Vérification interne - Programme de développement des collectivités (PDC)

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Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Développement économique Canada pour les régions du Québec

Collaborateur : Direction générale de la vérification interne

Date de publication : 23 décembre 2009

Résumé :

Ce rapport de vérification interne du Programme de développement des collectivités (PDC) couvre les ententes de contribution pour la période de 2006 à 2008 entre DEC et les sociétés d’aide au développement des collectivités ( SADC), les centres d’aide aux entreprises (CAE), les corporations de développement économique communautaire ( CDEC), le Réseau des SADC du Québec et le Fonds commun des SADC du Québec.

Il s’agit d’une vérification visant à donner l’assurance que DEC exerce des pratiques acceptables en matière de mise en œuvre et de suivi des ententes de contribution, incluant les pratiques reliées à la gestion de l’information, la reddition de comptes, le suivi financier et la gestion des fonds d’investissement.

Le rapport a conclu que bien que améliorations soient possibles, DEC et les bénéficiaires du PDC s’acquittent convenablement de leurs responsabilités en fonction de l’entente.

Table des matières

  1. 1. Sommaire exécutif

1. Sommaire exécutif

1.1    Contexte

Le Programme de développement des collectivités (PDC) est un programme national qui soutient le développement économique local en aidant les collectivités à se prendre en charge et à diversifier leur communauté.  Au Québec, ce programme est géré par DEC et se déploie au niveau local par l’entremise d’un réseau d’organismes de développement des collectivités ( ODC), en l'occurrence : 57 sociétés d’aide au développement des collectivités ( SADC), 10  centres d’aide aux entreprises (CAE), 14 corporations de développement économique communautaire ( CEDC), le Réseau des SADC du Québec et le Fonds commun des SADC du Québec.

Les SADC gèrent chacune trois fonds principaux : un fonds d’administration auquel DEC contribue sur une base annuelle qui permet aux SADC de couvrir les frais d’administration (salaires, locaux, etc.); un fonds d’investissement régulier moyen de 2,3 M$ et un fonds d’investissement jeunesse moyen de 300 k$ (les deux derniers fonds d’investissement ont été alimentés par des capitalisations du gouvernement du Canada).  Pour leur part, les CAE (œuvrant en milieu périurbain) sont autonomes. Ils gèrent un fonds d’investissement dont les revenus permettent l’opération de l’organisme. Toutefois, DEC contribue financièrement à la réalisation d’activités reliées au suivi des entreprises (et non au fonctionnement direct). Les CEDC (œuvrant en milieu urbain dévitalisé) sont en partie financées par le PDC ainsi que les 2 autres paliers gouvernementaux (provincial et municipal). Les CEDC ne possèdent pas de fonds d’investissement capitalisé par le gouvernement fédéral. DEC finance spécifiquement leurs activités de développement local.

DEC soutient également financièrement le Réseau des SADC du Québec. Cet organisme regroupe les SADC et les CAE et offre aussi des services à ces derniers. De plus, DEC contribue au financement d’initiatives spéciales coordonnées par le Réseau, lesquelles ciblent principalement des projets reliés à la communication, l’emploi étudiant et le développement local par les SADC. Finalement, DEC finance aussi le Fonds commun des SADC du Québec afin de collaborer avec ce dernier à la mise en œuvre d’un fonds de prêts et d’initiatives visant le démarrage de nouvelles entreprises, la prise en charge d’entreprises existantes par la relève et le soutien au fonds de roulement des entreprises.

Le financement prévu pour la durée des ententes PDC en cours (2006 à 2010) est de 112 M$.1

Il a été prévu, dans le cadre de la vérification axée sur les risques ( CVAR) de DEC relié à ce programme, de procéder à une vérification complète au cours de l’exercice 2008-2009. La présente vérification vise à respecter cet engagement.

1.2    Objectif de la vérification

L’objectif visé par la vérification était de fournir l’assurance que DEC exerce des pratiques acceptables en matière de mise en œuvre et de suivi des ententes de contribution, incluant les pratiques reliées à la gestion de l’information, la reddition de comptes, le suivi financier et la gestion des fonds d’investissement.

1.3    Étendue de la vérification

La vérification a abordé les éléments suivants :

  1. l’analyse et l’approbation des ententes de contribution;
  2. la gestion des risques reliés aux ententes PDC;
  3. le respect des obligations contractuelles-clés;
  4. la gestion de l’information reliée aux ententes;
  5. le suivi des ententes;
  6. la capacité de reddition de comptes;
  7. la gestion des déboursés;
  8. la gestion des fonds d’investissement.

La vérification s’est déroulée de décembre 2008 à février 2009 et a porté sur la période du 1er juillet 2006 au 31 octobre 2008.

Les obligations contractuelles en matière du protocole de visibilité et en matière de services en anglais ont été exclues de cette vérification en raison des risques jugés faibles et du fait que la prestation de services en anglais a fait l’objet d’une vérification récente.

