Vérification du cadre de gestion et de la conformité des dossiers de classification des postes

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Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Développement économique Canada pour les régions du Québec

Collaborateur : Direction générale de la vérification interne (DGVI)

Date de publication : 8 juin 2010

Résumé :

Ce rapport présente la vérification du cadre de gestion et de la conformité des dossiers de classification des postes portant sur l’ensemble des postes actifs pour la période s’échelonnant du 1er avril 2005 au 13 janvier 2009.

Ce rapport démontre que :

  • le cadre de gestion mis en place par l'Agence est conforme à la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir, et autres politiques et lignes directrices du SCT
  • les activités de classification réalisées sont conformes aux lois, règlements, politiques, directives et lignes directrices dans le domaine.

 

1. Sommaire exécutif

L’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (l’Agence ou DEC) a pour mandat de promouvoir le développement économique des régions du Québec, en accordant une attention particulière à celles dont la croissance économique est lente et les emplois insuffisants, afin qu'il en résulte, à long terme, une amélioration de la prospérité et de l'emploi.

Afin de réaliser son mandat, le Sous-ministre/Président est essentiellement appuyé par deux vice-présidences, soit les secteurs des Opérations et de Politiques et planification, une direction générale des services corporatifs, une direction générale des communications et une direction générale de la vérification interne.

Les principales activités liées à la classification d’un poste sont les suivantes :

  • Identification des risques associés au processus;
  • Appui à la rédaction de la description de travail;
  • Évaluations et approbations de la classification du poste selon les normes applicables; et
  • Surveillance continue.

La Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir autorise les administrateurs généraux à classifier des postes dans leur ministère respectif conformément à la Politique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), aux normes de classification et aux lignes directrices élaborées et émises par le SCT. La politique exige que les administrateurs généraux mettent en place les mesures appropriées afin d’assurer la gestion efficace du système de classification dans leur ministère respectif à l’aide de mécanismes de surveillance, d’examens et de vérifications internes, y compris la prise des correctifs appropriés.

La vérification des activités de classification a été incluse au plan de vérification approuvé par le comité ministériel de vérification (CMV), pour l’exercice 2009-2010.

1.1 Objectifs de la vérification

Les objectifs visés lors de cette vérification étaient de s’assurer que les exigences suivantes ont été respectées :

Objectif 1

Le cadre de gestion mis en place par DEC assure la conformité à la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir, et autres politiques et lignes directrices du SCT.

Critères 1

  • Fournir l’assurance que les responsabilités et domaines sont conformes à la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir et qu’ils sont clairement identifiables à l’Agence.
  • Fournir l’assurance que les ressources humaines ont développé et appliquent un cadre de surveillance suffisamment complet et concret qui assure que DEC s’acquitte adéquatement de son pouvoir de classification.
  • Fournir l’assurance que les ressources humaines disposent des compétences et des outils nécessaires pour s’acquitter de leurs responsabilités.

Objectif 2

Les activités de classification réalisées par DEC sont conformes aux lois, règlements, politiques, directives et lignes directrices dans le domaine.

Critères 2

  • Fournir l’assurance que les signatures des subdélégataires sont conformes à la Politique sur l’organisation et la classification.
  • Fournir l’assurance que les descriptions de travail sont conformes aux lignes directrices.
  • Fournir l’assurance que le dossier est documenté de façon adéquate.
  • Fournir l’assurance que les résultats sont communiqués aux parties concernées.

1.2 Étendue de la vérification

Nous avons effectué un examen approfondi des pratiques de surveillance de la classification afin de nous assurer que les éléments du cadre de gestion, notamment les politiques, les pratiques de surveillance (cadre de surveillance) et les ressources en place permettaient une gestion conforme des activités de classification.

En ce qui a trait à la conformité des dossiers de classification avec la réglementation, nous avons effectué une sélection de soixante-dix-huit dossiers de classification portant sur l’ensemble des postes actifs sur une période s’échelonnant du 1er avril 2005 au 13 janvier 2009.

Il est à noter que notre opinion ne porte pas sur les décisions de classification, mais sur l’application des politiques internes relativement à la documentation des actions prises durant la période concernée.

