Fonds sur l'infrastructure municipale rurale (FIMR) - Rapport de vérification interne

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Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Développement économique Canada pour les régions du Québec

Collaborateur : Service de vérification Canada

Date de publication : 17 novembre 2010

Résumé :

Ce rapport présente la vérification interne du Fonds sur l’infrastructure municipale rurale (FIMR) relativement à l'existence et à l'application de contrôles-clés par l'Agence lors des processus d'approbation de projets, de modifications de projets et des paiements de contributions ainsi que du suivi budgétaire quant au FIMR.

Le rapport de vérification interne couvre la période du 1er avril 2008 au 31 mars 2009.

Sommaire exécutif

Introduction

Le Fonds sur l’infrastructure municipale rurale (FIMR), créé par les annonces budgétaires de 2003, soutient des projets d’infrastructures dans le but d’améliorer la qualité de vie des citoyens et de l’environnement et de soutenir la croissance économique des collectivités, notamment par l’amélioration des infrastructures physiques du Canada. Le gouvernement fédéral assume environ un tiers du coût des projets d’infrastructures, les deux autres tiers étant versés par le gouvernement du Québec et les municipalités ou les autres promoteurs.

La partie fédérale du programme est administrée par Développement économique Canada pour les régions du Québec (DEC) , Direction des infrastructures, et la partie provinciale est administrée par le Ministère des Affaires municipales et des Régions ( MAMR). Un comité de gestion a été mis sur pied pour gérer l’Entente. Une Coprésidente fédérale (la directrice, Direction des infrastructures à DEC) et un Coprésident provincial (Directeur des infrastructures au MAMR) en sont les principaux gestionnaires.

Le MAMR est le maître d’œuvre de ce programme d’infrastructures. Ainsi, les requérants acheminent leurs demandes à ce ministère qui est responsable de l’analyse et qui détermine si les projets sont admissibles à l’Entente.Seuls les projets admissibles et jugés prioritaires, selon le MAMR, sont présentés sous forme de fiches synthèses à la Direction des infrastructures de DEC. À partir de ces fiches synthèses, les conseillers effectuent une analyse et un examen de conformité des projets selon les modalités de l’annexe A de l’Entente et du Système partagé de gestion de l’information sur les infrastructures ( SPGII) tout en s’assurant que le projet rencontre les exigences de la LCÉE. Préalablement à l’inscription des projets à l’Entente, les fiches synthèses sont signées par la Coprésidente fédérale avant d’être soumises pour approbation ministérielle. Le processus d’approbation des projets est décrit plus en détail au chapitre 2.1 du présent rapport.

L’Entente prévoit également un cadre de vérification ayant pour but de fournir des assurances indépendantes et objectives relativement, entre autres, aux systèmes et procédures en place de façon à permettre une gestion qui tienne compte des conditions de l’Entente.

Objectifs de vérification

L’objectif de cette vérification était de fournir une assurance que le Fonds sur l’infrastructure municipale rurale (FIMR) est géré de façon diligente et en conformité avec les procédures établies. Plus spécifiquement, la vérification visait à s’assurer que les processus d’approbation des projets, de modifications des projets et des paiements sont appliqués en conformité avec les processus établis pour le programme.

Opinion de vérification

Nous sommes d’avis, bien que des améliorations soient possibles, que les processus d’approbation et de modification des projets ainsi que des paiements dans le cadre du Fonds sur l’infrastructure municipale rurale (FIMR) sont gérés de façon efficace et fiable et que DEC s’acquitte convenablement de ses responsabilités en fonction de l’entente.

Déclaration d’assurance

Cette vérification interne a été effectuée conformément à la Politique de vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur un examen des situations recensées à la lumière des critères de vérification préétablis qui ont été convenus avec la direction. Les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour assurer la haute direction du bien-fondé de l’opinion découlant de la vérification interne.

