtenir une mise à jour de l’état d’avancement des projets.

Selon ce rapport, 51 projets sur 245 étaient complétés et 194 ne l’étaient pas en date du 31 mars 2010.

3. Plan d'action

Plan d’action : recommandations, réponse de la direction, mise en oeuvre du plan d’action et échéancier
Recommandations Réponse de la direction Mise en oeuvre du plan d’action Échéancier
#1 Nous recommandons à l’Agence d’obtenir une copie des lettres de confirmation de l’acceptation des modifications manquantes et de rappeler au personnel administratif l’importance d’avoir des dossiers de projets complets. Dans le but d’améliorer nos pratiques, nous produirons une liste de vérification à utiliser pour s’assurer que la documentation pertinente se retrouve aux dossiers. Terminé

Nous avons obtenu des lettres de confirmation de l’acceptation des modifications et les avons mises au dossier des projets. Un rappel a également été effectué auprès du personnel administratif et des conseillers.
S/O
# 2 Nous recommandons à l’Agence de faire un suivi du dossier qui a fait l’objet d’un trop-payé qui pourrait s’élever à plus de 470 000 $ selon les informations au dossier du projet et de s’assurer que les coûts admissibles sont inférieurs ou égaux aux coûts encourus par le requérant avant de procéder à un paiement de contribution. Le MAMROT a réclamé à l’Agence la totalité des coûts demandés lors d’une réclamation intérimaire. Toutefois, le MAMROT avait appliqué une retenue sur le montant remboursé au requérant et n’avait pas inclus cette retenue sur le montant réclamé à l’Agence.

Nous avons eu des discussions avec nos homologues du MAMROT et la situation sera corrigée lors de la réception de la réclamation finale.
Cette situation sera réglée à la réception de la réclamation finale. D’ici le 31 mars 2012.