1.3 Méthodologie

L’approche retenue, concernant le travail de vérification touchant le cadre de gestion, a consisté en la tenue préalable d’entrevues avec les principaux intervenants des secteurs identifiés, une revue de la documentation pertinente et la constatation des pratiques selon l’examen effectué.

En regard du volet de la conformité des dossiers de classification avec la règlementation afférente, nous avons effectué un travail de corroboration avec les dossiers sélectionnés. Des outils, adaptés à la présente vérification, ont été développés. La sélection de soixante-dix-huit dossiers a été faite sur la base d’échantillonnage statistique. Dans le cadre de cette activité de vérification, nous avons considéré l’ensemble des actions de classification telles que la création d’un nouveau poste, les changements hiérarchiques, les changements de statut du poste, ainsi que l’abolition de postes.

La classification des postes étant un sujet nécessitant une expertise particulière, la Direction générale de la vérification interne (DGVI) a engagé un consultant. Le consultant est expert en matière de classification des postes et a été impliqué pour la planification du mandat, l’exécution du travail et la validation des constats.

Les constatations issues de la vérification découlent de la comparaison entre les critères recherchés et les faits observés. Les critères ont été validés avec le secteur responsable, la direction générale des services corporatifs.

1.4 Déclaration d’assurance

Nous avons terminé la vérification du cadre de gestion et de la conformité des dossiers de classification des postes de DEC.

La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir un degré raisonnable de certitude que le cadre de gestion et les pratiques appliqués assurent la conformité à la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir et aux autres politiques du SCT et que les dossiers de classification sont conformes aux lois, règlements, politiques et lignes directrices interne.

La vérification s’est déroulée d’avril à juillet 2009. Elle a porté sur la période du 1er avril 2005 au 13 janvier 2009. De façon détaillée, elle comportait un volet d’examen des pratiques sur le plan des politiques et procédures mises en place par DEC, du partage des responsabilités, de la formation et des communications touchant les activités de classification et des activités de surveillance et de contrôle de DEC. Un second volet touchait la détermination de la conformité aux politiques et règlements des organismes centraux en matière de documentation des dossiers de classification. La vérification incluait l’examen de dossiers de classification et autres documents reliés, la rencontre de personnes-ressources et la validation avec les secteurs concernés. Nous avons effectué les tests jugés nécessaires dans les circonstances afin de nous permettre d’exprimer notre opinion.

Les procédés de vérification suivis et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l’exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur le constat tiré de situations retenues, à la lumière des critères établis. Les éléments de preuve assemblés répondent aux normes de vérification professionnelles et sont suffisants pour assurer la direction du bien-fondé des conclusions tirées.

1.5 Opinion de vérification

À notre avis, l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (DEC) a mis en place suffisamment de contrôles afin de réduire à un niveau acceptable le risque de non conformité aux politiques en matière de classification des postes. La Direction des ressources humaines (DRH) a notamment instauré un cadre de gestion des activités de classification. Toutefois, la DRH devra améliorer l’analyse de risque qui appuie ce cadre et des cibles de rendement claires devront être incluses afin de permettre un suivi des tendances. Par ailleurs, nous sommes en règle générale satisfaits de la documentation des dossiers de classification. Certaines possibilités d’amélioration subsistent néanmoins, dont un resserrement de certaines mesures de mitigation en matière d’assurance qualité.

1.6 Sommaire des recommandations

Nous avons noté les opportunités d’amélioration suivantes. Elles concernent le cadre de gestion ainsi que la conformité des dossiers de classification.

En matière du cadre de gestion encadrant le cadre de surveillance :

  • Documenter le processus de gestion des risques des activités de classification;
  • Renforcer et documenter le système de détection précoce (surveillance active) basé sur les risques de classification.
  • Inclure au cadre de surveillance des cibles de rendement chiffrées afin de permettre une reddition appropriée.

En matière de conformité de la documentation des dossiers de classification :
 

  • Mettre en place un outil de contrôle en vue de s’assurer de l’attestation des fonctions par les gestionnaires.
  • Renforcer les points de contrôle relativement à l’assurance de la qualité.