Principales constatations

Contrôles clés pour l’approbation des modifications de projets : Conformité aux dates prévues à l’entente-cadre

L’entente cadre Canada-Québec prévoit que toute proposition de modification jugée importante à un projet du FIMR se doit d’avoir été approuvée avant la date du 31 décembre 2008. Une ébauche de modification (no.4) à l’Entente cadre Canada-Québec prévoit prolonger au 31 décembre 2010 la date limite d’acceptation de modifications importantes apportées à un projet du FIMR. Cette modification n’était toutefois pas signée entrer DEC et Infrastructures Canada au moment de notre vérification en décembre 2009

DEC a reçu, du Gouvernement du Québec qui assure la maîtrise d’œuvre permettant la livraison du FIMR, plusieurs demandes de modifications à des projets du FIMR. Notre examen a révélé que DEC n’a pas retenu six (6) de ces modifications survenues après le 31 décembre 2008, donnant ainsi son aval à celles-ci. Cette situation constitue une non-conformité aux autorisations légales alors en vigueur, ainsi qu’une dérogation aux bonnes pratiques en matière de gestion de programmes.

Contrôles clés pour l’approbation des paiements de contributions

Les tests de conformité effectués sur l’échantillon de 23 dossiers, comprenant 30 versements ayant fait l’objet d’un paiement au cours de la période du 1er avril 2008 au 31 mars 2009, n’ont décelé aucune dérogation aux contrôles clés relatifs aux paiements identifiés préalablement. Les limites de paiement ont été respectées dans tous les cas selon les politiques et directives applicables et les délégations d’autorité en vigueur; les montants à payer ont tous été enregistrés correctement dans les systèmes informatisés et la séquence des contrôles clés relatifs aux paiements a toujours été respectée.

Contrôles budgétaires

Notre analyse des contrôles clés au niveau du contrôle budgétaire nous a permis de constater leur existence et leur application adéquate tout au long de la période faisant l’objet de notre vérification à l’exception des faits constatés et décrits de façon plus détaillée plus haut sous la rubrique contrôles clés pour l’approbation des modifications de projets.

Nous avons également constaté qu’en vertu de l’article A.9.2 d) de l’annexe A de l’Entente, les fonds consacrés à la réalisation des projets FIMR mis en oeuvre sur le territoire des municipalités comptant moins de 250 000 habitants représentaient dans la mesure du possible, tel que prévu à l’Entente, environ 80 % des contributions.

Gestion du risque

DEC effectue annuellement une vérification du programme afin de s’assurer que le FIMR est géré de façon diligente et en conformité avec les procédures établies. L’Entente Canada-Québec prévoit de plus qu’une vérification doit être effectuée au niveau des ministères provinciaux afin de s’assurer du respect des dispositions de l’Entente Canada-Québec. Cette vérification des contrôles de gestion du programme au niveau des ministères provinciaux a été effectuée annuellement depuis la mise en oeuvre du programme mais pas en 2008. Nous avons reçu l’assurance de DEC qu’une telle vérification est présentement en cours pour les années 2008 et 2009.

Systèmes d’informations de gestion

Les systèmes d’informations de gestion existants présentement à DEC ne permettent pas d’obtenir des données actuelles sur l’état d’avancement des projets afin d’assurer une surveillance active de la clôture des projets et du programme FIMR. Un suivi plus actif de la progression et de la clôture des projets permettrait d’assurer que les nouvelles dates de prolongation du programme FIMR seront respectées.

Frais de gestion

Nous avons constaté que le maximum admissible selon l’article 7.5 b) de l’Entente révisée, soit 2 925 000 $, n’avait pas encore été atteint au 31 mars 2009.

SERVICES DE VÉRIFICATION CANADA
Montréal, Québec

1.0 Introduction

1.1 Contexte

Suite au dépôt en 2003 du budget du gouvernement du Canada, un nouveau programme, soit le Fonds sur l’infrastructure municipale rurale (FIMR) a été créé. Celui-ci s’inscrit sous le même libellé que l’Entente Canada-Québec relative au programme d’infrastructures conclue le 20 octobre 2000 et modifiée le 18 juillet 2005. Le FIMR soutient des projets d’infrastructures dans le but d’améliorer la qualité de vie des citoyens et de l’environnement et, de soutenir la croissance économique des collectivités. La contribution fédérale prévue à ce programme s’élève à 234 824 000 $. Ce programme, d’une durée de cinq ans, vise à renouveler et à améliorer les infrastructures physiques du Canada. Le gouvernement fédéral assume environ un tiers du coût des projets d’infrastructures, les deux autres tiers étant versés par le gouvernement du Québec et les municipalités ou les autres promoteurs.

