Programme de développement économique du Québec

Sommaire exécutif

Introduction

Ce rapport présente le résultat de l’analyse ainsi que les constatations, les conclusions et les recommandations de Yvon Gauthier Info-Formation Inc. découlant d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ci-après « ÉFVP » ou « évaluation ») qui a été effectuée en lien avec le Programme de développement économique du Québec (PDEQ), un programme entré en vigueur le 1er avril 2012, en remplacement des programmes Croissance des entreprises et Diversification des collectivités. L’évaluation a été menée à la demande de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec (ci-après, « Agence »).

À propos du PDEQ

Le PDEQ est entré en vigueur le 1er avril 2012 conformément à la présentation au Conseil du Trésor du Canada numéro 836423, en remplacement des programmes Croissance des entreprises et Diversification des collectivités, dont il conserve cependant l’essentiel des objectifs et des caractéristiques. Il a pour but d’encadrer la mise en œuvre et la gestion de subventions et de contributions dont l’objectif est de promouvoir le développement économique à long terme des régions du Québec en accordant une attention particulière aux régions à faible croissance économique ou à celles qui n’ont pas suffisamment de possibilités d’emplois productifs.

Raisons à l’appui de la décision de mener cette ÉFVP

La Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée publiée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) le 1er avril 2010 précise que toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels qui mettent sur pied, parrainent ou financent des programmes, des projets ou des initiatives qui impliquent la collecte, l’utilisation ou le partage de renseignements personnels doivent envisager la tenue d’une ÉFVP avant d’aller de l’avant avec leurs projets et initiatives.

Ainsi, et conformément aux avis reçus de la part du SCT, une ÉFVP fut donc menée au cours de l’exercice financier 2013-2014, et le rapport daté du 23 décembre 2013 en arriva au constat selon lequel "la collecte de renseignements personnels aux fins du PDEQ est très restreinte et que, même s’il arrive que des renseignements personnels soient pris en considération par l’Agence, les décisions découlant de ce processus ne sont pas prises à l’égard des individus concernés par ces renseignements mais plutôt à l’égard de la viabilité des projets proposés. Les renseignements personnels recueillis dans le cadre des activités reliées au PDEQ ne servent donc pas à des « fins administratives au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En conséquence, le rapport concluait que "Il n’y a donc pas lieu de créer un fichier de renseignements personnels à leur égard ".

Cependant, dans au moins un cas, l’Agence a, au cours de l’année 2014, recueilli des renseignements personnels qui pourraient éventuellement servir à la prise de décisions administratives ayant des conséquences pour un individu. Bien que peu probable, il n’est pas impossible que d’autres dossiers de clients donnent lieu à la collecte de renseignements personnels similaires qui pourraient eux-aussi servir à la prise de décisions affectant des individus.

En conséquence et conformément aux exigences du paragraphe 9(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’Agence a décidé de créer un fichier de renseignements personnels et de demander la mise à jour du rapport d’ÉFVP du 23 décembre 2013, afin qu’il reflète le nouveau contexte opérationnel du PDEQ.

Le présent rapport présente donc le résultat de l’analyse ainsi que les constatations, les conclusions et les recommandations découlant du nouvel examen des pratiques de l’Agence reliées au PDEQ.

Objectifs de cette ÉFVP

La présente ÉFVP a donc eu pour objectifs :

  • de vérifier les fondements juridiques du PDEQ ;
  • de déterminer si tous les aspects du PDEQ sont conformes aux exigences et, surtout, à l’esprit des dispositions pertinentes de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi qu’aux principes généralement reconnus en matière de protection de la vie privée;
  • d’identifier les risques associés à sa mise en œuvre; et
  • de formuler, le cas échéant, des recommandations visant à assurer sa conformité avec le cadre législatif et politique applicable et éliminer ou, à tout le moins, atténuer les risques identifiés.

Constatations et conclusions

Cadre de gestion de la vie privée

Au moment de la conclusion de cette ÉFVP, l’Agence était à élaborer les divers instruments composant son cadre de la gestion des renseignements personnels et de la protection de la vie privée. Ces instruments permettront à l’Agence d’atteindre les objectifs établis par la Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et par le SCT.

La protection des renseignements personnels dans le cadre du PDEQ

L’examen a permis d’établir que la collecte de renseignements personnels aux fins du PDEQ est très restreinte et que, même s’il arrive que des renseignements personnels soient pris en considération par l’Agence, les décisions découlant de ce processus ne sont pas prises à l’égard des individus concernés par ces renseignements, mais plutôt à l’égard d’organisations, en fonction de projets proposés. Les renseignements personnels recueillis dans le cadre des activités reliées au PDEQ ne servent donc pas à des « fins administratives » au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Par ailleurs, les renseignements personnels en question ne sont utilisés qu’aux fins du PDEQ, et seules les coordonnées des représentants de certains “clients” peuvent être communiquées à des consultants (externes) aux fins d’évaluation du PDEQ (satisfaction du processus, approche client, etc.).

