Rapport de vérification interne des activités de suivi des ententes jugées à risque élevé

Télécharger la version PDF

Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Développement économique Canada pour les régions du Québec

Collaborateur : Direction générale de la vérification interne (DGVI)

Date de publication : 1 juin 2010

Résumé :

Ce rapport présente la vérification des activités de suivi des ententes jugées à risque élevé pour l’exercice financier 2009-2010.

Il s'agit d'une vérification visant à assurer que l’Agence applique des pratiques efficaces en matière de suivi des dossiers jugés à risque élevé, autant concernant les aspects de nature financière reliés au traitement des réclamations reçues, qu’en matière de résultats associés à l’aide financière accordée.

 

1. Sommaire exécutif

1.1 Contexte

Dans son plan triennal de vérification interne fondé sur les risques, la direction générale de la vérification interne ( DGVI) assistée du comité ministériel de vérification (CMV) de l’Agence de Développement économique du Canada pour les régions du Québec (l’Agence) identifie les projets de vérifications prioritaires, parmi les activités composant l’univers de vérification de l’Agence.

La vérification des activités de suivi, autant des réclamations financières que des résultats associés aux ententes de contribution jugées à risque élevé, est l’un des projets qui a été retenu pour l’exercice 2009-2010, compte tenu de l’importance stratégique de ces activités pour l’Agence. Ce projet a été jugé « Priorité élevée » en fonction des critères de risques associés à la matérialité.

L’importance du suivi

Les paiements de transferts sous forme d’ententes de subventions et contributions représentent plus de 84 % du budget de l’Agence. En effet, pour 2009-2010, le budget au titre des subventions et contributions provenant des  programmes réguliers est de 240 M$ sur un budget total de 287 M$1.  De plus, l’Agence bénéficie d’un budget additionnel pour les initiatives reliées au Plan d’action économique du Gouvernement du Canada, de l’ordre de 141 M$ pour le même exercice. La qualité du suivi effectué sur les réclamations financières et les résultats associés aux ententes de contribution est donc fondamentale.

La Politique sur les paiements de transfert de 2008 qui encadre la gestion des subventions et des contributions prévoit que les ministères sont imputables quant à la gestion efficace, intègre, transparente et responsable des ententes. Des examens stratégiques et structurés des dépenses doivent donc être effectués afin de s’assurer de la saine gestion des ressources. 

Ainsi, la politique prévoit la mise en application d’activités de suivis (surveillance2) contribuant à une gestion efficace.

1.2 Objectif de vérification

L’objectif était de s’assurer que l’Agence applique des pratiques efficaces en matière de suivi des dossiers jugés à risque élevé, autant concernant les aspects de nature financière reliés au traitement des réclamations reçues, qu’en matière de résultats associés à l’aide financière accordée. Les critères de vérification qui ont guidé notre analyse étaient en fonction des meilleures pratiques qui pouvaient de façon raisonnable être appliquées en la matière, et non seulement un examen de la conformité de ces pratiques aux directives en vigueur. Ces critères de vérification ont été regroupés de la façon suivante :

  • Établissement des risques reliés au suivi de l’entente;
  • Planification des interventions de suivi;
  • Réalisation du suivi de nature financière (relié au traitement des réclamations);
  • Réalisation du suivi des activités et des résultats. 

1.3 Portée et étendue de la vérification

La vérification portait sur des ententes considérées à risque élevé selon les paramètres retenus par la DGVI.  La majorité des bureaux d’affaires (BA) ont été visités aux fins de cette vérification.  Les ententes visées devaient inclure au moins une réclamation. La période visée a inclus des ententes datant de 2007 jusqu’au moment des visites respectives dans les BA.

La vérification visait l’examen des pratiques à l’égard du suivi effectué pour de tels dossiers considérés à risque élevé durant la vie des ententes sans toutefois inclure la période de remboursement.

La vérification s’est déroulée de mars 2009 à novembre 2009.

1.4 Méthodologie

Le projet a été réalisé par la DGVI, conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Nous avons procédé à un échantillonnage de dossiers parmi des dossiers jugés à risque élevé à partir des paramètres suivants :

  • Les dossiers évalués à risque élevé selon la grille d’évaluation en utilisation;
  • Les ententes d’un montant supérieur à 500 000 $ qui étaient historiquement sujettes à plusieurs ajustements de montants réclamés par les bénéficiaires;
  • À notre demande, d’autres ententes jugées par la direction des BA comme méritant une attention particulière.

A partir de ces critères de sélection, un échantillon de 87 dossiers a été retenu. La vérification a porté sur les dossiers de suivi préparés par les conseillers des BA. Les travaux ont été effectués principalement sur place dans les BA.

La vérification a été effectuée en trois étapes :

  1. La revue des dossiers;
  2. Des entrevues avec les conseillers responsables des dossiers;
  3. Des entrevues avec les directeurs des BA ou les conseillers principaux.

Notre vérification a débuté en avril et les bureaux ont été visités jusqu’à l’été 2009. Un compte rendu verbal de nos constats préliminaires a été présenté à la direction des BA avant de faire l’objet de ce rapport.

1.5 Déclaration d’assurance

Nous avons terminé la vérification interne des activités de suivis de nature financière et de résultats pour les ententes jugées à risque élevé. La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) et a été planifiée conformément aux Normes relatives à la vérification interne de l’Institut des vérificateurs internes (IIA). Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir un degré élevé de certitude que l’Agence exerce des pratiques acceptables en matière de réalisation de suivi et de gestion des ententes de contributions, incluant les pratiques reliées à la gestion de l’information, à la reddition de comptes, au suivi financier ainsi qu’au suivi des résultats.

La vérification s’est déroulée de mars 2009 à novembre 2009 et comportait trois volets, dont les activités reliées à la gestion des risques, les plans d’intervention relatifs aux activités de suivis et les  pratiques de suivis des ententes de contributions de nature financière et des résultats. Nous avons aussi effectué d’autres tests jugés nécessaires dans les circonstances afin de nous permettre d’exprimer notre opinion.

Les procédés de vérification suivis et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour nous permettre d’appuyer l’exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur des constats tirés des situations retenues, à la lumière des critères établis. Les éléments de preuve rassemblés répondent aux normes de vérification professionnelles de l’IIA et sont suffisants pour assurer le bien-fondé de nos conclusions.

1.6 Opinion de vérification

Bien que des améliorations puissent à mon avis être nécessaires, l’Agence exerce un suivi efficace de ses ententes de contribution considérées à risque élevé. Je conclus que les activités de suivi de telles ententes sont encadrées et exécutées tout au long de la vie de l’entente, mais qu’il serait avantageux d’apporter des ajustements au processus actuellement en place, tel que mes recommandations en font état.