Au cours de la période précédente, l’enveloppe budgétaire du volet FIMR 3 avait été majorée de 39 824 000 $ en vertu de la modification numéro 1 datée du 11 décembre 2007 signée par les responsables du Gouvernement du Québec et du Gouvernement du Canada. Au cours de la présente période, conformément aux articles A.9.2.f) et A.9.2.g) en vertu de la modification numéro 3 datée du 5 septembre 2008, les enveloppes du FIMR 1 et 2 respectivement ont été majorées de 85 000 $ et 50 000 $ et celle du FIMR 3 a été réduite d’un montant correspondant, soit 135 000 $. Par cette réallocation, les enveloppes des FIMR 1,2 et 3 passent à 140 085 000 $, 2 000 000 $ et 89 814 000 $ et le montant de 2 925 000 $ pour les frais de gestion et d’administration demeure inchangé.

L’Entente prévoit un cadre de vérification ayant pour but de fournir des assurances indépendantes et objectives relativement, entre autres, aux systèmes et procédures en place de façon à permettre une gestion qui tienne compte des conditions de l’Entente.

La partie fédérale du programme est administrée par Développement économique Canada pour les régions du Québec (DEC) , Direction des infrastructures, et la partie provinciale est administrée par le Ministère des Affaires municipales et des Régions ( MAMR). Un comité de gestion a été mis sur pied pour gérer l’Entente. Une Coprésidente fédérale (la directrice, Direction des infrastructures à DEC) et un Coprésident provincial (Directeur des infrastructures au MAMR) en sont les principaux gestionnaires.

Le MAMR est le maître d’œuvre de ce programme d’infrastructures. Ainsi, les requérants acheminent leurs demandes à ce ministère qui est responsable de l’analyse et qui détermine si les projets sont admissibles à l’Entente.C’est donc dire queDEC a peu de contacts directs avec les requérants sauf en ce qui concerne les aspects reliés à laLoi canadienne sur l’évaluation environnementale ( LCÉE).

Seuls les projets admissibles et jugés prioritaires, selon le MAMR, sont présentés sous forme de fiches synthèses à la Direction des infrastructures de DEC. À partir de ces fiches synthèses, les conseillers effectuent une analyse et un examen de conformité des projets selon les modalités de l’annexe A de l’Entente et du Système partagé de gestion de l’information sur les infrastructures ( SPGII) tout en s’assurant que le projet rencontre les exigences de la LCÉE. Préalablement à l’inscription des projets à l’Entente, les fiches synthèses sont signées par la Coprésidente fédérale avant d’être soumises pour approbation ministérielle. Le processus d’approbation des projets est décrit plus en détail au chapitre 2.1 du présent rapport.

1.2 Étendue de la vérification

La Direction générale de la vérification interne (DGVI) de DEC a mandaté Services de vérification Canada pour procéder à la vérification des systèmes et procédures de contrôle interne mis en application à la Direction des infrastructures de DEC à Montréal. Une première vérification a été effectuée en juillet 2007 et couvrait la période du 18 juillet 2005 au 31 mars 2007. Le mandat de vérification portait essentiellement sur les contrôles relatifs aux approbations et modifications  de projets de  même que  sur le processus d’approbation des paiements. Une deuxième vérification a été réalisée en juillet 2008 et couvrait la période du 1er avril 2007 au 31 mars 2008.

La présente vérification a eu lieu entre le 3 novembre  et le 18 décembre 2009 et a porté sur la période écoulée entre le 1er avril 2008, date de la fin de la période vérifiée précédemment, et le 31 mars 2009. Cette vérification incluait la revue du sommaire des contrôles clés, la revue du processus d’approbation des projets, de modification de projets et de paiement de contributions. Cette vérification s’est déroulée en quatre étapes distinctes, soit tout d’abord un examen portant sur les contrôles relatifs à l’approbation des demandes de contribution, ensuite, un examen portant sur les contrôles relatifs aux modifications de projets, puis un examen portant sur les contrôles relatifs aux paiements des contributions et enfin, un examen du contrôle budgétaire et de la reddition de comptes.