Dirigeant principal de la vérification

 

2. Introduction

2.1 Contexte

L’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (DEC) a pour mandat de promouvoir le développement économique des régions du Québec, en accordant une attention particulière à celles dont la croissance économique est lente et les emplois insuffisants, afin qu'il en résulte, à long terme, une amélioration de la prospérité et de l'emploi.

Afin de réaliser son mandat, le Sous-ministre/président est essentiellement appuyé par deux vice-présidences, soit les secteurs des Opérations et Politiques et planification, une direction générale des services corporatifs, une direction générale des communications et une direction générale de la vérification interne.

Les principales activités liées à la classification d’un poste sont les suivantes :

  • Identification des risques associés au processus;
  • Appui à la rédaction de la description de travail;
  • Évaluations et approbations de la classification du poste selon les normes applicables; et
  • Surveillance continue.

La Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir autorise les administrateurs généraux à classifier des postes dans leur ministère respectif conformément à la Politique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), aux normes de classification et aux lignes directrices élaborées et émises par le SCT.  La politique exige que les administrateurs généraux mettent en place les mesures appropriées afin d’assurer la gestion efficace du système de classification dans leur ministère respectif à l’aide de mécanismes de surveillance, d’examens et de vérifications internes, y compris la prise des correctifs appropriés.

Lors de la revue de la politique et de discussion avec une consultante en matière de RH, nous avons noté que la politique laissait une grande latitude aux divers ministères et agences dans le développement des outils de surveillance compte-tenu du peu de directives précises émanant des organismes centraux.  DEC a inclus ce facteur de risque dans son cadre de surveillance.  De plus, le pouvoir en matière de classification des postes a été délégué totalement au Sous-ministre/Président de DEC, ce qui augmente la nécessité d’établir des contrôles efficaces en la matière.  

Dans le cadre de ses activités de surveillance et de contrôle de la classification, le service des RH estime pertinent d’effectuer une vérification interne portant sur ses procédures et processus de contrôle au cours de l’exercice 2009-2010.  La DGVI a donc réalisé une vérification du cadre de gestion et de la conformité des activités de classification à l’Agence.

La vérification des activités de classification a été incluse au plan de vérification approuvé par le comité ministériel de vérification (CMV), pour l’exercice 2009-2010.

2.2 Objectifs et critères de vérification

Objectif 1

Le cadre de gestion mis en place par DEC assure la conformité à la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir, et autres politiques et lignes directrices du SCT.

Critères 1

Sous critères

Fournir l’assurance que les responsabilités et domaines sont conformes à la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir et qu’ils sont clairement identifiables à l’Agence.

  • Tous les éléments de la Politique sont couverts; et
  • Les rôles et les champs de responsabilités des intervenants sont clairement définis et compris.

Fournir l’assurance que les RH ont développé et appliquent un cadre de surveillance suffisamment complet et concret qui assure que DEC s’acquitte adéquatement de son pouvoir de classification.

  • Les éléments du cadre sont fondés sur une analyse des risques;
  • Le cadre de surveillance fait des liens concrets avec les valeurs de la Fonction publique;
  • Les RH de DEC établissent des objectifs et en surveillent le rendement et ce, en se basant sur les priorités des RH, les attentes des clients en matière de prestation de services, les exigences en matière de conformité et l’analyse de risque;
  • Le cadre de surveillance permet d’analyser les tendances en regard des objectifs fixés;
  • Le cadre appuie l’élaboration et la mise en œuvre de correctifs;
  • Des plans de communication des résultats à la haute direction et aux agences centrales sont inclus dans le cadre de surveillance; et
  • Ces mesures sont appliquées de façon régulière et consignées aux dossiers.

Fournir l’assurance que les RH disposent des compétences et des outils nécessaires pour s’acquitter de leurs responsabilités.

  • Les fonctions de classification peuvent être assurées grâce à des ressources humaines et financières (incluant le budget pour les consultants) appropriées et suffisantes en nombre et en expérience; et
  • Les RH ont mis en place des politiques et procédures internes afin de s’acquitter de leurs responsabilités et les ont validées et communiquées.