1.7 Bonnes pratiques constatées

Parmi les points forts constatés en matière de suivi des ententes, il a été noté durant la présente vérification que :

  • L’Agence a établi une stratégie corporative de suivi des ententes qui prend en compte la notion de risque. Cette stratégie est consignée dans un document de référence pour les conseillers chargés d’effectuer le suivi des ententes intitulé le Manuel de gestion des programmes.L’Agence s’est également dotée d’un Manuel de mesure du rendement des programmes qui favorise la coordination de suivi des résultats des projets. Ces documents constituent une source importante d’encadrement des activités de suivi;
  • Les bureaux d’affaires avaient dans une large mesure tenu compte des directives corporatives;
  • Les conseillers et les gestionnaires connaissaient l’état des dossiers et effectuaient des suivis, formels ou informels;
  • L’admissibilité des coûts avait systématiquement été examinée dans les dossiers sélectionnés;
  • Un système d’information corporatif permet la consignation des étapes importantes de suivi;
  • Les résultats poursuivis par les projets financés avaient été consignés aux ententes de contribution et faisaient l’objet d’un suivi régulier.

1.8 Sommaire des recommandations

J’ai constaté plusieurs bonnes pratiques dans le processus de suivi des ententes de contribution signées par l’Agence. La présente vérification a ainsi permis d’apprécier tout l’intérêt porté et les efforts consacrés à assurer que les modalités des ententes soient respectées. Néanmoins, selon les constats effectués sur le suivi des ententes considérées à risque élevé, des améliorations sont jugées nécessaires sur certains aspects.

Mes recommandations sont les suivantes :

L’Agence devrait adapter ses processus de validation de l’admissibilité des coûts réclamés lorsque les ententes concernées comportent des facteurs de risque spécifiques qui  permettraient de les classer dans une catégorie de risque de niveau jugé très élevé.

Elle devrait notamment :

  • Réviser le type de revue de l’admissibilité à demander aux BA dans le cas des ententes jugées à risque très élevé, en vue d’améliorer la validation de l’admissibilité des coûts par l’ajout de certaines mesures qui permettraient d’augmenter la fiabilité de l’information probante;
  • En vue de supporter plus efficacement l’admissibilité des coûts réclamés, revoir le libellé et l’objectif par l’attestation d’expert lorsqu’une telle attestation d’expert est jugée nécessaire pour rehausser le degré d’assurance obtenu.

Dans le but de pouvoir mieux suivre l’évolution des ententes, l’Agence devrait, pour chaque dossier d’entente, documenter systématiquement les informations découlant des suivis de nature financière effectués, en particulier :

  • La stratégie de suivi retenue et appliquée;
  • L’information probante accumulée découlant des suivis effectués;
  • L’opinion des conseillers.

En matière de suivi portant sur les résultats découlant de l’aide financière accordée, l’Agence devrait procéder à une validation des résultats qui lui sont communiqués et l’appuyer de l’information probante suffisante dans les circonstances, avant de les consigner à son système d’information tel que le prévoit le Manuel de mesure du rendement des programmes.

L’Agence devrait s’assurer que soit documentée la stratégie de suivi individualisée retenue pour une entente, laquelle définirait dès le début du projet la fréquence, le type d’intervention, la nature des documents justificatifs et l’étendue du suivi à effectuer durant la vie de l’entente. Cette stratégie devrait être réévaluée et documentée selon l’évolution des risques en cours de projet afin d’identifier et de mettre en œuvre les mesures de suivi appropriées.

Dans le but d’assurer un suivi efficient et efficace des dossiers, l’Agence devrait réviser la grille de risques en place afin d’assurer une meilleure évaluation des risques financiers ainsi que de ceux associés aux résultats.

Dirigeant principal de la vérification.

  • 1 - Rapport sur les plans et les priorités 2009-2010 (http://www.dec-ced.gc.ca/fra/publications/agence/rpp.html)
  • 2 - « Le terme surveillance désigne le critère servant à établir si les activités de surveillance d’un ministère sont adaptées au niveau de risque inhérent à un projet donné. » Rapport du Bureau du vérificateur général du Canada, mai 2006, chapitre 6, page 220.

 

2. Introduction

2.1 Contexte

Dans son plan triennal de vérification interne fondé sur les risques, la direction générale de la vérification interne ( DGVI) assistée du comité ministériel de vérification (CMV) de l’Agence de Développement économique du Canada pour les régions du Québec (l’Agence) identifie les projets de vérifications prioritaires, parmi les activités composant l’univers de vérification de l’Agence.

La vérification des activités de suivis, autant des réclamations financières que des résultats associés aux ententes de contributions jugées à risque élevé, est l’un des projets qui a été retenu pour l’exercice 2009-2010, compte tenu de l’importance stratégique de ces activités pour l’Agence. Ce projet a été jugé « Priorité élevée » en fonction des critères de risques associés à la matérialité.

L’importance du suivi

Les paiements de transferts sous forme d’ententes de subventions et contributions représentent plus de 84 % du budget de l’Agence.  En effet, pour 2009-2010, le budget au titre des  subventions et contributions provenant des  programmes réguliers est de 240 M$ sur un budget total de 287 M$3. De plus, l’Agence bénéficie d’un budget additionnel pour les initiatives reliées au Plan d’action économique du Gouvernement du Canada, de l’ordre de 141 M$ pour le même exercice. La qualité du suivi effectué sur les réclamations financières et les résultats associés aux ententes de contributions est donc fondamentale.

La Politique sur les paiements de transfert de 2008 qui encadre la gestion des subventions et contributions prévoit que les ministères sont imputables quant à la gestion efficace, intègre, transparente et responsable des ententes.  Des examens stratégiques et structurés des dépenses doivent donc être effectués afin de s’assurer de la saine gestion des ressources.

Ainsi, la politique prévoit la mise en application d’activités de suivis (surveillance4) contribuant à la gestion efficace recherchée.

2.2 Processus d’affaires à l’Agence en matière de gestion des demandes d’aides financière

Le cycle normal d’un projet, dans le cadre d’un programme de contribution à l’Agence, comporte quatre grandes étapes :

  1. À la réception d’une demande d’aide d’un bénéficiaire, le dossier passe par les étapes d’analyse et d’approbation.  A l’étape de l’analyse, le projet est examiné afin de déterminer s’il respecte toutes les conditions du programme.
  2. Ensuite, le cas échéant, une entente est signée.
  3. Tout au long de l’entente, les sommes sont déboursées selon les modalités et des suivis sont effectués5. Les suivis incluent le suivi financier des réclamations et celui des résultats. La vérification visait d’ailleurs ces étapes du cycle de gestion des contributions.
  4. Une majorité des ententes de contributions à l’Agence étant des contributions remboursables, la dernière étape est celle du remboursement par le bénéficiaire le cas échéant, voire du recouvrement si nécessaire. La présente vérification n’a pas couvert cette étape.

2.3 Phases associées aux activités de suivi des ententes

Notre vérification a spécifiquement ciblée l’étape 3 décrite précédemment.