De plus, des rapprochements ont été établis entre les montants de contribution inscrits au Rapport Comptes budgétaires 2008-2009 du FIMR et les données disponibles dans le système SPGII, de même qu’entre les frais de gestion du programme enregistrés au système et les informations disponibles à partir des dossiers de frais de gestion.

1.3 Objectifs poursuivis

L’objectif de la vérification était de fournir une assurance que le Fonds sur l’infrastructure municipale rurale (FIMR) est géré de façon diligente et en conformité avec les procédures établies. Plus spécifiquement, la vérification visait à s’assurer que les processus d’approbation des projets, de modifications des projets et des paiements sont appliqués en conformité avec les processus établis pour le FIMR en réalisant des tests de conformité sur un échantillon de dossiers dont la taille est suffisamment élevée pour permettre l’émission d’une opinion.

1.4 Méthodologie

Cette vérification a été effectuée dans le respect de la Politique de vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Le mandat a fait l'objet d'une planification formelle, d'une évaluation des risques, d'un programme de vérification et d'un plan d'échantillonnage. Des rencontres et des discussions ont eu lieu avec le personnel responsable de ce projet de vérification à la DGVI de DEC. La démarche a été associative et, dans ce contexte, l’établissement des faits a été validé avec les personnes concernées.

Les différentes étapes du processus d’approbation et de modifications de projets ainsi que du processus de paiements de contributions ont été validées par la directrice du programme et à partir des informations contenues dans les dossiers de projets, mais aussi à l’aide des rapports générés par les systèmes de gestion de l’information qui ont tenu lieu de passage témoin.

1.5 Remerciements

L’équipe de vérification tient à remercier la direction et le personnel responsable de la mise en œuvre du FIMR consultés au cours de cette vérification ainsi que le personnel de la DGVI pour leur disponibilité, leur coopération et leurs commentaires pertinents.

2.0 Résultats de la vérification

2.1 Principales étapes du processus de contrôle

Le personnel en place et offrant des services à la Direction des infrastructures de DEC au cours de la période vérifiée était le suivant :

  • La directrice - Coprésidente fédérale du comité de gestion de l’Entente
  • Deux conseillers principaux
  • Trois analystes de projets (conseillers)
  • Les trois conseillers en environnement (services corporatifs)
  • Les deux employés des services administratifs
  • L’adjointe administrative
  • Deux à trois conseillers en communication (services corporatifs)

Les principales étapes du processus de contrôle décrites lors des  vérifications effectuées de 2002 à 2007 pour le Programme infrastructures Canada (PIC), et des entretiens avec le personnel du programme ainsi que notre examen des dossiers nous ont permis de constater que le processus décrit lors de ces vérifications n’avait pas subi de transformations significatives au niveau du FIMR.

Procédure d’approbation de modifications de projet

La procédure d’approbation et de modification de projets est essentiellement la même dans le cadre du FIMR que celle du PIC. Des fiches synthèses préalablement approuvées par le Coprésident provincial sont reçus du Québec Ces fiches sont analysées par les conseillers de DEC et des éclaircissements sont obtenus si nécessaire. Une analyse est alors préparée par ces derniers, à l’aide du système SPGII, et une prévision d’engagement y est inscrite. Ce formulaire est signé par un(e) conseiller (ère), révisé par un conseiller principal et approuvé par la directrice du FIMR.

À partir de la fiche synthèse, les conseillers en environnement déterminent si les projets sont assujettis à la LCÉE. Si nécessaire, une étude préalable est demandée au requérant. Lorsque l’étude est complétée, les conseillers rendent leur décision. Un formulaire prévu à cet effet est complété et approuvé par la directrice, Direction des infrastructures. Une approbation conditionnelle peut être donnée jusqu’à ce qu’une évaluation environnementale soit complétée.

Un cahier d’information, pour un seul projet ou regroupant plusieurs projets, est préparé pour fin de signature. Ce cahier est revu et signé par la directrice, Direction des infrastructures de DEC, qui signe également les fiches synthèses du gouvernement provincial à titre de Coprésidente fédérale de l’Entente. Le cahier d’information, accompagné des fiches synthèses signées, est expédié au ministre fédéral responsable de la mise en œuvre du FIMR pour la région du Québec pour approbation.