Objectif 2

Les activités de classification réalisées par DEC sont conformes aux lois, règlements, politiques, directives et lignes directrices dans le domaine.

Critères 2

Sous critères

Fournir l’assurance que les signatures des subdélégataires sont conformes à la politique sur l’organisation et la classification.

Les signatures dans les dossiers sont celles des subdélégataires appropriés.

Fournir l’assurance que les descriptions de travail sont conformes aux lignes directrices.

  • Présence des renseignements obligatoires;
  • La description du travail (DT) commence par les résultats axés sur le service à la clientèle;
  • Description du travail au moyen de la détermination des activités principales; et
  • La description de travail répond aux quatre critères déterminés dans la Loi canadienne sur les droits de la personne (habileté, effort, responsabilité, condition de travail)

Fournir l’assurance que le dossier est documenté de façon adéquate.

  • Présence de la description de travail;
  • Présence d’une demande d’intervention des RH dûment remplie et signée par le gestionnaire responsable;
  • Présence d’un organigramme à jour;
  • Présence d’une formule d’intrants pour les langues officielles (FILO) remplie et signée par le gestionnaire responsable;
  • Documentation de l’évaluation, des résultats et du raisonnement de la classification;
  • Notes relatives aux rencontres avec les intervenants;
  • Documents relatifs au travail du comité de classification;
  • Documentation relative à l’historique du poste; et
  • Le dossier a été revu par une personne détenant une autorité compétente (assurance qualité et approbation).

Fournir l’assurance que les résultats sont communiqués.

  • Les résultats sont documentés;
  • Les résultats sont communiqués au gestionnaire concerné; et
  • Les résultats sont communiqués à l’employé.

2.3 Étendue de la vérification

Nous avons effectué un examen approfondi des pratiques de surveillance de la classification afin de nous assurer que les éléments du cadre de gestion, notamment les politiques, le cadre et les pratiques de surveillance (cadre de surveillance) et les ressources en place, permettent une gestion conforme des activités de classification.

En ce qui a trait à la conformité des dossiers de classification avec la réglementation, nous avons effectué une sélection de soixante-dix-huit dossiers de classification portant sur l’ensemble des postes actifs sur la période s’échelonnant du 1er avril 2005 au 13 janvier 2009.

Il est à noter que notre opinion ne porte pas sur les décisions de classification, mais sur l’application des politiques internes relativement à la documentation des actions prises durant la période concernée.

2.4 Méthodologie

L’approche retenue, concernant le travail de vérification touchant le cadre de gestion, a consisté en la tenue préalable d’entrevues avec les principaux intervenants des secteurs identifiés, une revue de la documentation pertinente et la constatation des pratiques selon l’examen effectué les dossiers pertinents.

En regard du volet de la conformité des dossiers de classification avec la règlementation afférente, nous avons effectué un travail de corroboration avec les dossiers sélectionnés.  Des outils, adaptés à la présente vérification, ont été développés.  La sélection des soixante-dix-huit dossiers a été faite sur la base d’échantillonnage statistique.  Dans le cadre de cette activité de vérification, nous avons considéré l’ensemble des actions de classification tel que la création d’un nouveau poste, les changements hiérarchiques, les changements de statut du poste, ainsi que l’abolition de postes.

Le sujet de la classification des postes étant un sujet nécessitant une expertise particulière, la direction générale de la vérification interne ( DGVI) a engagé un consultant.  Le consultant est expert en matière de classification des postes et a été impliqué dans la planification du mandat, l’exécution du travail et la validation des constats.

Les constatations issues de la vérification découlent de la comparaison entre les critères recherchés et les faits observés.  Les critères ont été validés avec le secteur responsable, la Direction générale des services corporatifs.

2.5 Remerciements

Nous aimerions remercier les représentants de l’Agence pour leur excellente collaboration et leur intérêt manifesté durant le déroulement de cette vérification.

3. Résultats de vérification

3.1 Cadre de gestion de la fonction de classification des postes.

L’Agence est chargée de mettre en place un cadre de gestion qui comprend les contrôles garantissant la conformité aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), à la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir et aux politiques, procédures et processus ministériels. Le cadre de gestion inclut les politiques internes, le cadre de surveillance et les ressources en places.