Le suivi des ententes comprend le monitorage du respect des conditions convenues avec le bénéficiaire, incluant les résultats prévus découlant de l’aide ainsi que le traitement des réclamations financières qu’il présente. Les activités de suivi comprennent l’examen des documents, des entrevues et, au besoin, des visites chez le bénéficiaire. Le suivi financier relié aux traitements des réclamations doit servir à valider l’admissibilité des sommes réclamées en accord avec les termes de l’entente.

Les activités de suivi constituent un élément essentiel du cadre de contrôle des paiements de transfert. Les étapes de suivi essentielles devraient conséquemment être les suivantes :

  1. Détermination du niveau de risque;
  2. Planification des mesures à prendre durant la vie de l’entente (stratégie);
  3. Réalisation des activités de suivi de nature financière reliées au traitement des réclamations;
  4. Réalisation des activités de suivi des résultats.

L’Agence a consigné les étapes de suivi des ententes dans un Manuel de gestion des programmes à l’intention de ses bureaux d’affaires.

2.4 Objectif et critères de vérification

Le but principal de la vérification est de déterminer si, dans le contexte des étapes successives de suivi des ententes jugées à risque élevé, les critères suivants en regard de la gestion étaient rencontrés :

Objectif

L’Agence applique des pratiques efficaces en matière de suivi des dossiers jugés à risque élevé, autant concernant les aspects de nature financière reliés au traitement des réclamations qu’en matière de résultats associés à l’aide financière accordée.

Critères

Établissement des risques reliés au suivi de l’entente

Les risques découlant de l’aide financière (financiers reliés au traitement des réclamations et ceux associés aux résultats) sont identifiés et évalués de façon pertinente:

  • Il existe une justification pertinente du niveau de risque attribué;
  • Le niveau de risque de chaque dossier est réévalué durant la vie du projet.
Planification des interventions de suivi

Des stratégies de suivi prévoient un niveau d’effort qui tient compte du risque des ententes;

Au besoin, les plans sont ajustés en fonction des résultats des suivis précédents.

Réalisation du suivi de nature financière (relié au traitement des réclamations)
  1. Admissibilité des dépenses : L’admissibilité des dépenses réclamées a été évaluée rigoureusement durant la vie entière de l’entente :
    • Selon les termes de l’entente;
    • En considérant les politiques en vigueur;
    • Selon les risques associés.
  2. Documentation : Les éléments qui ont fait l’objet d’un suivi sont documentés et justifiés et les notes de suivi sont structurées pour permettre de suivre la démarche; les conclusions et opinions sont bien documentées.
Réalisation du suivi des activités et des résultats 

Les activités et résultats des projets ont fait l’objet d’un suivi périodique bien documenté :

  • Selon les termes de l’entente;
  • Selon les risques associés.

Les résultats associés à l’aide financière accordée ont été identifiés et ont fait l’objet de validation.

2.5 Portée et étendue de la vérification

La vérification portait sur des ententes considérées à risque élevé selon les paramètres retenus par la DGVI.  La majorité des bureaux d’affaires (BA) ont été visités aux fins de cette vérification.  Les ententes visées devaient inclure au moins une réclamation. La période visée a inclus des ententes datant de 2007 jusqu’au moment des visites respectives dans les BA.

La vérification visait l’examen des pratiques à l’égard du suivi effectué pour de tels dossiers considérés à risque élevé durant la vie des ententes sans toutefois inclure la période de remboursement.

La vérification s’est déroulée de mars 2009 à novembre 2009.

2.6 Méthodologie

Le projet a été réalisé par la DGVI, conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Nous avons procédé à un échantillonnage de dossiers parmi des dossiers jugés à risque élevé à partir des paramètres suivants :

  • Les dossiers évalués à risque élevé selon la grille d’évaluation en utilisation;
  • Les ententes d’un montant supérieur à 500 000 $ qui étaient historiquement sujettes à plusieurs ajustements de montants réclamés par les bénéficiaires;
  • À notre demande, d’autres ententes jugées par la direction des BA comme méritant une attention particulière.

A partir de ces critères de sélection, un échantillon de 87 dossiers a été retenu.  La vérification a porté sur les dossiers de suivi préparés par les conseillers des BA.  Les travaux ont été effectués principalement sur place dans les bureaux d’affaires.

La vérification a été effectuée en trois étapes :

  1. La revue des dossiers;
  2. Des entrevues avec les conseillers responsables des dossiers;
  3. Des entrevues avec les directeurs des BA ou les conseillers principaux.

Notre vérification a débuté en avril et les bureaux ont été visités jusqu’à l’été 2009.  Un compte rendu verbal de nos constats préliminaires a été présenté à la direction des BA avant de faire l’objet de ce rapport.

2.7 Remerciements

Cette vérification n’aurait pu être effectuée sans la collaboration de tous les bureaux d’affaires de l’Agence. Nous tenons à les remercier ainsi que les principaux responsables du secteur des Opérations de l’Agence pour leur excellente collaboration et leur vif intérêt.

  • 3 - Rapport sur les plans et les priorités 2009-2010 (http://www.dec-ced.gc.ca/fra/publications/agence/rpp.html)
  • 4 - « Le terme surveillance désigne le critère servant à établir si les activités de surveillance d’un ministère sont adaptées au niveau de risque inhérent à un projet donné. » Rapport du Bureau du vérificateur général du Canada, mai 2006, chapitre 6, page 220.
  • 5 - Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert, SCT, section 8.3

 

3. Résultats de la vérification

L’Agence a la responsabilité de mettre en œuvre des mesures d’atténuation des risques afin d’assurer la saine gestion de ses ententes de contributions. Nous nous attendions donc à ce que les conseillers aient effectué un suivi efficace de l’avancement des projets et de la conformité aux ententes afin d’assurer l’atteinte des résultats et surtout d’atténuer les risques associés au financement des activités du projet.

Les résultats de notre travail de vérification sont présentés en fonction des critères ayant servi à effectuer notre analyse.

Opinion

Bien que des améliorations puissent à mon avis être nécessaires, l’Agence exerce un suivi efficace de ses ententes de contribution considérées à risque élevé. Je conclus que les activités de suivi de telles ententes sont encadrées et exécutées tout au long de la vie de l’entente, mais qu’il serait avantageux d’apporter des ajustements au processus actuellement en place, tels que mes recommandations en font état.

Bonnes pratiques constatées

Parmi les points forts constatés en matière de suivi des ententes, il a été noté durant la présente vérification que :

  • L’Agence a établi une stratégie corporative de suivi des ententes qui prend en compte la notion de risque. Cette stratégie est consignée dans un document de référence pour les conseillers chargés d’effectuer le suivi des ententes, le Manuel de gestion des programmes. L’Agence s’est également dotée d’un Manuel de mesure du rendement des programmes qui favorise la coordination de suivi des résultats des projets. Ces documents constituent une source importante d’encadrement des activités de suivi;
  • Les bureaux d’affaires avaient dans une large mesure tenu compte des directives corporatives;
  • Les conseillers et les gestionnaires connaissaient l’état des dossiers d’ententes et effectuaient des suivis, formels ou informels;
  • L’admissibilité des coûts avait systématiquement été examinée dans les dossiers sélectionnés;
  • Un système d’information corporatif permet la consignation des étapes importantes de suivi;
  • Les résultats poursuivis par les projets financés avaient été consignés aux ententes de contribution et faisaient l’objet d’un suivi régulier.