Les documents sont par la suite retournés à la Direction des infrastructures et une lettre de la Coprésidente fédérale, accompagnée des fiches synthèses signées, est expédiée au Coprésident provincial signifiant l’approbation du projet par les autorités fédérales. Le Coprésident  provincial est responsable d’aviser le requérant. L’engagement définitif est alors enregistré dans lesystème SPGII.

Les modifications de projets suivent essentiellement le même cheminement que le processus d’approbation de projets et les modifications de coûts à la hausse doivent être approuvées par les autorités ministérielles ou par le Conseil du Trésor du Canada, en fonction de la grille de délégation du pouvoir d’approbation des modifications de projets du FIMR.

Procédure pour les paiements de contributions

Le MAMR soumet des réclamations pour paiement à DEC. Il fait parvenir à DEC un « Sommaire de réclamation » pouvant contenir un ou plusieurs projets, accompagné d’un calcul de l’aide financière à verser pour chaque projet. Avant de recommander le versement, DEC s’assure de la conformité de sa quote-part des sommes réclamées; que le montant maximum de la contribution fédérale n’a pas été dépassé et que le statut environnemental du projet permet le versement. Les réclamations sont approuvées par la Coprésidente fédérale et la saisie est effectuée dans le système SPGII.

Les transferts de fonds sont ensuite effectués par l’entremise de DEC au Ministre des finances du Québec (et non aux requérants) par dépôt direct.

2.2 Points de contrôles clés identifiés

Suite aux entrevues avec le personnel de DEC impliqué dans la gestion du FIMR et à l’examen de nombreux dossiers de projets, nous avons été à même de valider le processus d’approbation des opérations. Notre examen nous a permis d’identifier les contrôles clés suivants pour l’approbation des projets.

  • Réception de la fiche synthèse approuvée par le Coprésident provincial pour inscription à  l’Entente;
  • Analyse de la fiche synthèse par les conseillers;
  • Révision par un conseiller principal;
  • Approbation de l’analyse par la directrice de la Direction des infrastructures;
  • Inscription de l’engagement prévu dans le système SPGII;
  • Analyse par un conseiller en environnement et approbation de sa décision par la directrice de la Direction des infrastructures  lorsque le projet est assujetti à la LCÉE;
  • Autorisation par le conseiller en environnement d’un rapport d’exclusion de la LCÉE, le cas échéant;
  • Production du rapport de demande et approbation par la directrice;
  • Approbation de la fiche synthèse reçue par la Coprésidente fédérale;
  • Signature du Cahier d’information par la Coprésidente fédérale;
  • Approbation du ministre chargé de la mise en œuvre du FIMR pour les projets dont la contribution fédérale est de moins de cinq millions de dollars (5 000 000 $);
  • Approbation du Ministre des Transports, de l’Infrastructure et des Collectivités pour les projets dont la contribution fédérale se situe entre cinq millions de dollars (5 000 000 $) et quinze millions de dollars (15 000 000 $) et celle du Conseil du Trésor  du Canada pour une contribution excédant quinze millions de dollars (15 000 000 $);
  • Enregistrement définitif de l’engagement dans le système SPGII;
  • Fiche synthèse approuvée par la Coprésidente fédérale retournée au Coprésident provincial avec une lettre d’accompagnement statuant sur l’évaluation environnementale;
  • Lettre du Coprésident provincial informant le requérant de l’inscription du projet l’Entente.

En ce qui concerne l’approbation des modifications de projets, les contrôles clés suivants ont été identifiés :