Les résultats de l’analyse du facteur de risque suggèrent que le PDEQ ne pose pas de risques significatifs à la vie privée des individus et que, dans la mesure où l’Agence fait preuve de vigilance raisonnable, il n’y a pas lieu de prendre des mesures spéciales afin d’assurer leur protection.

Conclusions :

L’administration du PDEQ entraîne la collecte et la création d’un volume extrêmement restreint de renseignements personnels. L’évaluation a par ailleurs confirmé que ces renseignements personnels ne servent que très rarement à une fin administrative au sens de l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (« usage de renseignements personnels concernant un individu dans le cadre d’une décision le touchant directement »).

Cela dit, il peut arriver que des renseignements personnels d’ordre financier relatifs aux individus qui acceptent de se porter caution du remboursement d’une contribution consentie par l’Agence à une entreprise soient aussi recueillis.

En conséquence, la présente ÉFVP a mené à la formulation des recommandations suivantes :

Recommandation 1 – Création d’un fichier de renseignements personnels :

Que l’Agence inclue dès que possible dans son chapitre de la publication Info Source la description du fichier de renseignements personnels proposée ci-dessous, conformément aux exigences du paragraphe 10(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Programme de développement économique du Québec

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels nécessaires à l'administration du Programme de développement économique du Québec (PDEQ). Les renseignements personnels peuvent inclure : noms, titres, coordonnées, renseignements financiers ou sur la solvabilité, des renseignements biographiques ainsi que des opinions et des points de vue sur, ou concernant, des individus.

Nota : Les renseignements sont conservés dans la base de données interne Hermès (qui est utilisée aux fins de la gestion du PDEQ), ainsi que le système financier de l’Agence.

Catégories de personnes : Les individus agissant à titre de personnes autorisées pour l’entreprise ou l’organisation (tels que des membres du conseil d’administration ou des employés) qui ont soumis des demandes de contributions ou de subventions au nom de cette entreprise ou organisation. Les individus et leurs conjoints qui ont accepté de se porter caution pour le remboursement d’une contribution accordée par l’Agence à l’entreprise ou l’organisation.

But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des alinéas 11(1)b), e), f), h) et j) de la Loi sur l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec et sont utilisés aux fins de l’évaluation de la demande de contribution ou de subvention à une entreprise ou organisation.

Usages compatibles : Dans les cas où un individu a accepté de se porter caution du remboursement d’une contribution accordée par l’Agence à une entreprise ou organisation, les renseignements personnels à son sujet ou du conjoint peuvent servir aux démarches prises par celle-ci aux fins du recouvrement de la contribution ou de la subvention, puis être communiqués par l’Agence aux institutions et organisations suivantes : fournisseurs, institutions financières, firmes de comptables, organismes de financement, organismes d’évaluation de crédit, tribunaux et autres instances judiciaires, registres des droits personnels et réels mobiliers. Les renseignements personnels peuvent aussi être partagés avec l’Agence du revenu du Canada (ARC PPU 050 Mesures de recouvrement).

Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant 6 ans après la dernière mesure administrative, puis ensuite détruits.

Numéro ADD : 2015/003,
Renvoi aux documents numéros : DEC 111, DEC 112, DEC 121, DEC 122, DEC 133
Enregistrement (SCT) : 20150228
Numéro de fichier : DEC PPU 1001

Recommandation 2 – Usage et communication des renseignements personnels :

L’utilisation et la communication des renseignements personnels d’ordre financier relatifs aux individus qui acceptent de se porter caution du remboursement d’une contribution consentie par l’Agence à une entreprise peuvent comporter les conséquences suivantes :

  • dossier de crédit affecté par les actions de l’Agence – saisies, procédures légales, etc.;
  • altération des relations avec les autres créanciers de l’individu;
  • perte de réputation;
  • diminution des opportunités à teneur économique;
  • faillite personnelle ou faillite de l’entreprise, ou les deux.

Il importe donc que l’Agence s’assure que les individus qui acceptent de se porter caution du remboursement d’une contribution consentie par l’Agence à une entreprise soient pleinement informés, au moment de la signature de l’entente de contribution et/ou du contrat de cautionnement, des conséquences qui pourraient éventuellement résulter de leur engagement.

Recommandation 3 – Conservation et disposition des renseignements personnels :

Que l’Agence établisse et soumette à Bibliothèque et Archives Canada un calendrier de conservation et de disposition à l’égard des renseignements personnels qu’elle recueille aux fins du PDEQ.

Recommandation 4 – Exactitude des renseignements personnels :

Que l’Agence revoit ses procédures de validation de renseignements afin de s’assurer que dans tous les cas où des renseignements personnels aient à être utilisés pour la prise de décision au sujet d’un individu, ceux-ci fassent l’objet d’un processus rigoureux de validation auprès de multiples sources, dont l’individu lui-même, avant de procéder.

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