Opportunités d’amélioration constatées au cours de la vérification et recommandations

3.1 Réalisation du suivi de nature financière (reliée au traitement des réclamations)

Constat 1

Aux fins de la présente vérification interne, nous désirions uniquement examiner des dossiers relatifs à des ententes jugées de niveau de risque élevé compte tenu de leur importance relative. Rappelons que le but principal était de déterminer si l’Agence applique des pratiques efficaces de suivi considérant les attentes exprimées à la section 2.4.

Les commentaires portant sur les pratiques observées en matière de suivi d’ordre financier sont ici présentés sous deux thèmes : la prise en considération par les conseillers des BA de l’admissibilité des dépenses qui leur sont présentées pour remboursement et la documentation du travail effectué.

(A) Admissibilité des dépenses6

L’admissibilité des dépenses réclamées par un bénéficiaire d‘aide financière doit être évaluée rigoureusement durant la vie entière de l’entente : 

  • Selon les termes de l’entente;
  • En considérant les politiques en vigueur;
  • Selon les risques associés.

Pour ce faire, de nombreuses informations doivent être obtenues et prises en considération. Pour permettre de juger efficacement de cette admissibilité, ces informations doivent être probantes et suffisantes, tout en étant raisonnables dans les circonstances.

Pratiques constatées à l’Agence en matière d’analyse de l’admissibilité

L’Agence investit beaucoup d’énergie et de professionnalisme dans les activités de suivi de ses dossiers. Chaque conseiller des BA a la responsabilité de cette analyse.  Un conseiller doit suivre un portefeuille d’ententes et en faire rapport. Un conseiller principal ou le directeur du bureau concerné approuve le travail de suivi effectué. Par ailleurs, les BA disposent d’un Manuel de gestion des programmes qui leur précise la méthodologie adoptée par l’Agence, à mettre en application lors des suivis.

La stratégie corporative actuelle de l’Agence, telle que définie dans le Manuel de gestion des programmes de l’Agence, fait place à une modulation selon que l’entente visée soit considérée à risque élevé ou non. En effet, une modulation de la fréquence du suivi y est prévue. Dans le cas des ententes à risque élevé, un suivi au moins trimestriel est alors exigé minimalement.

Nous avons pu constater lors de nos travaux dans les bureaux d’affaires que les ententes sélectionnées avaient effectivement fait l’objet d’une revue systématique des dépenses réclamées afin de juger de l’admissibilité des coûts.

En effet, l’analyse de l’admissibilité des dépenses est effectuée en fonction des termes des ententes, et tout au long de la vie de celles-ci, habituellement au moment de chacune des réclamations présentées par les bénéficiaires, soit à chaque trimestre. Les BA procèdent à une réconciliation en bonne et due forme des réclamations reçues sur les formulaires C-1 et C-2 demandés par l’Agence, en fonction  par exemple :

  • Des  dates d’engagement de coûts ;
  • De la nature de la dépense selon les termes de l’entente ;
  • De la période visée ;
  • Des coûts qui pourraient être excédentaires à ceux autorisés;
  • Des additions. 

Nous avons observé plusieurs ajustements aux réclamations reçues par les BA.  Dans plusieurs cas, ce sont des coûts excédentaires ainsi que la nature des dépenses qui avaient été jugés non autorisés et ainsi amené des ajustements. Il s’agissait de coûts comme :

  • L’achat d’équipement non admissible ;
  • Des améliorations locatives ;
  • La réclamation d’honoraires professionnels ;
  • Les taxes à la consommation. 

D’autres termes des ententes avaient fait l’objet d’un suivi adéquat, tels que les clauses de cumul d’aide (dans les cas où une confirmation des autres bailleurs de fonds est exigée) et les avances émises.

Type d’intervention de suivi

L’objectif du présent mandat de vérification était de porter un regard attentif sur le processus appliqué par l’Agence et les BA concernant le suivi des ententes méritant naturellement le plus d’attention, les ententes à risque élevé. Malgré que l’Agence prévoit un suivi plus fréquent pour les cas à risque élevé, nous nous attendions alors à ce que la stratégie corporative prévoit aussi une intensité accrue au niveau du travail de suivi à réaliser lorsque les ententes sont considérées d’un niveau de risque élevé. Ceci est en accord avec la Politique sur les paiements de transferts qui prévoit un processus selon lequel le niveau de risque du programme et du bénéficiaire aide à établir l’ampleur des activités de suivi et des exigences administratives pour le bénéficiaire.

Un des principes de base à l’Agence est que chaque conseiller des BA a la responsabilité du travail de suivi, et c’est bien ainsi. Il demeure que, compte tenu de l’importance relative des ententes examinées (niveau élevé), le type d’intervention de revue de l’admissibilité se doit d’être le plus rigoureux possible. Le type de travail exigé, et effectué, a retenu notre attention, en particulier lorsque des facteurs de risque spécifiques, amenant à considérer l’entente comme à risque des plus élevés, étaient présents.

Ces facteurs spécifiques peuvent être notamment associés aux situations suivantes : historique à risque du bénéficiaire, nature de certaines dépenses admissibles comme les salaires, dépenses à partager raisonnablement entre plusieurs projets du bénéficiaire, multitude de bailleurs de fonds pour les mêmes dépenses.

Considérant que les ententes correspondaient à un niveau de risque à part, qui pourrait correspondre à une sous-catégorie d’un niveau de risque très élevé, nous avons remarqué que le type d’approche retenue par l’Agence, et appliquée par les BA, laisse place à amélioration afin de permettre un niveau de fiabilité plus élevé de validation de l’admissibilité.

En effet, la rigueur de la validation de l’admissibilité pourrait, dans les cas à risque très élevé, et afin d’être cohérent avec l’importance qu’elles revêtent, être accrue en complétant la revue à distance habituelle par un examen sur place de l’information financière probante concernée. Sur un plan pratique, il est approprié de penser ainsi puisque le nombre de dossiers à risque élevé devrait, somme toute, être assez limité.