  • Réception de la fiche synthèse révisée approuvée par le Coprésident provincial pour inscription de la révision à l’Entente;
  • Analyse de la fiche synthèse révisée par les conseillers;
  • Révision par un conseiller principal;
  • Approbation de l’analyse par la directrice;
  • Analyse de l’impact au niveau des avantages du projet et des incidences environnementales de la modification, le cas échéant;
  • Production du rapport de demande incluant l’approbation par la directrice de la  décision du conseiller en environnement;
  • Signature du Cahier d’information par la Coprésidente fédérale lorsqu’il y a hausse des contributions;
  • Approbation de la fiche synthèse révisée reçue du Coprésident provincial par la Coprésidente fédérale; 
  • Approbation des modifications impliquant une hausse des coûts en vertu de la délégation d’autorité du Conseil du Trésor du Canada;
  • Approbation par la Coprésidente fédérale d’une modification impliquant une baisse des coûts ou une modification sans incidence financière;
  • Modification d’engagement enregistrée au système SPGII;
  • Raisons du changement adéquatement documentées et tenant compte des aspects financiers, de l’impact au niveau environnemental et de l’impact au niveau de l’échéancier de la réalisation des travaux;
  • Fiche synthèse révisée approuvée par la Coprésidente fédérale et retournée au Coprésident provincial avec une lettre d’accompagnement statuant sur l’évaluation environnementale;
  • Lettre d’approbation de la révision du Coprésident provincial expédiée au requérant pour une modification impliquant une modification à la hausse.

En ce qui concerne les paiements, les contrôles clés suivants ont été identifiés;

  • Examen du formulaire de calcul de l’aide reçue du MAMR;
  • Approbation de la réclamation de paiement provinciale par la Coprésidente fédérale;
  • Vérification que les exigences environnementales ont été respectées avant de procéder aux paiements;
  • Limites de paiements respectées;
  • Vérification des montants inscrits au sommaire de réclamation;
  • Enregistrement adéquat des réclamations pour paiements.

Des échantillons de dossiers pour fins de vérification ont été constitués et des tests consistant à vérifier l’existence et l’application de ces contrôles clés ont été effectués.

2.3 Échantillonnage

Un premier examen de la totalité des dossiers approuvés a été constitué en utilisant la méthode de l’échantillonnage par découverte, étant donné le nombre limité de projets approuvés de 96 projets durant la période du 1er avril 2008 au 31 décembre 2008 pour un total de 56 109 145 $ de contributions fédérales approuvées et un montant de 184 752 818 $ de coûts admissibles totaux, soit 30,37 % de contributions fédérales par rapport aux coûts  admissibles, respectant ainsi la clause 6.4 b) de l’Entente Canada-Québec datée du 18 juillet 2005.

Dans un deuxième temps, un échantillon comprenant tous les projets dont les paiements excédaient 200 000 $, soit 23 projets comportant 30 versements, a été sélectionné. Cet échantillon représente plus de 93 % des montants totaux versés durant cette période soit 29 268 620 $. Ces paiements ont été examinés pour vérifier la conformité aux contrôles clés relatifs aux paiements de contributions. La population réelle était de 47 dossiers représentant un total versé de 31 305 045$ au cours de la période du 1er avril 2008 au 31 mars 2009.

Un troisième examen de dossiers a été effectué au niveau des modifications de projets. La population étant composée de seulement 26 projets, toutes les modifications ont été examinées.

2.4 Résultats - contrôles clés pour l’approbation des modifications des projets ainsi que les retraits de projets

Modifications des projets

La population sous examen au cours de notre période de vérification n’étant que de 26 modifications, nous avons procédé à l’examen de la totalité des modifications à un projet FIMR. L’entente cadre Canada-Québec prévoyait à l’article 3.11.vi) que toute proposition de modification jugée importante à un projet du FIMR se devait d’avoir été approuvée avant la date du 31 décembre 2008.

DEC reçoit les modifications aux projets FIMR du Gouvernement du Québec, qui en assure la maîtrise d’œuvre. Une ébauche de modification (no.4) à l’Entente cadre Canada-Québec prévoyait prolonger au 31 décembre 2010 la date limite d’acceptation de modifications importantes apportées à un projet du FIMR. La modification n’avait toujours pas été signée par INFC au moment de notre vérification en décembre 2009. Il existait par ailleurs un protocole définissant la notion de modifications importantes entre INFC et DEC. Le Gouvernement du Québec n’avait pas été informé de la définition de modifications importantes contenue dans le protocole et continuait d’utiliser l’interprétation donnée par le comité de gestion Canada-Québec de ce qui constituait une modification importante en l’absence d’une telle définition dans l’entente Canada-Québec. La direction des infrastructures DEC faisait de même.

Notre examen a révélé que DEC a ainsi donné son aval à 6 modifications jugées importantes selon la définition du protocole, et ce après le 31 décembre 2008. Cette situation constitue une non-conformité ainsi qu’une dérogation aux bonnes pratiques en matière de gestion de programmes.