Opinion

La Direction des ressources humaines (DRH) a mis en place un cadre de gestion des activités de classification. Toutefois, la DRH devra améliorer l’analyse de risque qui appuie les objectifs du cadre. Des cibles de rendement claires devront être incluses dans le cadre afin de permettre un suivi des tendances et une reddition de compte appropriés.

Points forts

Parmi les points forts identifiés en matière de cadre de gouvernance, notons :

  • L’Agence a développé des politiques internes qui encadrent les fonctions de classification et ces politiques sont publiées sur l’intranet de DEC;
  • L’Agence dispose de ressources accréditées pour fournir des avis, conseils et décisions sur les questions de classification;
  • Un cadre de surveillance modelé sur le guide du SCT « Cadre de surveillance de la classification » a été développé;
  • De la formation est offerte aux gestionnaires par les RH; et
  • Des rapports annuels sont préparés et soumis aux organismes centraux.

Constatations de vérification et recommandations

3.1.1 Rôles et responsabilités
Critère

Fournir l’assurance que les responsabilités et domaines sont conformes à la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir et qu’ils sont clairement identifiables à l’Agence.

Constat 1

Malgré certaines faiblesses traitées dans le présent rapport, l’Agence a mis en place des politiques internes afin d’encadrer la fonction de classification des postes. Une grille de délégation d’autorité en matière de classification existe et est respectée.

Effet

Les rôles et responsabilités sont clairement définis.

3.1.2 Cadre de surveillance
Critère

Fournir l’assurance que les ressources humaines ont développé et appliquent un cadre de surveillance suffisamment complet et concret qui assure que DEC s’acquitte adéquatement de son pouvoir de classification.

Constat 2

L’Agence a mis en place un cadre de surveillance en se basant sur la Politique du Conseil du Trésor. Cependant, le cadre de surveillance fait référence à des risques qui ont été cernés par le service de la classification de façon informelle. Nous n’avons pas retrouvé de documentation appuyant le processus de gestion des risques, notamment la procédure pour l’identification, l’évaluation et la priorisation des risques. Ces étapes devraient être réalisées et les résultats consignés au dossier afin de renforcer le cadre de gestion et de permettre un suivi sur l’évolution des risques du service de la classification des postes.

Effet

Le manque de méthodologie documentée du processus de gestion des risques augmente les probabilités que des risques importants soient omis ou sous-estimés et que l’Agence n’attenue pas ces risques.

Constat 3

Selon la Politique portant sur le cadre de surveillance, les ministères doivent rendre des comptes relativement à l’autorité de classification qui leur est déléguée. Les ministères doivent adopter des méthodes de surveillance correspondant aux besoins particuliers de leur organisation. Ainsi, l’Agence doit procéder à l’examen des tendances au regard des valeurs et des indicateurs de performance convenus. Des mesures correctives devront être mise en œuvre afin de corriger des situations jugées inacceptables.

Afin de répondre aux exigences de la Politique, le ministère doit aussi définir des objectifs de rendement clairs qui permettent un suivi des pratiques et de l’ensemble de la situation. En ce sens, le cadre devrait inclure des indicateurs de rendement clairs et chiffrés, par exemple, avoir trois (3) agents de classification certifiés ou revoir l’ensemble des descriptions de travail tous les cinq (5) ans. Des indicateurs de rendement chiffrés permettent de suivre et d’évaluer les tendances par rapport aux attentes dans le temps et de mettre en place les correctifs qui s’imposent.

Notre vérification a révélé que le cadre de surveillance de l’Agence présentait la situation actuelle de l’Agence en regard des objectifs généraux définis dans le cadre, par exemple : le nombre et le pourcentage de conseillers en RH et gestionnaires formés en classification. Toutefois, les indicateurs de rendement ne donnaient pas de cibles chiffrées reliées aux attentes (par exemple : former 95 % des gestionnaires), ce qui rend difficile l’analyse des tendances et la mise en place de correctifs.

Effet

L’absence de cibles de rendement chiffrées, d’analyses de tendance et d’écarts rend difficile la mise en place de correctifs aux situations jugées inacceptables.