Ceci pourrait être fait en réalisant deux mesures additionnelles intimement reliées :

  • L’examen des registres comptables du bénéficiaire en appui de la justesse des montants réclamés. En effet, les registres du bénéficiaire font rarement l’objet d’un examen. On ne semble pas y voir d’avantages. Pourtant, ce peut être le seul moyen de pouvoir constater la correspondance des montants réclamés à l’Agence avec les livres comptables. Pensons aux coûts en salaires par exemple. Il serait approprié d’examiner les comptes correspondants aux livres de l’organisme, de constater la méthode d’identification des montants réclamés à l’Agence pour le projet financé (par exemple le registre des salaires) et de discuter de l’à-propos de la réclamation avec les intervenants sur place. Les mêmes natures de dépenses sont parfois communes à plusieurs projets du bénéficiaire et ainsi sujettes à partage, ce qui représente fréquemment une source d’erreurs. Pensons, par exemple, à un projet remboursant des dépenses de salaire d’un gestionnaire responsable de projets multiples chez le bénéficiaire. Il existe une possibilité réelle d’erreurs significatives dans les réclamations. Il en est de même des dépenses de déplacement et des honoraires professionnels réclamés.

    Une autre utilité d’un examen minimal des registres sur place est de confirmer le décaissement par le bénéficiaire des coûts réclamés à l’Agence, en accord avec les registres comptables qui indiqueront ainsi tout rabais obtenu, ou autre écart pertinent.
    Un moyen alternatif à l’examen des registres par l’Agence, équivalent sur le plan de la fiabilité, est l’obtention d’une opinion de vérification commandée en sous-traitance. D’ailleurs, parmi les 87 dossiers examinés dans notre échantillon, un (1) rapport semblable fournissant une opinion professionnelle avait été obtenu.
  • Régulièrement à l’Agence, la validation de l’admissibilité prend la forme d’un examen à distance de documents photocopiés (factures et preuves de paiements) transmis par le bénéficiaire aux conseillers. Ceci convient à la situation d’ententes à risque modéré ou faible.  Toutefois, compte tenu du risque élevé de certaines ententes, une vérification des pièces justificatives originales serait davantage de rigueur. Le recours aux photocopies, comme c’est aujourd’hui le cas à l’Agence même pour les ententes à haut risque, n’est pas une pratique qui nous apparaît suffisante pour attester d’une dépense (date, description de la dépense, lien avec le projet), particulièrement lorsque plusieurs facteurs de risque sont associés à l’entente en question. Il y aurait donc avantage à prendre les moyens nécessaires (via les conseillers ou en sous-traitance) pour constater de visu ces informations. L’examen de l’information probante originale suffisante va d’ailleurs de pair avec l’examen des registres décrit précédemment et augmente également le niveau de fiabilité compte tenu des risques élevés associés.
Attestations d’expert demandées

L’Agence exige parfois aussi l’attestation d’un expert-comptable, celui du bénéficiaire, pour améliorer significativement le degré d’assurance obtenue en regard des dépenses soumises. Ceci peut constituer avec raison une excellente source d’information probante dans des cas plus à risque. Sur les 87 dossiers que nous avons examinés, nous l’avons dénoté à 24 occasions.

Le libellé de l’attestation demande de confirmer l’intégrité des coûts réclamés, une notion associée à la correspondance entre les coûts et les registres comptables du bénéficiaire. Or, le travail demandé par l’Agence inclut l’examen du décaissement réel de ces coûts, mais aussi du caractère raisonnable des coûts réclamés, une étape associée à l’analyse de l’admissibilité des coûts. On demande donc un examen plus vaste que l’intégrité toute seule. Soit le travail demandé est trop vaste par rapport à la déclaration (attestation) requise, soit le libellé est trop restrictif pour permettre de se fier sur son avis face à l’admissibilité des coûts examinés.

Il y aurait lieu de revoir le libellé du certificat exigé ainsi que l’utilité recherchée  par cette mesure. Veut-on pouvoir s’y fier professionnellement  et dans quel objectif  précis ? Le décaissement ou plutôt l’admissibilité des coûts ?

Le recours à un expert externe peut représenter parfois une étape importante du suivi, permettant de supporter efficacement l’admissibilité des dépenses d’un projet. Cette disposition aurait avantage à être mieux intégrée dans la planification, et dans la réalisation, du travail de suivi des dossiers. Les raisons de son recours, ou non, n’apparaissaient pas aux dossiers que nous avons examinés. Le recours à l’attestation devrait être considéré à juste titre et expliqué dans la stratégie à retenir pour le suivi d’un dossier.

Effets/risques 1

Certaines lacunes observées dans le traitement accordé aux réclamations de coûts associés aux ententes comportant des facteurs de risque spécifiques correspondant à une catégorie de risques de niveau très élevé ne permettent pas d’obtenir l’information probante suffisante pour supporter efficacement l’admissibilité des dépenses au remboursement par l’Agence.

Recommandation 1 (Niveau important)

L’Agence devrait adapter ses processus de validation de l’admissibilité des coûts réclamés lorsque les ententes concernées comportent des facteurs de risque spécifiques qui permettraient de les classer dans une catégorie de risque de niveau jugé très élevé.  

Elle devrait notamment :

  • réviser le type de revue de l’admissibilité à demander aux bureaux d’affaires dans le cas des ententes jugées à risque très élevé, en vue d’améliorer la validation de l’admissibilité des coûts par l’ajout de certaines mesures qui permettraient d’augmenter la fiabilité de l’information probante;
  • en vue de supporter plus efficacement l’admissibilité des coûts réclamés, revoir le libellé et l’objectif par l’attestation d’expert lorsqu’une telle attestation d’expert est jugée nécessaire pour rehausser le degré d’assurance obtenu.
Constat 2
(B) Documentation 

Nous avons considéré, tel que le Manuel de gestion des programmes le prévoit, que le suivi de nature financière consistait en ce qui suit :

  • le traitement de l’admissibilité des coûts réclamés;
  • l’évaluation de la viabilité du bénéficiaire; et,
  • le suivi des conditions spéciales de nature financière.

Durant notre vérification, nous avons pu discuter du fait que les conseillers et la direction des BA sont impliqués dans le suivi des dossiers à risque élevé.  Les entrevues ont révélé que les BA sont au fait de la situation de chaque dossier à risque élevé de leur bureau et que les conseillers avaient une relation constante avec les bénéficiaires pour effectuer leur suivi.  Ce lien avec le bénéficiaire est effectué principalement par téléphone et/ou par courriel.

En termes de conformité à nos attentes, nous avons observé que les éléments suivants avaient été clairement documentés:

  • en matière de traitement des réclamations, la réconciliation globale des dépenses du Certificat de réclamation avec la Réclamation détaillée du client (formulaires C1 et C2) ainsi que le montant et les motifs des ajustements apportés aux dépenses réclamées par les bénéficiaires;
  • en matière d’évaluation de la viabilité financière, la réconciliation de l’avoir net aux états financiers des bénéficiaires.

Bien que nous ayons pu prendre connaissance que de nombreux suivis de nature financière avaient été effectués, nous avons remarqué que certains suivis étaient demeurés informels dans plusieurs dossiers. Des ratios avaient été calculés sans raison apparente, des budgets de caisse étaient présents dans des dossiers, mais sans trace d’analyse et, alors que les appels téléphoniques avaient été faits concernant la situation financière du projet, il n’y avait aucune note sur les sujets discutés, les constats, ou les conclusions tirées.
 