Recommandation

DEC devrait prendre les dispositions pour assurer le respect intégral des modalités administratives de l’entente entre DEC et INFC en vigueur en ce qui concerne l’approbation des modifications des projets.

Retraits des projets

Seulement quatre projets ont été retirés au cours de 2008-2009 et ce, suite à une confirmation du Coprésident provincial du retrait de ces derniers. Notre examen nous a également permis de nous assurer que les fonds disponibles pour ces projets ont été désengagés afin d’assurer la réintégration de ces fonds au niveau du système de contrôle budgétaire.

2.5 Résultats - contrôles clés pour l’approbation des paiements de contributions

Les tests de conformité effectués sur l’échantillon de 23 dossiers ayant fait l’objet d’un paiement au cours de la période du 1er avril 2008 au 31 mars 2009, comprenant 30 versements, n’ont décelé aucune dérogation aux contrôles clés relatifs aux paiements identifiés préalablement. Les limites de paiement ont été respectées dans tous les cas, selon les politiques et directives applicables et les délégations d’autorité en vigueur. Les montants à payer ont tous été enregistrés correctement dans les systèmes informatisés et la séquence des contrôles clés relatifs aux paiements a toujours été respectée.

2.6 Résultats - contrôles budgétaires

Notre analyse des contrôles clés au niveau du contrôle budgétaire nous a permis de constater leur existence et leur application tout au long de la période faisant l’objet de notre vérification à l’exception des faits constatés et décrits de façon plus détaillée précédemment sous la rubrique contrôles clés pour l’approbation des modifications de projets. Notre analyse nous a également permis de nous assurer que l’ensemble des projets approuvés en vertu de l’Entente ne dépasse pas, tel qu’établi à l’article 6.4b), le tiers des coûts admissibles afférents à tous les projets au 31 mars 2009.

Nous avons également constaté qu’en vertu de l’article A.9.2 d) de l’annexe A de l’Entente, les fonds consacrés à la réalisation des projets FIMR mis en oeuvre sur le territoire des municipalités comptant moins de 250 000 habitants représentaient dans la mesure du possible, tel que prévu à l’Entente, environ 80 % des contributions.

Le rapprochement effectué entre les dépenses cumulées du programme inscrites au Rapport Comptes budgétaires 2008-2009 du FIMR et les données disponibles dans le SPGII à partir desquelles l’échantillon de vérification a été déterminé, a permis de constater que les deux sources donnaient des résultats totaux équivalent

2.7 Autres constatations

2.7.1 Gestion du risque

DEC a la responsabilité de mettre en place des contrôles efficaces et efficients afin de favoriser une saine gestion des ententes de contribution reliées au FIMR. La Direction générale de la vérification interne de DEC s’assure de la gestion du risque par l’entremise du plan triennal de gestion du risque pour l’ensemble des programmes de DEC. À cet égard, une vérification interne du FIMR est effectuée annuellement avec pour objectif de fournir une assurance que le programme est géré de façon diligente et en conformité avec les procédures établies.

Par ailleurs, la gestion du risque au niveau provincial et le respect des dispositions de l’Entente Canada-Québec incombent à la direction de chacun des ministères provinciaux concernés. Dans ce contexte, il est prévu qu'un vérificateur externe soit nommé en vertu de l'Entente Canada-Québec relative au programme d'infrastructures et que celui-ci procède à une vérification annuelle en s'appuyant sur les travaux de vérification interne des ministères concernés. L'objectif du vérificateur externe est de s'assurer que les systèmes et procédures mis en place par les ministères provinciaux permettent de gérer adéquatement le programme et que le système de suivi des projets et de vérification des réclamations est adéquat.

La présente vérification, mandatée par la DGVI de DEC, comprend la nécessité de s’assurer que  l’Entente Canada-Québec a fait l’objet d’une vérification au niveau des ministères provinciaux avant d’être en mesure d’exprimer une opinion sur les contrôles de gestion du programme dans son ensemble. Nous avons reçu l’assurance de DEC qu’une telle vérification est présentement en cours pour les années 2008 et 2009; cependant les résultats de cette vérification n’étaient pas disponibles au moment de la finalisation de notre rapport de vérification de 2008-2009.