Constat 4

La responsabilité de surveillance et de contrôle repose plus que jamais sur les ministères et agences fédérales. Depuis quelques années, la surveillance effectuée par les agences centrales (Agence de la fonction publique du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor) a décliné.

Selon l’article 6.5.1 de la Politique sur le Système de classification et de délégation de pouvoir, il revient aux administrateurs généraux de prendre des mesures appropriées afin d’assurer la gestion efficace du système de classification dans leur ministère respectif, à l’aide de mécanismes de surveillance, d’examen et de vérification interne, y compris la prise de correctifs. De plus, la Politique sur le Cadre de surveillance de la classification réfère à la Politique sur la surveillance active dans la section « Système de détection précoce ». Il est prévu que les ministères doivent surveiller activement leurs pratiques et leurs contrôles de gestion en se fondant sur une approche de gestion des risques. Cela impose d’avoir mis en place au sein des ministères des moyens pour détecter et faire connaître dès que possible les risques et les lacunes, de prendre rapidement des mesures préventives et des corrections appropriées.

Bien que certains contrôles ponctuels aient été réalisés (par exemple : des examens cycliques), la DRH n’a pas encore formalisé leur système de détection précoce, afin de suivre les risques et les contrôles associés à la classification.

Effet

L’absence d’un processus de détection précoce formel augmente le risque que des problèmes significatifs ne soient pas détectés en temps opportun.

Recommandation 1

Documenter le processus de gestion des risques des activités de classification (méthodologie, identification, évaluation, priorisation).

Recommandation 2

Développer et inclure au cadre de surveillance des cibles de rendement chiffrées afin de permettre une reddition appropriée.

Recommandation 3

Renforcer et documenter le système de détection précoce (surveillance active) basé sur les risques de classification.

3.1.3 Ressources des RH
Critère

Fournir l’assurance que les ressources humaines disposent des compétences et des outils nécessaires afin de s’acquitter de leurs responsabilités.

Constat 5

La DRH dispose de ressources accréditées qui peuvent prendre des décisions de classification et fournir des conseils aux gestionnaires de l’Agence. Toutefois, la DRH n’a pas défini ses besoins en ressources humaines. Compte tenu de cette situation, le départ de certaines ressources pourrait conduire à un manque d’effectifs qui affaiblirait la capacité de la DRH à faire face à ses obligations en matière de classification des postes.

Effet

L’absence d’une évaluation claire des besoins en matière de ressources compétentes dans le domaine de la classification combinée avec le départ de ressources accréditées, augmente le risque que la DRH ne dispose plus des effectifs nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités.

Recommandation 4

Définir le nombre de ressources nécessaires en classification et l’inclure au cadre de surveillance.

3.2 Dossiers de classification des postes

L’Agence a la responsabilité de s’assurer que la documentation des dossiers de classification est conforme, intègre et qu’elle soutient adéquatement les décisions de classification selon les politiques et procédures internes de DEC et les politiques et lignes directrices du SCT.

Opinion

Nous sommes satisfaits de la documentation des dossiers de classification à l’exception de certaines possibilités d’améliorations, dont un meilleur recensement et resserrement des points de contrôle, reliés à l’assurance de la qualité.

Points forts

Parmi les points forts identifiés pour les dossiers de classification, notons :

  • Les signatures présentes dans les dossiers sont celles de subdélégataires autorisés;
  • Des descriptions de travail génériques sont utilisées, ce qui simplifie la mise au point de profils de compétence ainsi que l’élaboration de processus d’avancement et de recrutement; et
  • les descriptions de travail respectent les normes concernant la présentation du contenu définies dans les Lignes directrices sur la rédaction de descriptions de travail.

Constatations et recommandations

3.2.1 Signature des subdélégataires
Critère

Fournir l’assurance que les signatures des subdélégataires sont conformes à la politique sur l’organisation et la classification.

Constat 6

Une grille de délégation a été approuvée et est respectée. Les signatures que nous avons retrouvées dans les dossiers de classification, sont celles des subdélégataires dûment autorisés.

Effet

Les actions de classification sont exécutées par des personnes possédant la compétence et l’autorité.