Concernant le traitement des réclamations reçues, nous avons remarqué que des pièces justificatives ne comportaient aucun signe de vérification tel qu’à l’égard de l’examen de la date de la facture, de la description suffisante de la dépense, de l’adresse de livraison et autres informations importantes quant à l’admissibilité des dépenses. Ce manque d’informations précises peut nuire à la qualité du suivi, mais surtout à son appréciation par le supérieur. En effet, il ne favorise pas la discussion, l’assurance-qualité ou le transfert de connaissances d’un conseiller à l’autre ou vers le gestionnaire imputable.

Aussi, alors que nous avons constaté que l’admissibilité des dépenses avait été examinée tout au long de l’entente, le pourcentage des pièces justificatives examinées (couverture) par les conseillers et les motifs à l’appui du choix de ce pourcentage étaient rarement indiqués dans les dossiers. Nous n’avons pu retrouver sommairement dans les dossiers l’expression de la stratégie déployée en regard de l’étendue, de la nature et du type de validation de l’admissibilité des coûts réclamés. Nous l’avons recalculé en révisant toutes les réclamations de quelques dossiers afin de confirmer la suffisance de la couverture. Une telle information est importante lors de la réalisation de l’assurance-qualité des dossiers par le superviseur du BA.

Concernant la viabilité financière du bénéficiaire, habituellement l’évaluation et l’opinion n’avaient pas été documentées en cours de projet.  On avait exigé les états financiers, mais il y avait rarement de traces d’analyse et on ne pouvait habituellement pas constater le travail effectué à cet égard, pas plus que les stratégies choisies, ni les décisions prises dans le dossier. 

Enfin, pour structurer sa documentation, l’Agence possède, dans son système corporatif informatisé de gestion des contributions Hermès, un onglet pour y consigner les suivis effectués.  Cependant, l’onglet « Note de suivi » du système corporatif Hermès avait été peu utilisé par les BA. Il s’agit pourtant d’un excellent moyen de structurer la documentation issue des activités de suivis, notamment, de nature financière. Un tel historique des transactions pourrait être très utile à l’Agence.

Effets/Risques 2

Les lacunes de documentation du suivi de nature financière ne permettent pas de consigner, ni d’apprécier et valider les activités effectuées pour un suivi efficace des dossiers à risque élevé. Compte tenu des changements périodiques d’assignation de dossiers, une bonne pratique consisterait à laisser des évidences d’interventions clairement documentées ainsi que des décisions prises, mais surtout, des justifications à l’appui afin d’assurer que le dossier est complet pour tout intervenant qui devrait le consulter. Ceci pourrait aider à déterminer le niveau de risque et permettre une réévaluation des risques afin de maintenir une continuité cohérente dans les activités.

Recommandation 2 (Niveau important)

Dans le but de pouvoir mieux suivre l’évolution des ententes, l’Agence devrait, pour chaque dossier d’entente, documenter systématiquement les informations découlant des suivis de nature financière effectués, en particulier :

  • La stratégie de suivi retenue et appliquée;
  • Les évidences accumulées reliées aux suivis;
  • L’opinion des conseillers.

6 - Il s’agit de l’admissibilité des dépenses soumises par le bénéficiaire à être remboursées selon les termes de paiement de l’entente.

3.2 Réalisation du suivi des activités et des résultats

Constat 3

Aux fins de la présente vérification interne, nous avons retenu des ententes jugées de niveau de risque élevé, le but principal étant de déterminer si l’Agence applique des pratiques efficaces de suivi considérant ce niveau de risque.

Activités

Nous avons observé que des rapports d’activités sont effectivement présents dans les dossiers et que les conseillers de l’Agence veillent à ce qu’ils soient obtenus.

Les conseillers ajustent le suivi des activités de projets qui ne se réalisent pas comme prévu.  En effet, dans ces situations, les conseillers maintiennent une relation étroite avec leurs bénéficiaires, ce qui permet de suivre l’évolution du projet.

Résultats

Nous avons aussi constaté que les résultats identifiés comme découlant de l’aide accordée sont documentés dans le système d’information de l’Agence, comme prévu dans les processus de l’Agence.

Cependant, il n’y avait pas, dans la majorité des cas, de preuves suffisantes dans les dossiers démontrant le travail de validation des résultats identifiés. L’Agence semble rarement valider les résultats apparemment générés par les projets. Nous avons en effet noté qu’il y avait rarement dans les dossiers de rapports de visite, de comptes rendus de rencontre ou de conversation avec les bénéficiaires ou encore de rapports d’analyse comparative de la situation.

Pourtant, en matière d’imputabilité découlant des responsabilités de gestion des paiements de transfert, il revient aux gestionnaires des BA de supporter, par de l'information probante qui soit suffisante (évidences), les résultats identifiés comme découlant de l’aide accordée. On s’attend à ce que l’on ait validé raisonnablement, en fonction du niveau de risque du projet, les résultats atteints, par exemple si les emplois promis ont bel et bien été créés ou maintenus par le bénéficiaire de l'aide. La section 3.4 du Manuel sur la mesure du rendement des programmes de l’Agence fait d’ailleurs référence à l’utilité d’obtenir des données probantes aux fins de mesure du rendement.

Effets/Risques

Les lacunes en matière de validation et de documentation des résultats pourraient compromettre l’intégrité de l’information sur les résultats des programmes autant à des fins de communications officielles de l’Agence qu’à des fins d’évaluation de programmes.

Recommandation 3 (Niveau important)

En matière de suivi portant sur les résultats découlant de l’aide financière accordée, l’Agence devrait procéder à une validation des résultats qui lui sont communiqués, et l’appuyer de l’information probante suffisante dans les circonstances  avant de les consigner à son système d’information.

3.3 Planification des interventions de suivi

Constat 4
Planification individuelle appliquée dans les dossiers

Le calendrier (fréquence), le type d’intervention (approfondie ou plus distant), la nature de l’information probante à obtenir (éléments probants ou convaincants) et l’étendue (pourcentage) des transactions à examiner devraient alors être considérés, faire l’objet d’une décision du BA et documentée. L’annexe 1 du rapport présente un tableau de facteurs à considérer et un exemple d’application possible pour une entente considérée à risque élevé. Les motifs à l’appui des choix faits mériteraient aussi d’être documentés au dossier de suivi d’une entente et faire l’objet d’une approbation.

Au cours de notre vérification, nous n’avons pas observé une telle pratique documentée. Il est certainement possible que la majorité de ces considérations aient fait l’objet d’une décision à un moment ou à un autre au cours des activités de suivi. Toutefois, nous n’avons pu constater la documentation au dossier d’une stratégie individuelle adaptée et appliquée pour chacune des ententes.