2.7.2 Systèmes d’informations de gestion

Les systèmes d’informations existant présentement à DEC ne permettent pas d’obtenir des données actuelles sur l’état d’avancement des projets en vue de permettre une surveillance active de la clôture des projets et du programme FIMR. Le rapport final d’évaluation à mi-mandat daté du 29 septembre 2005 faisait état de cette problématique; cependant, le problème est demeuré entier puisque le SPGII ne permet toujours pas d’obtenir des données actuelles et précises sur l’état d’avancement des projets.

Une recherche effectuée au niveau du système SPGII nous a permis d’identifier qu’un versement final avait été effectué pour 41 projets seulement sur l’ensemble de 254 projets approuvés depuis le début du programme FIMR. Originalement la date d’achèvement de l’ensemble des travaux pour le FIMR se situait au 31 mars 2010, cependant pour permettre la mise en œuvre et l’achèvement des nombreux projets, on a procédé à une modification de l’Entente Canada-Québec originale, qui n’est cependant pas signée à ce jour par les autorités concernées, pour reporter la date d’achèvement des travaux au 31 mars 2012. Il s’avère donc important d’améliorer le suivi des projets pour assurer leur réalisation avant la nouvelle date de clôture.

Le système SPGII renferme par ailleurs certains indicateurs de rendement qui pourraient être utilisées pour renforcer la surveillance de l’état d’avancement des projets tels que:

  • la date de réception d’une demande d’aide au Québec et la date de réception à DEC pour cette même demande d’aide.
  • la date de réception de la fiche synthèse approuvée par le Coprésident provincial et la date d’approbation par la Coprésidente fédérale.
  • la date de réception de la fiche synthèse approuvée par le Coprésident provincial et la date d’approbation finale par le Ministre responsable selon la délégation d’autorité.
  • la date de réception d’une demande de modification de projet approuvé par le Coprésident provincial et la date d’approbation par la Coprésidente fédérale.

Ce genre d’information vise un appui à la réalisation des suivis d’approbation et de modification d’ententes dans des délais raisonnables et peut s’avérer un outil valable pour permettre d’assurer une diligence raisonnable en matière de suivi des ententes.

Recommendation

DEC devrait considérer l’utilisation de rapports de gestion renfermant des données sur les indicateurs disponibles à partir du Système SPGII, afin d’améliorer le suivi de l’état d’avancement et la clôture des projets dans le cadre du FIMR.

2.7.3 Frais de gestion

À la demande de la Direction des infrastructures de DEC, les frais de gestion facturés au programme ont aussi été examinés sans toutefois qu’aucune vérification de la validité des montants réclamés ne soit effectuée.

L’Entente Canada-Québec relative au programme d’infrastructures version modifiée datée du 18 juillet 2005 précise à l’article 7.5 b) que pour le FIMR, le Canada remboursera au Québec un montant pouvant atteindre 2 925 000 $ pour les frais de gestion et d’administration de l’Entente qui ont été établis et approuvés par le Comité de gestion. Le montant total des frais de gestion sera prélevé à même la contribution du Canada prévue au paragraphe 6.1 de 234 824 000 $ aux fins du FIMR. Il a ainsi été possible de constater que le maximum admissible selon l’article 7.5 b) de l’Entente révisée, soit 2 925 000 $, n’avait pas encore été atteint au 31 mars 2009.

3.0 Plan d'action

Table that details the action plan

Recommandation

Réponse de la direction

Mise en oeuvre du plan d’action

Échéancier

Modification de projets : Conformité aux dates prévues à l’entente-cadre

DEC devrait prendre les dispositions pour assurer le respect intégral des modalités administratives de l’entente entre DEC ET INFC en vigueur en ce qui concerne l’approbation des modifications des projets.

La direction des infrastructures à DEC, avait approuvé les 6 projets en conformité avec l’interprétation que donnait le comité de gestion Canada-Québec de ce que constituait une modification importante en l’absence d’une telle définition dans l’entente Canada-Québec. Elle reconnaît cependant ne pas s’être référée au protocole signé avec INFC.

La direction a cessé d’accepter les modifications importantes soumises