3.2.2 Description de travail
Critère

Fournir l’assurance que les descriptions de travail sont conformes aux lignes directrices.

Constat 7

Le document Lignes directrices sur la rédaction de description de travail (DTdéfinit les informations devant obligatoirement être présentes dans la description de travail. Ces renseignements incluent notamment le numéro de poste, la date d’entrée en vigueur de la classification, l’emplacement géographique. Notre vérification a révélé que l’ensemble des descriptions de travail examinées ne présentent pas un ou plusieurs des renseignements administratifs obligatoires définis par les lignes directrices.

Effet

Le manque d’informations administratives sur les descriptions de travail augmente la difficulté du suivi des dossiers dans le temps.

Constat 8

La Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir stipule que le gestionnaire doit s’assurer que les descriptions de travail sont conformes aux normes de classification. Nous avons noté que dans le cas des DT génériques, l’approbation des gestionnaires n’était pas requise. Ceci est dû au fait que les gestionnaires n’ont pas de pouvoir décisionnel sur le contenu des DT génériques. Toutefois, afin d’assurer un contrôle suffisant pour s’assurer que le contenu de la DT générique représente majoritairement (80 %) le travail effectivement fait par les employés associés au poste générique, une attestation de la part du gestionnaire devrait être requise. Cette mesure de contrôle dépasse la cadre de la classification proprement dite, mais il s’agit d’un contrôle de gestion que nous jugeons important.

Effet

Cette absence d’attestation augmente les risques d’inéquation entre la DT générique et le travail effectivement fait par la personne occupant le poste et que la rémunération ne représente pas les tâches réellement effectuées.

Recommendation 5

S’assurer d’inclure les renseignements généraux sur l’ensemble des descriptions de travail de l’Agence.

Recommendation 6

Mettre en place un outil de contrôle en vue de s’assurer de l’attestation des fonctions par les gestionnaires.

3.2.3 Documentation des dossiers
Critère

Fournir l’assurance que le dossier est documenté de façon adéquate.

Constat 9

Selon la politique interne de DEC, les interventions des ressources humaines doivent être soutenues par une demande d’intervention (DI) signée par le gestionnaire responsable. Un formulaire a été créé, en ce sens, par les ressources humaines et il est appliqué de façon approprié (signé par le gestionnaire approprié).

Notre vérification a révélé que de nombreuses actions de classification, de diverses natures, notamment des changements de liens hiérarchiques et des examens cycliques, n’étaient pas soutenues par une DI ou par un autre document de même nature.

Effet

Les motifs et la portée des requêtes n’étant pas documentés, il est difficile d’en comprendre le besoin et d’authentifier l’origine de la demande. Ceci augmente le risque de confusion dans le suivi chronologique des dossiers.

Constat 10

Nous avons retrouvé dans l’ensemble des dossiers un document incluant l’évaluation et le résultat de la classification. Le document est le « Justificatif ». Le document fait référence à l’utilisation des normes de classification et aux postes repères  publiés sur le site du SCT. Il doit porter la signature de l’agent accrédité.

La vérification a révélé que quelques « Justificatifs » n’avaient pas été signés.

Effet

Le justificatif est une preuve documentée que le conseiller accrédité a utilisé les normes de classification applicables. L’absence de signature indique un risque potentiel que le travail de contrôle de qualité devant être effectué par les conseillers n’ait pas été effectué.

Constat 11

Selon la politique interne de l’Agence, certaines actions de classification doivent être soumises à un comité de classification (reclassification, nouveau poste de niveau EX). Notre vérification a révélé que sur les onze dossiers qui requéraient l’intervention d’un comité de classification, cinq dossiers ne comportaient pas une documentation suffisante pour appuyer la décision. Dans ces cas, la gestion nous a fait part qu’ils s’agissaient d’exceptions ne nécessitant pas la tenue d’un comité de classification. Cependant, la justification de ces exceptions n’était pas documentée au dossier. Afin d’assurer un meilleur suivi, nous sommes d’avis que ces justifications devraient être intégrées au dossier.

Effet

Le manque de documentation au niveau des comités de classification augmente le risque pour l’Agence de ne pas être conforme pas aux politiques du SCT, ainsi qu’aux politiques internes de DEC.