Par ailleurs, dix pour cent (10 %) des dossiers examinés durant notre vérification avaient fait l’objet en cours de projet d’une réévaluation des risques documentée. Dans ces dossiers, le conseiller avait décelé une problématique et ajusté le niveau de risques, donc la stratégie de suivi de l’entente, ce qui traduit une excellente pratique. Bien que l’on ne puisse affirmer que les autres dossiers nécessitaient un ajustement de la stratégie de suivi initiale, aucune explication à cet effet n’avait été incluse aux autres dossiers examinés au cours de notre vérification.

Effets/Risques

L’absence de documentation de la stratégie de suivi à appliquer à une entente dès le début de la période peut nuire à la capacité de l’Agence d’effectuer un suivi efficace et efficient, augmentant le risque que des étapes utiles à la qualité du suivi soient omises à un moment ou à un autre du suivi durant la vie de l’entente.  L’absence de réévaluation documentée des risques au cours de la vie d’une entente peut avoir le même effet.

La documentation de la stratégie individuelle de suivi d’un dossier permet de mieux justifier les décisions prises quant aux activités de suivi à réaliser et permet une meilleure implication du superviseur.

Recommandation 4 (Niveau important)

L’Agence devrait s’assurer que soit documentée la stratégie de suivi individualisée retenue pour une entente, laquelle définirait dès le début du projet la fréquence, le type d’interventions, la nature des documents justificatifs et l’étendue du suivi à effectuer durant la vie de l’entente; cette stratégie devrait être réévaluée et documentée selon l’évolution des risques en cours de projet afin d’identifier et de mettre en œuvre les mesures de suivi appropriées.

3.4 Établissement des risques reliés au suivi de l’entente

Constat 5
Identification, évaluation et justification des risques

L’analyse des risques est la première étape qui initie le suivi d’un projet.  Elle est importante puisque le résultat de cette analyse devrait permettre de déterminer l’intensité des activités de suivi, selon le niveau de risque associé à l’entente. Ce résultat aura donc normalement un impact direct sur le type d’interventions, l’étendue et la fréquence du suivi à effectuer pour assurer une gestion efficace des ententes de contributions.

L’Agence a prévu l’utilisation, pour chaque dossier d’entente, d’une grille de risques reliée aux activités de suivi (grille no 2, Traitement des réclamations et suivi des ententes). Nous avons d’ailleurs constaté que la majorité des dossiers vérifiés comportaient une grille de risques complétée et signée par le conseiller. 

Cette grille de risques, établie sur une échelle de 100 points, couvre l’évaluation du risque de l’entente :

  • Sur l’aspect financier;
  • Sur l’aspect relié aux résultats anticipés du projet.

Si un résultat de 70 % est atteint, que ce soit principalement pour des raisons liées à l’aspect financier ou surtout pour des motifs liés aux résultats, le niveau de risque de l'ensemble du projet sera considéré élevé et les efforts de suivi ainsi plus importants. Restera à déterminer les bonnes activités de suivi à mettre en place compte tenu de la problématique liée à cette entente et c’est cette évaluation qui le permettra. Pour être utile, la grille doit donc favoriser une juste évaluation du risque en matière de suivi  financier autant qu’en matière de suivi des résultats.

Or, à notre avis, la grille unique n'est pas bien adaptée pour le favoriser.

Au moins l’un des aspects de la grille unique peut venir créer une distorsion des résultats de l'analyse de risque et par conséquent des mesures de suivi jugées nécessaires. En effet, dès qu'un projet prévoit des résultats considérés "porteurs", un "bonus" de 75" points est automatiquement porté à l'évaluation du risque de l'ensemble du projet, le classant par le fait même automatiquement à risque élevé,  la barre du 70 % étant dépassée. Les activités de suivi planifiées pour une entente incluant un aspect "porteur" seront donc nécessairement importantes mais les mécanismes retenus pour ce faire pourraient être, inutilement, beaucoup trop intenses sur l’aspect financier du projet. Il n'existe effectivement pas de corrélation directe entre un projet porteur et son risque sur le plan financier. En effet, des bénéficiaires bien organisés présentent parfois des projets porteurs sans que le risque financier lié au projet en soit réellement élevé pour autant. La notion de projet porteur apparaît aussi mal comprise de la part de certains BA. Le sens à donner au terme porteur fait l’objet de questionnements et peut contribuer à une évaluation inappropriée des risques à ce chapitre.

À l'inverse, de petites organisations sans moyens de gestion peuvent présenter un risque financier élevé sur le plan de leur capacité à respecter les règles du jeu prévues à l’entente en matière d’admissibilité des dépenses. La grille utilisée doit pouvoir capter ces cas de risques financiers plus élevés faute de moyens de la part du bénéficiaire concerné.

Nous croyons qu’il existe une opportunité d’amélioration de la grille de risques utilisée à des fins de planification du suivi financier ainsi que du suivi des résultats des projets.

Effets/Risques

Une méthode d’évaluation des risques mal adaptée ne permet pas à l’Agence d’assurer un suivi efficient et efficace des ententes de contribution.

Recommandation 5 (Niveau important)

Dans le but d’assurer un suivi efficient et efficace des dossiers, l’Agence devrait réviser la grille de risques en place afin d’assurer une meilleure évaluation des risques financiers ainsi que de ceux associés aux résultats.

 

4. Conclusion

Bien que des améliorations puissent à mon avis être nécessaires, l’Agence exerce un suivi efficace de ses ententes de contribution considérées à risque élevé. Je conclus que les activités de suivi de telles ententes sont encadrées et exécutées tout au long de la vie de l’entente, mais qu’il serait avantageux d’apporter des ajustements au processus actuellement en place, tel que mes recommandations en font état.

Considérant les constats effectués au cours de cette vérification, l’Agence devrait capitaliser sur les pratiques actuellement en place et les ajuster pour y ajouter quelques mesures jugées importantes, tel que décrit dans les recommandations de ce rapport. L’Agence devrait saisir dès maintenant l’opportunité d’optimiser son processus de suivi, et parfois ses pratiques de documentation, à l’égard du traitement des réclamations reçues de même qu’à l’égard des résultats associés à l’aide financière accordée, dans le cas des projets jugés les plus à risque.

Annexe 1

Exemple d’application d’une stratégie individuelle de suivi pour une entente considérée à risque élevé
  • 1 - En début d’entente, une visite sur place du conseiller permettrait d’apprécier la capacité du bénéficiaire de fournir une reddition en bonne et due forme (fidèle, fiable) de ses coûts admissibles et des résultats du projet.
  • 2 - Une vérification de la l’admissibilité des réclamations peut se faire par le conseiller à l’aide des registres et pièces justificatives originales du bénéficiaire. Un mandat de vérification peut aussi être confié à un sous-traitant.

Niveau de risque de l’entente

ÉLEVÉ

Fréquence de suivi :

Dès le début de l’entente1 et au moins trimestriellement

Type de suivi  et nature de l’information probante:

Suivi habituel plus Vérification sur place en fin d’entente 2

Étendue du suivi :

Majorité des transactions et sujets  adaptés selon les risques particuliers de l’entente.