1.4    Méthodologie

Le projet a été exécuté par un vérificateur de la DGVI, assisté de deux vérificateurs d’une agence externe, conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Échantillon des bénéficiaires du PDC, des bureaux d’affaires (BA) et du siège social de DEC

Les 13 ODC vérifiés, à savoir 5 SADC, 4 CEDC, 2 CAE, le Réseau des SADC du Québec et le Fonds commun des SADC du Québec, ont été sélectionnés par jugement, parmi les quelque 80 ODC. Nous avons tenu compte de la représentativité de chaque type d’ ODC, de leurs rôles et responsabilités, de la valeur monétaire des ententes et des facteurs de risques.

Sept bureaux d’affaires et deux directions du siège social de DEC ont également été retenus en fonction de leurs responsabilités envers les ODC retenus.

Notre vérification a débuté au siège social de DEC en décembre 2008 par les rencontres préliminaires des représentants de la Direction générale de la coordination régionale et de la Direction générale du développement d’affaires, du Nord et des infrastructures ( DGDANI).  Nous avons par la suite effectué des entrevues et examiné les documents pertinents.

Cette étape a été suivie par des visites dans les bureaux d’affaires de DEC responsables des ententes de contribution sélectionnées ainsi que chez les ODC bénéficiaires. Lors de ces visites, nous avons rencontré la direction et les conseillers responsables des ententes. Nous avons effectué des tests sur l’information disponible dans les dossiers, les états financiers, les registres comptables, les réclamations, les déboursés et la gestion des prêts. Un compte rendu a été présenté à chacune des entités vérifiées.

1.5 Déclaration d’assurance

Nous avons terminé la vérification du Programme de développement des collectivités (PDC). La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir un degré raisonnable de certitude que DEC exerce des pratiques acceptables en matière de réalisation, de suivi et de gestion des ententes de contribution, incluant les pratiques reliées à la gestion de l’information, à la reddition de comptes, au suivi financier et à la gestion des fonds d’investissement.

La vérification s’est déroulée de décembre 2008 à février 2009, ciblait la période du 1er juillet 2006 au 31 octobre 2008 et comportait trois volets. Le premier visait les activités reliées à la mise en œuvre des ententes de contribution, incluant les mécanismes d’évaluation de risques, de reddition de comptes et d’analyse et d’approbation.  Le second volet visait les pratiques de suivi d’entente par DEC, dont l’approche générale, la documentation des pratiques, les outils en appui et le suivi financier effectué. Le volet final traitait du suivi de la gestion des fonds d’investissement effectué par les SADC et le Fonds commun des SADC du Québec. La vérification incluait la préparation d’un programme de vérification en fonction des critères de vérification, la vérification de dossiers reliés aux ententes de contribution, la rencontre de personnes-ressources, l’examen de la documentation, des tests sur le suivi financier et sur la gestion de prêts, ainsi que la validation avec les entités concernées.  Nous avons aussi effectué d’autres tests jugés nécessaires dans les circonstances afin de nous permettre d’exprimer notre opinion.

Les procédés de vérification suivis et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour nous permettre d’appuyer l’exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport.  Les conclusions se fondent sur le constat tiré des situations retenues, à la lumière des critères établis. Les éléments de preuve assemblés répondent aux normes de vérification professionnelles et sont suffisants pour assurer le bien-fondé de nos conclusions.

1.6 Opinion de vérification

À notre avis, bien que des améliorations soient possibles, DEC et les bénéficiaires du PDC s’acquittent convenablement de leurs responsabilités en fonction de l’entente.

1.7 Sommaire des recommandations

Notre vérification a souligné plusieurs bonnes pratiques, dont celles reliées à l’approbation et à la modification des ententes de contribution ainsi qu’à l’élaboration d’outils de monitorage pertinents.  Elle nous a aussi permis de constater que les modalités des ententes portant sur les coûts admissibles et sur les fonds d’investissement sont généralement bien respectées, même s’il existe des possibilités d’amélioration.

Compte tenu des constats effectués au cours de la vérification, nous recommandons que DEC poursuive :

  • le développement et la mise en œuvre d’indicateurs de rendement pertinents dans le contexte des ententes en cours et du renouvellement éventuel du PDC afin de bonifier la capacité de DEC de rendre compte et de planifier;
  • le resserrement du suivi des ententes afin d’y intégrer une analyse de risque continue, les outils reliés, les bonnes pratiques des BA et des définitions de responsabilités plus claires en matière de coordination des activités de suivi;
  • le respect intégral des modalités propres aux ententes PDC, en particulier celles reliées à la soumission par les bénéficiaires de documents;
  • le resserrement des pratiques afin de s’assurer que tous les ajustements aux réclamations des ODC soient documentés et que les états financiers annuels soient vérifiés et analysés de façon rigoureuse;
  • le resserrement des suivis périodiques en regard de la gestion de fonds d’investissement effectuée par les SADC et le Fonds commun.

1 Développement économique Canada, Cadre de vérification de DEC, Programme de développement des collectivités, août 2005, p. 3