Constat 12

Un outil a été développé par la DRH afin d’assurer un contrôle de la qualité. Toutefois, nous n’avons pas retrouvé ce document dans les dossiers lors de notre vérification.

Effet

L’absence de contrôle d’assurance qualité laisse au conseiller la latitude complète du résultat de classification et ne permet pas la prise de mesures correctives, le cas échéant.

Recommendation 7

S’assurer que les actions en classification sont soutenues par une demande d’intervention ou un autre document soutenant l’action de classification.

Recommendation 8

Revoir le document « Justificatifs » servant à documenter l’évaluation et les résultats de la classification afin de s’assurer qu’ils sont valides et dûment signés.

Recommendation 9

Documenter au dossier les raisons justifiant la non tenue d’un Comité de classification afin d’assurer un meilleur suivi.

Recommendation 10

S’assurer que le document de contrôle (assurance qualité) soit utilisé lors des actions de classification.

3.2.4 Communication des résultats
Critère

Fournir l’assurance que les résultats sont communiqués.

Constat 15

Les résultats des actions de classification ne sont pas toujours clairement documentés (par exemple, le résultat d'une révision, d'un changement de lien hiérarchique).

Effet

Augmentation possible des difficultés du suivi des dossiers.

Suggestion d’amélioration

Une meilleure pratique consisterait à mieux documenter les résultats de chacune des actions faites par le service de la classification.

4. Plan d'action

tableau du plan d'action

Recommandations

Commentaires de la gestion

Date prévue d’achèvement

Entités responsables

Recommandation 1
Documenter le processus de gestion des risques des activités de classification (méthodologie, identification, évaluation, priorisation).

Le processus de gestion risques sera documenté pour expliquer les étapes de mise à jour du plan de surveillance

Avril 2010

DRH

Recommandation 2
Développer et inclure au cadre de surveillance des cibles de rendement chiffrées afin de permettre une reddition appropriée.

Des cibles chiffrées seront ajoutées au cadre de surveillance actuel.

Avril 2010

DRH

Recommandation 3
Renforcer et documenter le système de détection précoce (surveillance active) basé sur les risques de classification.

Nous maintiendrons le suivi des mesures de surveillance à l’aide du système de suivi des actions en temps réel.

Janvier 2010

DRH

Recommandation 4
Définir le nombre de ressources nécessaires en classification et l’inclure au cadre de surveillance.

Le nombre de ressources a été défini : 3 conseillers RH généralistes et 2 conseillers accrédités

Déjà en place

DRH

Recommandation 5
S’assurer d’inclure les renseignements généraux sur l’ensemble des descriptions de travail de l’Agence.

Les renseignements généraux sont en en grande partie présents; les éléments manquants seront ajoutés

Avril 2010

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Recommandation 6
Mettre en place un outil de contrôle en vue de s’assurer l’attestation des fonctions par les gestionnaires.

Développer et mettre en place l’outil d’attestation pour les DT génériques.

Décembre 2009

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Recommandation 7
S’assurer que les actions en classification sont soutenues par une demande d’intervention ou tout autre document soutenant l’action de classification.

Un système de suivi des actions de classification en temps réel (LOG) - incluant la date et l’origine de la demande - a été élaboré et sera mis en œuvre en janvier 2010

Janvier 2010

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Recommandation 8
Revoir le document « Justificatif » servant à documenter l’évaluation et les résultats de la classification afin de s’assurer qu’ils sont valides et dûment signés.

Nous allons nous assurer que les justificatifs sont signés.

Décembre 2009, en continu par la suite.

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Recommandation 9
Documenter au dossier les raisons justifiant la non tenue d’un Comité de classification afin d’assurer un meilleur suivi.

Nous allons ajouter le contexte dans les cas le justifiant.

Décembre 2009, en continu par la suite.

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Recommandation 10
S’assurer que le document de contrôle (assurance qualité) soit utilisé lors des actions de classification.

Une feuille de contrôle est déjà mise sur chaque dossier de poste et la surveillance active son utilisation sera effectuée. 

Action déjà mise en œuvre.

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