 

5. Plan d'action

Recommandation 1 (Niveau important)

L’Agence devrait adapter ses processus de validation de l’admissibilité des coûts réclamés lorsque les ententes concernées comportent des facteurs de risque spécifiques qui permettraient de les classer dans une catégorie de risque de niveau jugé très élevé.

Elle devrait notamment :

  • réviser le type de revue de l’admissibilité à demander aux bureaux d’affaires dans le cas des ententes jugées à risque très élevé, en vue d’améliorer la validation de l’admissibilité des coûts par l’ajout de certaines mesures qui permettraient d’augmenter la fiabilité de l’information probante;
  • en vue de supporter plus efficacement l’admissibilité des coûts  réclamés, revoir le libellé et l’objectif visé par l’attestation d’expert lorsqu’une telle attestation d’expert est jugée nécessaire pour rehausser le degré d’assurance obtenu.

Commentaire de la gestion : Même s’il n’existe pas à proprement parlé de catégorie de risque très élevé, il arrive à l’occasion que l’Agence considère et applique des mesures spéciales pour certains dossiers.

  • L’Agence est actuellement à l’étape finale de validation d’un nouveau modèle d’évaluation des risques lors du traitement des réclamations. Nous allons considérer d’inclure des façons d’identifier systématiquement ce type de dossier et de demander aux bureaux d’affaires de mettre en application des mesures supplémentaires dans le traitement de telles réclamations. Ces mesures seront incluses dans notre manuel de gestion des programmes.
  • Une révision complète du libellé et de l’objectif visé par l’attestation d’expert a été amorcée et suivant les conclusions, le libellé et l’objectif visé seront ajustés.

Date prévue d’achèvement :

  • 30 juin 2010 (évaluation)
  • 30 septembre 2010 (mise en œuvre)
  • 30 juin 2010

Entités responsables: DGCR

Recommandation 2 (Niveau important)

Dans le but de pouvoir mieux suivre l’évolution des ententes, l’Agence devrait, pour chaque dossier d’entente, documenter systématiquement les informations découlant des suivis de nature financière effectués, en particulier :

  • la stratégie de suivi retenue et appliquée;
  • les évidences accumulées reliées aux suivis; et
  • l’opinion des conseillers.

Commentaire de la gestion : Les normes, procédures, outils et directives qui concernent le traitement des réclamations sont en place. La stratégie de suivi qui en découle est en fonction du niveau du risque identifié.

Date prévue d’achèvement : Fait

Commentaire de la gestion : Des rappels et instructions ont déjà été donnés aux gestionnaires pour s’assurer que toute la documentation pertinente et nécessaire se trouve au dossier. De plus il est demandé à tous les BA de laisser des traces du travail effectué ainsi que de toujours porter un jugement dans tous les dossiers lors du traitement des réclamations et lors des suivis.

Date prévue d’achèvement : Fait

Commentaire de la gestion : Toutes les preuves relatives au travail effectué doivent se retrouver dans le dossier. De plus, il est requis que pour chacun des suivis, des notes soient inscrites dans le dossier électronique (Hermès).

Date prévue d’achèvement : 31 mai 2010

Commentaire de la gestion : De plus, l’Agence va mettre en place un processus d’assurance qualité pour tout ce qui concerne le traitement des réclamations et le suivi des dossiers. Un tel processus d’assurance qualité existe déjà au niveau des analyses et de l’approbation des projets et l’Agence a pris la décision d’étendre ce processus sur toute la durée des ententes.

Date prévue d’achèvement : 30 septembre 2010

Entités responsables : DGCR

Recommandation 3 (Niveau important)

En matière de suivi portant sur les résultats découlant de l’aide financière accordée, l’Agence devrait procéder à une validation des résultats qui lui sont communiqués, et l’appuyer de l’information probante suffisante dans les circonstances, avant de les consigner à son système d’information, tel que le prévoit le Manuel de mesure du rendement des programmes.

Commentaire de la gestion

Validation : Un rappel sera fait sur l’obligation de valider les résultats qui lui sont communiqués  à partir des outils identifiés dans le Manuel de mesure du rendement des programmes.

Sources des données probantes : Le Manuel de mesure du rendement des programmes précise notamment que :
"Le conseiller peut exiger du promoteur qu'il fournisse tous les documents à l'appui des résultats tel que précisé dans l'entente de contribution entre l'Agence et le promoteur. "

Le conseiller doit porter un jugement sur les données et documents requis de la part du promoteur.

Date prévue d’achèvement : 31 mars 2010

Entités responsables : DGCR

Recommandation 4 (Niveau important)

L’Agence devrait s’assurer que soit documentée la stratégie de suivi individualisée retenue pour une entente, laquelle définirait dès le début du projet la fréquence, le type d’intervention, la nature des documents justificatifs et l’étendue du suivi à effectuer durant la vie de l’entente; cette stratégie devrait être réévaluée et documentée selon l’évolution des risques en cours de projet afin d’identifier et de mettre en œuvre les mesures de suivi appropriées.

Commentaire de la gestion : Actuellement le niveau de risque est évalué pour chacun des dossiers de plus de 50 k$ et la stratégie de suivi afférente se retrouve dans le guide de gestion du risque et le manuel de gestion des programmes. La  mise en place d’une stratégie de suivi individualisé sera évaluée dans le cadre des travaux qui sont amorcés sur la gestion du risque. (Voir recommandation 5).

Date prévue d’achèvement : Voir date prévue d’achèvement à la recommandation 5.

Entités responsables : DGCR

Recommandation 5 (Niveau important)

Dans le but d’assurer un suivi efficient et efficace des dossiers, l’Agence devrait réviser la grille de risques en place afin d’assurer une meilleure évaluation des risques financiers ainsi que de ceux associés aux résultats.

Commentaire de la gestion : Le 12 janvier 2010, l’Agence a accordé un mandat à Service de vérification Canada concernant la révision des outils de gestion des risques et des mécanismes de surveillance relatifs aux divers programmes de contribution.
Ce mandat comporte deux livrables :

  • L’examen du cadre de gestion des risques et des mécanismes de contrôle incluant des recommandations
  • Des outils d’analyse des risques afin d’améliorer les pratiques de gestion actuelles des paiements de transfert à DEC.

L’objectif de ce mandat est d’appuyer DEC dans la mise en œuvre de pratiques efficaces et efficientes de gestion des risque en procédant à une révision du cadre de gestion des risque et des mécanismes de monitorage et de contrôle des programmes de contribution de DEC et de proposer des moyens pour les améliorer.

La révision de la grille de risque fait partie du mandat qui est en cours de réalisation.

Date prévue d’achèvement :

  • 31 mars 2010 (dépôt du rapport)
  • 30 juin 2010 (évaluation des recommandations)
  • 30 septembre 2010 (mise en œuvre)

Entités responsables : DGCR